PROBLEM SOLVING KEPNER-TREGOE

Conoscete questo tipologia di problem solving?

Il metodo di problem solving denominato "Kepner-Tregoe" è un approccio strutturato alla risoluzione di problemi e alla presa di decisioni, sviluppato da Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe negli anni '60. Il nome completo è: Kepner - Tregoe Problem Solving and Decision Making (PSDM). Questo metodo è particolarmente apprezzato nei contesti aziendali per la sua efficacia nel guidare team e individui attraverso processi complessi di analisi e decisione, contribuendo a trovare soluzioni ottimali e a migliorare le performance generali.
Si differenzia dal problem solving tradizionale per l'approccio strutturato e rigoroso che adotta. Questa metodologia prevede, infatti, l'analisi approfondita del problema, la valutazione razionale delle alternative e la presa di decisioni basate su dati oggettivi. Inoltre, il problem solving proposto da Kepner e Tregoe pone un'enfasi particolare sull'identificazione delle cause alla radice dei problemi, consentendo un intervento mirato e duraturo.

Il metodo si basa su quattro processi fondamentali:

Definizione del problema: questo passaggio prevede l'identificazione del problema in modo chiaro e preciso. Si tratta di comprendere cosa non sta funzionando come previsto e di distinguere i fatti dalle opinioni. L'obiettivo è definire il problema in modo tale che chiunque lo legga possa comprendere esattamente di cosa si tratta
Analisi delle cause: una volta definito il problema, il metodo Kepner-Tregoe propone un'analisi sistematica per identificare le cause alla sua radice. Questo processo aiuta a distinguere tra cause reali e sintomi, utilizzando dati e fatti per supportare le ipotesi. Si utilizzano tecniche come il brainstorming e il diagramma di Ishikawa (noto anche come diagramma causa-effetto o diagramma "a lisca di pesce") per mappare tutte le possibili cause del problema
Decisione: dopo aver identificato le cause, il passo successivo è valutare le soluzioni alternative e decidere quale percorso di azione intraprendere. Questa fase comporta l'analisi delle opzioni disponibili, considerando i pro e i contro, i costi e i benefici, i rischi e l'impatto. Il metodo Kepner-Tregoe fornisce strumenti per valutare in modo oggettivo queste alternative, facilitando una decisione ben ponderata
Analisi e gestione del rischio: infine, prima di implementare la soluzione scelta, il metodo incoraggia l'analisi dei rischi associati. Questo passo include la valutazione delle potenziali conseguenze negative e l'identificazione delle strategie per mitigare i rischi. L'obiettivo è minimizzare gli impatti negativi e aumentare le probabilità di successo dell'azione scelta

Il metodo Kepner-Tregoe per il problem solving è particolarmente utile per il suo approccio sistematico e basato su dati che aiutano a ridurre la soggettività e l'influenza delle emozioni nelle decisioni critiche. Offre anche un modello per migliorare le competenze di problem solving e decision making all'interno delle organizzazioni e questo lo rende uno strumento prezioso per i leader, i manager e i team di progetto in vari settori. L'applicazione pratica di questo metodo richiede pratica e, in alcuni casi, formazione specifica, ma può portare a una significativa ottimizzazione dei processi decisionali e di risoluzione dei problemi, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più efficiente e produttivo.

Immaginiamo, ad esempio, che un quality manager in un'azienda manifatturiera si trovi di fronte a un problema di qualità ricorrente: un aumento delle lamentele dei clienti relative a difettosità riscontrate in un particolare componente di un prodotto. Utilizzeremo il metodo Kepner-Tregoe per affrontare questa situazione.
Identificare il problema specifico: il primo passo è raccogliere dati concreti sul problema. Il quality manager analizza i report della qualità e le lamentele dei clienti per quantificare l'entità del problema, identificando che le lamentele sono aumentate del 25% negli ultimi tre mesi e che riguardano specificamente le crepe in un componente plastico.
Specificare il Problema: è importante descrivere il problema in termini specifici, come "Un incremento del 25% nelle lamentele dei clienti negli ultimi tre mesi, relative a crepe nel componente plastico X".

Analisi delle cause: il responsabile qualità organizza una sessione di brainstorming con il team di produzione, manutenzione e ricerca e sviluppo per elencare tutte le possibili cause delle crepe (nuovi materiali forniti, cambiamenti nel processo di produzione, usura delle attrezzature, ecc). Per organizzare le cause identificate, si crea un diagramma di Ishikawa, che aiuta a visualizzare le cause principali e secondarie del problema. Successivamente, si analizzano i dati di produzione e di controllo della qualità per verificare le ipotesi. Ad esempio, potrebbe emergere che le crepe sono comparse dopo un cambio di fornitore del materiale plastico.

