PROJECT MANAGEMENT - COME
USARE I 5 PERCHE'

"Per mancanza di un chiodo, un ferro di cavallo è andato perduto
Per mancanza di un ferro, si è perso un cavallo
Per mancanza di un cavallo, si è perso un cavaliere
Per mancanza di un cavaliere, si è perduto un messaggio
Per mancanza di un messaggio, un esercito ha perso
Per una battaglia persa, si è perduta la guerra
Per la guerra persa, si è perso il regno
e tutto questo per la mancanza di un piccolo chiodo in un ferro di cavallo"
(Filastrocca citata da Benjamin Franklin nelle sue memorie)

Come sanno bene coloro che si occupano di project management, un progetto può sempre incontrare dei problemi, non importa quanto bene sia stato pianificato. È normale. Lavorare su un progetto significa, prima di tutto, collaborare e collaborare è complicato. Gli imprevisti possono verificarsi in qualsiasi progetto e, solitamente, sono solo i sintomi di problemi più profondi.
Ci si aspetta che i project manager risolvano eventuali problemi spesso prima ancora che il problema sia stato effettivamente definito e compreso e questo non è un compito facile. La buona notizia è che, quando emergono dei problemi, a disposizione dei project manager c'è un vero e proprio arsenale di strumenti sistematici e rigorosi per affrontarli.

Ogni volta che si verifica un problema, è fondamentale cercare immediatamente di capire cosa è successo, perché è successo e come risolvere la problematica e impedire che si ripeta in futuro. Per fare tutto questo, è necessaria un'analisi delle cause. L'analisi della causa che ha scatenato un problema è uno strumento essenziale per arrivare alla radice stessa della problematica e compiere i passaggi successivi per risolverla e impedire che si verifichi nuovamente.

Che cos'è l'analisi della causa principale o, in inglese, Root Cause Analysis (RCA)? E' una metodologia utilizzata per identificare l'origine di un problema e trovare una soluzione capace di arginarlo nel tempo. Per applicarla bisogna:

• isolare quanto è successo;
• risalire a quando è successo;
• capire dove è successo;
• accertarsi del perché sia successo

E' un po' come avere a che fare con un'erbaccia: se vi limitate a tagliare la parte che sporge sopra la terra, probabilmente ricrescerà in fretta. Per eliminarla completamente è necessario strapparla a partire dalla radice. Per i problemi è la stessa cosa: fino a quando non avrete individuato la causa "radice" di un problema e non sarete sicuri di averla completamente eliminata, la problematica potrà ripresentarsi. Al contrario di quanto succede per un'erbaccia, però, la ricerca della vera causa scatenante di un problema non è così semplice perché possono esserci molti fattori che possono aiutare a rendere il problema più grave ed evidente e che potrebbero essere scambiati per la "root cause".

Applicare l'analisi delle cause profonde nelle vesti di project manager può essere di grande supporto sia nella risoluzione dei problemi, che nel trovare soluzioni efficaci e mitigare il rischio. Un'analisi precoce è fondamentale per risolvere i problemi prima che sfuggano al controllo. I project manager non dovrebbero mai aspettare che il problema sia troppo evidente per essere ignorato ma intervenire non appena si accorgono che qualcosa non va per iniziare a lavorare su una soluzione capace di prevenire eventuali esiti dannosi o indesiderati.
L'analisi delle cause profonde nel project management può essere difficile da capire all'inizio ma può diventare uno strumento estremamente potente se ben compresa e utilizzata.

Poiché ogni problema può avere fattori che lo rendono unico, non esiste un'unica sequenza di passaggi per eseguire un'RCA ma ci sono diversi approcci generali che utilizzano strumenti diversi. Sta a voi determinare cosa è necessario fare per isolare l'origine del problema e trovare la giusta soluzione. Un esempio di strumenti che possono essere utilizzati è il diagramma a lisca di pesce o diagramma causa-effetto o diagramma di Ishikawa che viene utilizzato per visualizzare in modo chiaro e accessibile le diverse caratteristiche del problema che si sta affrontando. Si utilizza per delineare i vari passaggi che hanno portato alla problematica, dimostrare dove potrebbero essersi verificati i problemi e visualizzare le relazioni causali tra gli eventi.
Un altro strumenti estremamente utile è quello dei cinque perché ed è quello che tratteremo in questo articolo.

