IDEF0

Che cos'è l'Idef0 e a cosa serve?

Come tutti sappiamo, un processo non è altro che una serie di attività che mirano a raggiungere un obiettivo stabilito.
L'IDEF0 o IDEFØ (Integration Definition for Function Modeling) è costituito da una serie di standard che definiscono la metodologia per la rappresentazione di attività modellate. Serve per illustrare in modo strutturato e gararchico le attività che compongono un sistema (con i suoi processi) oppure un'azienda con gli oggetti e i dati che supportano l'interazione delle attività.

Il principio essenziale su cui poggia la metodologia IDEF0 è che un sistema complesso possa essere descritto in termini di attività svolte e, scendendo sempre più nel dettaglio, possa restituire il lavoro svolto semplicemente calandosi progressivamente nel dettaglio attraverso una scomposizione gerarchica del sistema.

Negli anni '70 l'Aeronautica degli Stati Uniti sviluppò un programma per la produzione assistita da computer (Integrated Computer Aided Manufacturing, ICAM) che identificò le esigenze di miglioramento dell'analisi tecnica e delle comunicazioni per il personale coinvolto nella produzione. E' da questa intuizione che nacque la serie di tecniche note come IDEF0 che fu poi reso standard dal National Institute of Standards and Technology (NIST).

Con la modellazione delle attività o funzioni (IDEF0), riusciamo ad analizzare sistematicamente il business, concentrandoci sulle attività che vengono eseguite su base regolare, sulle politiche di controllo utilizzate per garantire che tali attività vengano condotte correttamente, sulle risorse che vengono utilizzate per eseguirlo, sui risultati delle attività (output) e sulle "materie prime" su cui agisce l'attività (input).

Come base di rappresentazione della realtà IDEF0 usa dei box, che sono semplici rettangoli e che rappresentano le attività, combinandoli tramite frecce per definire un processo. I processi vengono poi uniti in sottosistemi e i sottosistemi in un sistema per offrire una rappresentazione chiara della realtà nel suo complesso. Le frecce rappresentano le interfacce che creano vincoli basati su "quando" e "come" le attività abbiano inizio e vengano controllate
Questa semplice sintassi "box-and-arrow" (rettangolo-freccia) consente una comunicazione facile tra il personale orientato al linguaggio software, i manager, il personale di supporto e tutti coloro che hanno bisogno di comprendere a fondo il sistema e di verificare l'accuratezza del modello.
Grazie a IDEF0, quindi, possiamo avere una rappresentazione ben organizzata delle singole attività, delle relazioni che esistono tra esse, degli input, degli output, dei diversi controlli esistenti e di eventuali meccanismi in essere che, nel loro complesso, potrebbero sfuggirci se non arrivassimo a un certo livello di dettaglio. E' proprio scendendo sempre più nel dettaglio, infatti, che si riesce a raggiungere un livello di descrizione utile per prendere decisioni giuste per l'organizzazione.

Operativamente, tramite IDEF0 si può descrivere l'ICOM cioè:

I = Input, ciò che dà inizio all'attività o che viene modificato da essa (ad esempio: corrente elettrica, acqua, informazioni, ecc.) ;
C = Control, il controllo rappresenta ciò che deve supervisionare quello che risulta vincolante per l'atttività (ad esempio: linee guida, piani, standard, regolamenti; direttive, ecc.) ;
O = Output, cioè il risultato dell'attività (ad esempio: report, prodotti, servizi, ecc.) ;
M = Mechanism, cioè le risorse messe a disposizione per quell'attività (ad esempio personale addetto, ecc.)

Come abbiamo visto, continuando a far scendere nel dettaglio questa rappresentazione grafica, ogni attività viene suddivisa gerarchicamente in sotto-attività, in modo che l'ICOM possa essere individuato per ogni insieme individuato (sistema, sottosistema, processo).