Decisione: il quality manager valuta diverse soluzioni come il ritorno al vecchio fornitore, la modifica dei parametri di produzione per adattarsi al nuovo materiale, o l'implementazione di controlli di qualità più rigorosi. Si esegue un'analisi costi-benefici per ciascuna soluzione proposta perché, sebbene il ritorno al vecchio fornitore sembri la soluzione più semplice, l'adattamento dei parametri di produzione potrebbe offrire una soluzione a lungo termine più sostenibile ed efficace anche in un'ottica di costi. Basandosi sull'analisi fatta, il responsabile qualità decide di adattare i parametri di produzione.

Analisi e gestione del rischio: prima di implementare la soluzione, si valutano i potenziali rischi, come l'impatto sui tempi di produzione o la necessità di formazione aggiuntiva per il personale e si pianificano azioni per mitigarli, ad esempio, programmando la formazione per gli operatori e monitorando da vicino i primi lotti di produzione per assicurarsi che il problema sia risolto.

Implementazione e monitoraggio: la soluzione viene implementata, e il quality manager stabilisce un piano per monitorare attentamente gli effetti delle modifiche apportate, utilizzando indicatori per valutare il successo dell'intervento.

Attraverso questo approccio strutturato, il responsabile qualità può affrontare efficacemente il problema, riducendo al minimo le possibilità di errore e assicurando che la soluzione scelta sia basata su un'analisi approfondita delle cause e dei rischi associati.

Facendo un altro esempio, immaginiamo che un safety manager debba affrontare un aumento degli incidenti sul lavoro in un cantiere edile. Utilizzeremo il metodo Kepner-Tregoe per risolvere il problema, seguendo i suoi passaggi chiave.

Definizione del problema: il safety manager, raccogliendo dati sugli incidenti, ha notato un aumento del 30% negli ultimi sei mesi. Gli incidenti sono prevalentemente infortuni legati all'uso improprio di attrezzature.
Specificare il problema: il problema viene specificato come "Aumento del 30% degli incidenti legati a un uso improprio di attrezzature negli ultimi sei mesi nel cantiere X".

Analisi delle cause: il responsabile sicurezza può organizzare incontri con i capi squadra, i lavoratori e il personale della manutenzione per discutere le possibili cause degli incidenti. Le cause identificate potrebbero includere una formazione inadeguata, attrezzature difettose o mal tenute, una supervisione insufficiente e non conformità relative alle procedure di sicurezza. Esaminando i report degli incidenti, le registrazioni relative alla formazione e alla manutenzione delle attrezzature, potrebbe venir fuori che molti degli incidenti sono avvenuti con attrezzature specifiche e che la formazione su tali attrezzature è obsoleta.

Decisione: le soluzioni proposte possono includere l'aggiornamento della formazione per l'uso delle attrezzature specifiche, la sostituzione o la riparazione delle attrezzature difettose, l'aumento della supervisione sul campo e l'implementazione di nuove procedure di sicurezza. Il safety manager valuta i costi e i benefici di ciascuna soluzione, considera l'impatto sulla sicurezza, i costi e il tempo necessario per l'implementazione e decide di aggiornare la formazione per l'uso delle attrezzature e di sostituire quelle difettose.

Analisi e gestione del rischio: prima di implementare le soluzioni, si valutano i rischi associati, come la potenziale resistenza al cambiamento da parte dei lavoratori o i ritardi nei lavori a causa delle sostituzioni delle attrezzature. Si pianificano azioni per mitigare i rischi, ad esempio comunicando in anticipo le modifiche e fornendo incentivi per la partecipazione alla nuova formazione.

Implementazione e monitoraggio: le soluzioni vengono implementate e il responsabile sicurezza stabilisce un piano per monitorare l'efficacia delle azioni intraprese, utilizzando indicatori come il numero di incidenti e il livello di conformità alle nuove procedure.

Infine, facciamo un altro esempio nell'ambito della ISO 14001 e poniamo che il problema da affrontare sia l'aumento dei rifiuti prodotti da un'azienda manifatturiera, il cui obiettivo è ridurre l'impatto ambientale. Il metodo Kepner-Tregoe può essere applicato per identificare le cause alla radice della problematica e trovare soluzioni efficaci.