Lo strumento dei 5 perché viene utilizzato nel project management per esplorare le relazioni di causa ed effetto alla base di un particolare problema. Con questo strumento è possibile esplorare la reazione a catena degli eventi chiedendo "perché" cinque volte (o tutte le volte che saranno necessarie) per arrivare alla radice del perché si è verificato un problema. L'obiettivo di sondare un'idea con domande ripetute non è solo quello di ottenere informazioni ma ha anche lo scopo di seguire costantemente un filo logico, cercando eventuali contraddizioni e aiutando le persone a creare consenso attorno alle conclusioni alle quali si arriverà dopo questo processo.

Nell'ambito del project management, per applicare lo strumento dei 5 perché bisogna iniziare con la definizione e la comprensione del problema. Lo strumento vi aiuterà a scomporlo abbastanza semplicemente da iniziare a immergervi nel profondo di ogni "perché". Ogni domanda, infatti, viene riformulata come un quesito più accessibile che non lascia via di scampo alla reale motivazione che ha portato all'insorgere della problematica perché prevede che chi svolge l'analisi coinvolga gli stakeholder in una conversazione che ha il fine di rivelare informazioni preziose e approfondire il motivo dell'ultimo "perché".
Il metodo inizia con la domanda di base e la risposta viene utilizzata per il successivo "perché". Chiedendo insistentemente "perché?" si scava fino ad arrivare alle cause principali di un problema, dato che ogni risposta costituisce la base della domanda successiva.

Facciamo un esempio:
"Perché il veicolo non si avvia?" "Perché la batteria è scarica"
"Perché la batteria è scarica?" "Perché l'alternatore non funziona"
"Perché l'alternatore non funziona?" "Perché la cinghia dell'alternatore si è rotta"
"Perché la cinghia dell'alternatore si è rotta?" "Perché era ben oltre la durata prevista per la sua vita e non è stata sostituita"
"Perché la cinghia dell'alternatore non è stata sostituita?" "Perché il veicolo non è stato sottoposto al tagliando"

Anche se il modo per applicare lo strumento può sembrare estremamente semplice, richiede alcune abilità nel porre le giuste domande e nel seguire la procedura in modo intelligente e metodico. È fondamentale considerare che tipicamente la domanda "perché?" evoca nelle persone una risposta difensiva o una giustificazione e che è, quindi, consigliabile che il project manager mostri sostegno per evitare che l'uso dello strumento porti a una sorta di interrogatorio. È importante ricordare che le persone spesso resistono prima di riuscire ad arrivare alla causa principale di un problema e, a volte, non sono nemmeno consapevoli di fare resistenza. Il problema è che, mano a mano che ci si avvicina alla causa di una problematica si sentono sempre più a disagio e questo potrebbe avere a che fare con il fatto che arrivare alla causa principale può significare che verranno introdotti cambiamenti e, a volte, veri e propri sconvolgimenti nel modo di lavorare e molte persone sono a disagio con il cambiamento. E' importante, quindi, ammorbidire la tecnica a seconda della resistenza che vi trovate davanti e rassicurare le persone. La maggior parte delle persone, infatti, non si comporta in maniera ingannevole intenzionalmente. Il problema è che le cose sembrano diverse se le si guarda da prospettive diverse e molti individui si orientano verso la prospettiva più comoda. Convincerli a cambiarla richiede perseveranza, dati oggettivi e, talvolta, pressioni a livello organizzativo.

Antoine de Saint-Exupery una volta disse che: "La perfezione si raggiunge non quando non c'è più niente da aggiungere, ma quando non c'è più niente da togliere". Utilizzate la tecnica dei 5 perché nell'ambito del project management per eliminare la complessità, le zone grigie e le scuse e arrivare, così, alla causa principale di un problema.

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

PER SAPERNE DI PIU':

Tutti gli articoli sul Project management
Lo strumento dei 5 perché
5W1H - Costruiamo insieme lo strumento principe per il mglioramento
I 5 perché come strumento per il miglioramento