Il modello IDEF0 si basa su sette principi di base:

Scopo - Il gruppo che utilizza la tecnica IDEF0 dovrebbe inizialmente scrivere le domande alle quali il modello dovrà rispondere. Questa diventa la ragion d'essere dell'esercizio;
Dettaglio - Occorre stabilire il livello di dettaglio al quale il modello dovrà arrivare. Quando dovrà essere ampio e profondo?
Confini - Bisognerà definire i confini del modello, cioè il suo contesto;
Team - E' importante definire un gruppo multidisciplinare di persone composto da specialisti di diverse aree.
Prima dell'inizio dei lavori che porteranno alla modellazione dei processi, bisognerebbe fare un incontro con gli specialisti selezionati per spiegare gli obiettivi del lavoro e il contenuto della metodologia IDEF0. L'applicazione della metodologia, infatti, richiede una buona conoscenza degli elementi del metodo, ovvero comprensione dei concetti, gestione della lingua espressiva utilizzata e comprensione del pragmatismo che sta alla base del metodo;
Diagramma - Il primo passo nella creazione del modello è descrivere il livello più alto, chiamato Livello zero. Questo diagramma descriverà il sistema nel suo insieme e fornirà una descrizione generale dell'attività dell'organizzazione da modellare;
Scomposizione del diagramma del Livello zero - A questo punto i membri della squadra esprimono verbalmente tutte le idee che vengono loro in mente in merito alle attività svolte dall'organizzazione. Quando gli elementi vengono nominati si scrivono, uno ad uno, seguendo il principio che nessuna idea debba essere scartata a priori o criticata.
Si continua poi analizzando ognuno di questi elelementi, dai quali potrebbero emergere varianti, fino ad arrivare al punto di scartarle (perché non fanno parte di alcun processo) o di correrarle ad altre nella rappresentazione grafica dei processi aziendali. Alla fine ci sarà un elenco di 3-7 sottosistemi o attività che rappresentano le vere e proprie macroattività dell'organizzazione e che saranno equivalenti ai rettangoli presenti in un diagramma di processo;
Diagrammi secondari - Una volta che le attività di alto livello sono state programmate, ciascuna deve poi essere disaggregata al secondo livello in diagrammi da tre a sette attività o sottosistemi che vengono elaborati in successione dal livello superiore a quello inferiore. E' necessario creare un nuovo diagramma per ogni sottosistema del sistema principale e per ogni processo contenuto in questo sottosistema e raggiungere per ognuno di essi un livello di dettaglio soddisfacente ai fini dell'identificazione e della descrizione in modo preciso e completo delle attività dell'organizzazione.
L'intero modello IDEF0 fornirà, quindi, nel suo insieme una struttura ad albero che potrà poi essere disaggregata a livelli che soddisfino lo scopo del progetto

Un vantaggio enorme di questa metodologia è che permette a tutti di comprendere, comunicare e validare la propria conoscenza di qualsiasi soggetto tecnico complesso del quale, fino a poco tempo prima, si aveva una conoscenza superficiale.
E' utile anche per far comunicare in maniera semplice persone che hanno conoscenze tecniche approfondite con altre che non le hanno affatto e gioca un ruolo importantissimo nel gettare un ponte tra queste due tipologie di professionisti, gestendo la complessità non basandosi esclusivamente su una serie interminabile di specifiche del sistema ma visualizzando chiaramente ciò che si ha in mente.

Creare un modello IDEF0 di un sistema significa, in definitiva, scomporlo in diversi livelli partendo da quello superiore che rappresenta il livello sistemico per arrivare a quelli che si trovano più in basso e che rappresenteranno i sottosistemi o i processi. Il livello superiore del diagramma, chiamato Livello 0, è il livello più alto di astrazione ed è composto da informazioni quali:

i confini del sistema;
gli input;
gli output;
le funzionalità del sistema al massimo livello che trasformano gli input in output;
le leggi, i regolamenti, le cogenze che sono vincolanti per il funzionamento del sistema;
le linee guida;
i desideri degli stakeholder;
i controlli;
ecc.

