ASSICURARE IL SUCCESSO DI UN PROGETTO

Se ci sono professionisti che dovrebbero trovarsi bene a seguire i progetti in un'ottica di project management, questi dovrebbero essere proprio i responsabili della qualità il cui lavoro è risolvere problemi, effettuare analisi per trovare le cause reali delle problematiche, cercare miglioramenti, monitorare i processi, ecc. Nonostante questa predisposizione data dall'esperienza basata sul lavoro che svolgono, però, a volte i professionisti della qualità che non hanno l'abitudine di lavorare per progetti dimenticano che i passi più importanti per una buona gestione progettuale sono quelli adottati prima di iniziare il vero e proprio lavoro sul progetto, soprattutto quando ci si ritrova ad esternalizzare una parte del progetto o quando si lavora su qualcosa gestito da più organizzazioni. Che si tratti di outsourcing (la Direzione potrebbe voler affidare alcuni progetti a fornitori esterni per diversi motivi come, ad esempio, quello di ottenere una maggiore efficienza operativa o di avere più tempo per acquisire ulteriori competenze) o di collaborazione, l'unica cosa che conta davvero, almeno per quanto riguarda chi dovrà supervisionare il progetto, è il successo del lavoro svolto. Vediamo, quindi, tutto quello che si può fare per garantire il successo di un progetto gestito in un'ottica di qualità.

Possiamo dire che ogni progetto sia unico ma ci sono, comunque, alcune chiavi comuni a tutti i progetti di successo che, se incorporate nel vostro modo di fare project management, ne garantiranno il successo. Si tratta di seguire pochi semplici passaggi che, se a un project manager sono perfettamente chiari, forse possono esserlo meno per un professionista della qualità. Eccoli::

• prima dell'avvio del progetto, è buona norma stabilire i criteri di accettazione, i requisiti che possono influenzare l'architettura del sistema, le scelte relative alla tecnologia specifica da utilizzare, ecc. Tuttavia, non è sempre facile definire requisiti realistici e misurabili fin dai primi passi del progetto perché vi starete basando su ipotesi o addirittura su semplici desideri. Fortunatamente, ci sono alcuni suggerimenti per aiutarvi a definire requisiti realistici: uno su tutti è quello di dare un'occhiata allo storico di progetti simili per vedere se potete supportarvi in qualche modo con l'esperienza del passato, vostra o del vostro fornitore/collaboratore;
• stabilire obiettivi chiari - questo punto è fondamentale. Tutti devono essere d'accordo su cosa significhi "successo" per quel dato progetto. Gli obiettivi del progetto potrebbero essere una riduzione dei costi, il miglioramento di un servizio, l'aumento della soddisfazione del cliente, un modo per "liberare" risorse e poterle impiegare altrove o qualcosa di specifico da realizzare per un cliente. Di qualunque cosa si tratti, assicuratevi di spiegarli chiaramente a tutti coloro che dovranno lavorare sul progetto. A tal proposito, è bene che gli obiettivi siano ben chiari soprattutto per il cliente principale del progetto. Ogni progetto, infatti, ha un cliente che possiamo definire come primario e che potrebbe essere la Direzione aziendale o altri.
  Affinché un progetto abbia successo, il cliente principale deve condividere il vostro approccio alla gestione del progetto dall'inizio alla fine. Se questo non accade o se il cliente primario non riesce a specificare in maniera chiara e articolata cosa desidera ottenere da quel progetto, fermatevi, fate domande e prendetevi il tempo necessario per assicurarvi di esservi ben compresi. Una volta che sarete d'accordo con tutti i decisori del progetto, assicuratevi di riassumere ciò che è stato detto e che rientri nell'ambito del progetto, così com'è stato definito o di apportare le necessarie modifiche. Includete anche una chiara indicazione delle tempistiche previste per i diversi step del progetto e gli output attesi per ognuno di essi e fatelo approvare da tutte le parti coinvolte nelle decisioni progettuali;
• impegnatevi a riflettere su tutto ciò che potrebbe andare storto durante il progetto e definite i possibili rischi, in modo da poterli gestire anticipatamente o da sapervi far fornte adeguatamente qualora, effettivamente, si verificassero. Insomma...impegnatevi per il meglio ma preparatevi al peggio;
• uno dei principali fattori di successo di un progetto gestito all'esterno è avereindicatori capaci di mantenerelo ben monitorato. Per identificare eventuali problemi sul nascere, è bene mantenere cicli di feedback molto brevi. Prima che ci si inoltri troppo nella progettazione, passando da una fase alla successiva, è bene fare tutte le verifiche del caso, soprattutto se è la prima volta che vi affidate a un certo fornitore per lo sviluppo del progetto;
• un altro aspetto al quale prestare importanza è il team con il quale si lavora perché deve avere l'autorità di approvare le decisioni, utilizzare le risorse necessarie, fronteggiare eventuali rischi e far proseguire il progetto in autonomia. Cercate di stabilire chi è responsabile di cosa, quali saranno i flussi delle comunicazioni, cosa vi attendete come tempistiche per i tempi di risposta, chi deve essere informato su cosa, ecc.
• in ultimo, al termine del progetto, è importante documentare tutto ciò che si è appreso per valutare i proprii processi e integrare nel sistema tutti i miglioramenti necessari. Questo modo di procedere fa parte della strategia di gestione della conoscenza o knowledge management che è necessaria per costituire una base di conoscenze progettuali utili per la gestione dei progetti in futuro. cercate di capire cosa ha funzionato e cosa va migliorato, indagate sui motivi per cui sono avvenute cose che non vi aspettavate, ecc. Prendetevi del tempo per un incontro approfondito con il vostro team ed, eventualmente, con il vostro cliente per comprendere quali aspetti qualitativi del progetto non sono stati soddisfacenti

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