Definizione del problema: il responsabile della ISO 14001 raccoglie e analizza i dati sui rifiuti, notando un incremento del 20% nella produzione di rifiuti negli ultimi sei mesi. I rifiuti specifici in aumento includono materiali di scarto plastici e metalli.
Specificare il problema: il problema viene definito come "Aumento del 20% nella produzione di rifiuti plastici e metallici negli ultimi sei mesi".

Analisi delle cause: va organizzata una riunione con il team che si occupa della gestione ambientale, la produzione e la catena di approvvigionamento per discutere le possibili cause dell'aumento dei rifiuti. Le cause potrebbero includere cambiamenti nei materiali di approvvigionamento, inefficienze nel processo produttivo o la mancanza di politiche efficaci per il riciclo e la riduzione dei rifiuti. Con l'analisi dei dati della produzione e degli audit sui processi, si scopre che l'introduzione di un nuovo componente nel prodotto ha portato all'uso di materiali aggiuntivi che non sono riciclabili o riutilizzabili come i precedenti.

Decisione: Le soluzioni potrebbero includere la ricerca di materiali alternativi più sostenibili per il nuovo componente, l'ottimizzazione del processo produttivo per ridurre gli scarti o l'introduzione di un programma di riciclo più efficace. Si valutano i costi, i benefici e la fattibilità di ciascuna soluzione, considerando l'impatto ambientale, i costi di implementazione e gli effetti sulla produzione. Basandosi sull'analisi, si decide di ricercare e implementare materiali alternativi più sostenibili per il componente in questione.

Analisi e gestione del rischio: si identificano i rischi associati alla sostituzione dei materiali, come i possibili aumenti dei costi di produzione o gli impatti sui tempi di consegna e si pianificano strategie per mitigarli, ad esempio lavorando strettamente con i fornitori per garantire la disponibilità e l'accessibilità dei nuovi materiali e pianificando test di produzione per valutare l'impatto sui processi esistenti.

Implementazione e monitoraggio: dopo l'implementazione dei nuovi materiali, l'esperto di ISO 14001 monitora attentamente la produzione di rifiuti e l'impatto ambientale per assicurarsi che gli obiettivi di riduzione siano raggiunti.

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Vi lasciamo una tabella che riassume le fasi dell'applicazione del problem solving così come pensato da Kepner e Tregoe e una checklist per applicarle operativamente. Buon lavoro!

Fase	Descrizione	Attività Principali	Obiettivi
Definizione del problema	Identificare e chiarire il problema o la decisione da prendere.	Descrivere il problema con precisione, identificare cosa è cambiato e determinare l'urgenza.	Comprendere pienamente il problema e le sue implicazioni prima di procedere alla ricerca delle cause.
Analisi del problema	Individuare le cause alla radice del problema.	Generare ipotesi sulle possibili cause, testare le ipotesi e verificare le cause effettive.	Isolare e confermare i fattori che hanno provocato il problema.
Identificazione delle soluzioni	Elaborare le possibili soluzioni al problema.	Elencare le possibili soluzioni, valutare i pro e i contro di ognuna, e selezionare le migliori.	Scegliere la soluzione o le soluzioni che meglio risolvono il problema, tenendo conto dei rischi e dei benefici.
Decisione	Selezionare la migliore soluzione possibile.	Applicare criteri oggettivi per selezionare la soluzione migliore.	Prendere una decisione informata su quale soluzione implementare.
Attuazione	Implementare la soluzione scelta.	Preparare un piano di azione dettagliato, assegnare le risorse e definire gli indicatori.	Assicurare che la soluzione sia implementata efficacemente e che risolva il problema esattamente come previsto.
Controllo/Verifica	Monitorare l'efficacia della soluzione nel tempo.	Valutare i risultati rispetto agli indicatori definiti e apportare eventuali correzioni, quando necessario.	Confermare che il problema sia stato risolto in modo sostenibile e imparare dall'esperienza per migliorare i processi in futuro.

Checklist per applicare il problem solving secondo il metodo di Kepner e Tregoe

PER SAPERNE DI PIU':

Introduzione al problem solving
Descrizione della metodologia
Ancora sul problem solving
Il problem setting
Il problem solver
Modelli per affrontare i problemi
I freni alla risoluzione dei problemi
Le tipologie di problem solving
A3: una tecnica di problem solving
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