OTTENERE L'ATTENZIONE DEI COLLEGHI

Dovete accompagnare personalmente i colleghi alle riunioni per assicurarvi che si presentino?
Ogni e-mail "urgente" richiede un follow-up telefonico o un faccia a faccia per ottenere una risposta tempestiva?
Dovete continuamente stare col fiato sul collo dei colleghi perché facciano ciò che avete chiesto?

Se avete risposto "sì" anche solamente a una delle tre domande riportate qui sopra, avete un problema. E, visto che non potete cambiare i colleghi con i quali vi rapportate (a meno che non decidiate di cercarvi un altro lavoro), forse avete bisogno di migliorare la vostra capacità di inquadrare meglio il messaggio che state provando a trasmettere, cioè di spiegare esattamente ai vostri colleghi cosa devono fare, quando e, cosa più importante, perché. Non è affatto sicuro che, spiegando meglio ciò che volete che faccia un collega, questo deciderà di darvi retta ma, almeno, saprete di aver fatto tutto il necessario per fargli capire che problema state fronteggiando. Quando inizierete a trasmettere il vostro messaggio in modo efficace, infatti, l'interlocutore capirà immediatamente qual è il problema in questione e perché merita tutta la sua attenzione.

Eccovi, dunque, qualche suggerimento per inquadrare meglio il vostro messaggio e ottenere i risultati che volete, che stiate facendo una presentazione, inviando un'e-mail o semplicemente parlando con un collega.

• non tirate il discorso troppo per le lunghe - le persone spesso sono indaffarate e hanno bisogno che non si faccia perdere loro tempo. Chiedete subito in maniera chiara cosa volete dal vostro collega, fornite tutte le informazioni più importanti prima che ve le possa chiedere e spiegate nel dettaglio quello che vi serve;
• fornite il contesto - non immergetevi troppo nei dettagli, ma fornite un contesto sufficiente in modo che chi vi ascolta possa seguire il discorso.
  Ad esempio: “Per rinfrescarti la memoria, l'evento che abbiamo pianificato è un focus group con il cliente XXX. Il nostro obiettivo è capire se il prodotto YYY, così come è stato concepito, potrebbe interessare a quel tipo di cliente";
• siate chiari nello spiegare il motivo della vostra richiesta - perché richiedete un incontro con il vostro collega o qual è il motivo della vostra e-mail? Quali sono le azioni specifiche da compiere?
  Ad esempio: "Ad oggi, il venditore ha due settimane di ritardo con i prototipi. Se ci saranno ulteriori ritardi, rischiamo di non riuscire a rispettare la tabella di marcia del progetto. Da quel che ho capito il fornitore ne sta approfittando perché sa che non possiamo ricominciare da capo il lavoro di prototipazione con qualcuno di nuovo perché non abbiamo i margini. Visto che tu lo conosci bene, hai idea di come potremmo motivarlo a non accumulare ulteriori ritardi senza arrivare allo scontro?";
• fate capire perché il problema deve interessare anche il vostro collega - spesso le persone non fanno ciò che chiediamo loro perché non scorgono l'utilità di procedere in un certo modo e perché ritengono che non si tratti di un loro problema. Sottolineate le questioni rilevanti per il vostro interlocutore e come tutto questo andrebbe a ripercuotersi anche sui suoi obiettivi;
• provate a rendere la vostra richiesta memorabile - le persone sono bombardate tutto il giorno da informazioni. Per evitare che quello che avete detto vada a finire nel calderone di tutte le cose ascoltate con leggerezza nella giornata, date al vostro collega qualcosa che gli faccia ricordare il vostro discorso. Può trattarsi di una metafora, una statistica chiave o un aneddoto: trovate voi il modo migliore;
• cercate di mantenere alta l'attenzione di chi vi sta ascoltando - è facile che il vostro collega, mentre prova ad ascoltarvi, si faccia distrarre da questioni secondarie come, ad esempio, una comunicazione al volo di qualcuno che passa mentre state parlando o una telefonata in arrivo. Aiutatelo, quindi, a concentrarsi sull'obbiettivo che vi interessa e cercate di motivarlo a fare ciò che gli state chiedendo.
  Ad esempio: "Vedo che sei sommerso di telefonate e so che hai una scadenza importante da rispettare. Ti lascio andare subito, dimmi solamente quale approccio pensi sia giusto adottare per gestire la questione";

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

• terminate la comunicazione con un invito all'azione - dopo aver dato al vostro collega tutte le informazioni necessarie , ribadite di cosa avete bisogno.
  Ad esempio: "Entro oggi ho bisogno di ricevere il tuo feedback sulla presentazione che ti allego a questa email. Vorrei sapere in modo specifico come, eventualmente, dovremmo modificare il nostro messaggio per essere più incisivi con il cliente".

PER SAPERNE DI PIU':