SCOPO E OBIETTIVI DI UN AUDIT INTERNO

Alcune organizzazioni eseguono audit interni che soddisfano pienamente i requisiti della ISO 9001 ma ottengono ben poco valore aggiunto da tutto questo lavoro. Altre, invece, hanno imparato a utilizzare gli audit interni per raggiungere miglioramenti significativi nel raggiungimento dei loro obiettivi.
Nel primo caso, le caratteristiche che contraddistinguono gli audit sono:

• il fatto che il management e le persone che lavorano nell'organizzazione vedano gli audit come uno strumento per mantenere la certificazione ISO 9001;
• la convinzione che gli audit interni servano per passare quelli di seconda e di terza parte;
• il fatto che gli auditor interni ricalchino le modalità di conduzione degli audit degli auditor esterni

Questi semplici segnali ci dicono che le organizzazioni che si comportano in questo modo non hanno ben compreso la differenza tra un audit interno ed uno esterno e che, procedendo come sono solite fare, perdono tutto il valore aggiunto che dovrebbe derivare da un valido processo di auditing interno.

Al contrario, chi lavora cercando di tirare fuori il meglio dagli audit interni:

• capisce pienamente il valore del processo di miglioramento continuo e del raggiungimento degli obiettivi;
• ha ben chiara la differenza tra gli audit di prima parte (quelli interni) e quelli esterni (di seconda e di terza parte);
• basa gli audit sulla verifica dell'efficacia dei processi del sistema qualità e della loro interazione più che sulla semplice conformità alla ISO 9001:2015;
• utilizza strumenti che permettono agli auditor interni di condurre audit checonsentono di ottenere miglioramenti continui

Un audit, secondo la ISO 9000:2015, è un processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze oggettive e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell'audit sono soddisfatti. Questo è sicuramente valido per qualsiasi audit, interno o esterno, di terza parte o diretto a un fornitore, ecc. Lo scopo di ognuno di questi audit, però, è differente.
Lo scopo di un audit di terza parte è verificare che un'organizzazione abbia un sistema qualità che soddisfa i requisiti della ISO 9001:2015. A tale scopo, gli auditor di terza parte sono appositamente formati per non lasciare che le loro opinioni interagiscano con il processo di verifica e per non fornire soluzioni ai problemi sistematici eventualmente riscontrati. Il loro lavoro è quello di confrontare in maniera attenta i requisiti della ISO 9001 con le informazioni documentate e con le attività svolte per verificare la conformità allo standard.
In un audit ai fornitori lo scopo è verificare che il fornitore abbia implementato un sistema qualità e dei processi per soddisfare gli specifici requisiti del cliente. Gli auditor, in questo caso, valutano documenti, registrazioni e attività per assicurare che tutti i requisiti, della norma di riferimento, del prodotto e del servizio vengano soddisfatti.
In un audit interno lo scopo è completamente diverso ed è cercare opportunità per migliorare il sistema e, certamente, mantenere nel tempo la certificazione ISO 9001. Si tratta di un lavoro interdisciplinare in cui metà della conoscenza viene portata dall'auditor interno (la familiarità con lo standard, la conoscenza della documentazione dell'organizzazione, una prospettiva esterna rispetto a chi lavora su uno specifico processo) ma l'altra metà si deve alle persone oggetto dell'audit, in quanto esperte del processo che si sta esaminando. Le due parti devono lavorare insieme per identificare se il processo non sta funzionando al meglio e se sia possibile migliorarlo.

E' ovvio che un approccio all'audit interno di questo tipo prevede, prima di tutto, un significativo cambiamento culturale all'interno dell'azienda perché gli obiettivi devono diventare:

• verificare la conformità alla ISO 9001;
• verificare la conformità ai processi così come sono stati documentati;
• verificare l'efficacia dei processi;
• verificare opportunità di miglioramento del sistema qualità

L'auditor interno non dovrà, quindi, essere visto come una sorta di "gendarme" che controlla e supervisiona, pronto a puntare il dito quando qualcosa non funziona ma come una persona che aiuta a trovare opportunità per migliorare il sistema qualità. La ISO 9001:2015, del resto, incoraggia questo approccio agli audit interni perché spiega che i processi del sistema qualità vadano identificati e sviluppati basandosi sui rischi per il business aziendale e che la loro sequenza e interazione debba essere definita per creare un sistema in grado di integrarsi con i processi di business e ottimizzarne le performance. Ha perfettamente senso, quindi, che gli audit interni si focalizzino sull'efficacia dei processi nel raggiungere gli output desiderati, sulla verifica che gli input siano adeguati agli output che si vogliono ottenere, sullo scoprire opportunità di miglioramento e sull'identificare dove le interazioni tra i diversi processi possono creare problemi. E, naturalmente, chi meglio delle persone che lavorano sul processo può fornire informazioni utili in tal senso?

Un audit interno condotto in questo modo fornisce numerosi vantaggi:

• una riduzione dei costi operativi attraverso un miglioramento dell'efficienza, della produttività, della pianificazione e una riduzione degli scarti e delle rilavorazioni, visto che gli audit interni si focalizzeranno sull'identificazione e sulla mitigazione dei rischi che possono compromettere un'efficace implementazione dei processi;
• un miglioramento delle performance per ciò che riguarda la sicurezza perché, sebbene la ISO 9001 non si preoccupi direttamente della salute e della sicurezza dei lacvoratori, i suoi requisiti e gli audit interni possono avere un impatto positivo sulla performance relativa alla sicurezza. Una buona formazione delle persone e istruzioni ben chiare contribuiscono, infatti, a mentenere le persone più sicure mentre svolgono le operazioni quotidiane;
• un miglioramento della soddisfazione del cliente grazie alla continua verifica sui processi e alla ricerca di nuove opportunità di miglioramento;
• un miglioramento del morale dei lavoratori perché le persone vengono incoraggiate a contribuire attarverso l'audit interno e possono sperimentare i miglioramenti che hanno aiutato a implementare

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