Usando un solo rettangolo per rappresentare il sistema a questo livello, avremo una rappresentazione delle macrocose che attraversano i confini del sistema come input e come output, dei meccanismi fisici che ne permettono il funzionamento e dei controlli che determinano come debba operare.
I livelli 1, 2, ecc. che, gerarchicamente, si trovano via, via più in basso procedono nella scomposizione della rappresentazione del Livello 0, mostrando in successione sempre più dettagli relativi alle interconnessioni e alle interazioni dei vari sottosistemi che supportano la funzionalità del macrosistema.

L'IDEF0 si avvale di una sintassi visiva composta principalmente da nodi e frecce. Questi componenti sono utilizzati per delineare con precisione le funzioni e le relazioni all'interno di un processo o sistema. Comprendere il ruolo e il significato di ciascuno di questi elementi è essenziale per interpretare correttamente un diagramma IDEF0.

1. Nodi (Funzioni):
- Definizione: nel contesto dell'IDEF0, i nodi rappresentano le funzioni o le attività all'interno del sistema. Sono generalmente rappresentati da rettangoli e contengono una breve descrizione dell'attività o della funzione.
- Funzione: ogni nodo illustra un'azione specifica, una trasformazione o un processo che si verifica all'interno del sistema. Questi nodi sono spesso organizzati in una gerarchia, che mostra come le funzioni più piccole si combinano per formare processi più ampi.
2. Frecce (Relazioni):
- Tipi di Frecce: nell'IDEF0, le frecce sono usate per rappresentare quattro tipi principali di relazioni: Input - Indicano i dati, le risorse o le influenze che entrano in una funzione. Output - Rappresentano i risultati o i prodotti generati da una funzione. Controlli- Queste frecce mostrano i fattori che guidano o restringono la funzione, come regolamenti, linee guida o decisioni. Meccanismi - Indicano i mezzi o le risorse utilizzate per eseguire la funzione, come personale, attrezzature o software.
- Funzione delle Frecce: le frecce in un diagramma IDEF0 forniscono informazioni cruciali sulla struttura e le relazioni all'interno del sistema. Offrono una visione chiara di come le varie parti del sistema interagiscono, quali risorse sono necessarie, e come le decisioni e i controlli influenzano il flusso del processo

Importanza dei Componenti IDEF0: La combinazione di nodi e frecce nell'IDEF0 crea una rappresentazione visiva dettagliata dei processi aziendali. Questa struttura permette di catturare non solo le azioni che avvengono all'interno di un sistema, ma anche le interdipendenze complesse tra le varie funzioni. Questo livello di dettaglio rende l'IDEF0 particolarmente adatto per analizzare, documentare e migliorare sistemi complessi e interconnessi.

Per scomporre il sistema in sottolivelli si possono seguire queste quattro strategie:

scomposizione funzionale - si scompongono le attività verso il basso in base a ciò che viene fatto, non concentrandosi su come venga fatto;
scomposizione per ruoli - si procede individuando i diversi sottolivelli a seconda di "chi fa che cosa";
scomposizione per sottosistemi - si parte dal macrosistema e lo si scinde in sottosistemi;
scomposizione per ciclo di vita - quest'ultima strategia si utilizza quando i livelli del processo sono relativamente indipendenti uno dall'altro e allineati con l'età del sistema stesso

Se qualcuno di voi è esperto di SIPOC, acronimo utilizzato per sintetizzare le parole "Suppliers" (Fornitori), "Input", "Process" (Processo), "Output" e "Customers" (Clienti), vedrà che i due modi di rappresentare la struttura di un sistema che offrono queste metodologie sono simili. Le due rappresentazioni differiscono tra loro per il livello di dettaglio perché con la metodologia SIPOC si dà vita a un semplice flusso di servizi o di prodotti tra i fornitori e i clienti e non si raggiunge il dettaglio di un IDEF0.

In definitiva, il metodo IDEF0 è uno strumento eccellente per modellare i processi di un'azienda, per identificare sistematicamente quelle attività che aggiungono valore e per riuscire ad avviare miglioramenti o a elaborare progetti di reingegnerizzazione. Lo conoscevate?

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