PARLIAMO DI SIPOC

SIPOC è un acronimo che deriva dalle parole inglesi:

• Suppliers (fornitori);
• Inputs (dati, materiali, documenti, altro in entrata);
• Process (processo);
• Outputs (dati, materiali, documenti, altro in uscita);
• Customers (clienti)

Queste informazioni sono molto utili in qualsiasi progetto che riguardi la Qualità e, solitamente, possono essere raccolte dal team di progetto in meno di un'oretta.

Il SIPOC, in estrema sintesi, fornisce una fotografia del processo dall'inizio alla fine ed è il perno della fase Define (Definire) di qualunque progetto DMAIC utilizzato in ambito Six Sigma.

Ma perché non proviamo, provocatoriamente, ad invertire l'ordine delle lettere e a chiamare la nostra metodologia POCIS?
Iniziare con la lettera P, o affrontare per primo il Processo, non è solo un vezzo ma può essere un modo più efficace ed efficiente per utilizzare questo strumento.
Una volta poi che gli step rilevanti del nostro processo saranno stati definiti, sarà possibile passare alla definizione degli Output e dei Customer (clienti).
In ultimo, completeremo il nostro lavoro identificando Input e Supplier (fornitori).

Prima di dare l'avvio all'applicazione della nostra metodologia, dovremo assicurarci, però, di avere selezionato un gruppo di persone adatte a lavorarci.
Non dimenticate che questo lavoro, se fatto bene, rifletterà la forza di aggregazione del nostro team e andrà a tutto vantaggio del lavoro sui processi dell'organizzazione.

Il primo passo da fare è quello di selezionare tutti gli step di processo, mantenendo al minimo il livello di dettaglio di ognuno. Cerchiamo di limitare il numero di step a 5-8 al massimo e sforziamoci anche di limitare la descrizione di ogni step ad 1-2 parole al massimo.

Una volta operato in questo modo con la nostra P di processo, passeremo alla definizione degli output (la O del nostro nuovo acronimo).
Anche qui le cose sono abbastanza semplici se la squadra che lavora sul processo ha ben chiaro cosa si vuole ottenere dallo stesso.

Avendo identificato correttamente gli output, sarà semplice individuare i veri clienti (Customers) del processo che verranno definiti come coloro che consumano il prodotto del processo o che usufruiscono del servizio da esso erogato.

Finalmente potremo concludere il nostro lavoro individuando i fornitori (Suppliers) di questi input.

Ed ora viene il bello! Dopo aver realizzato il diagramma SIPOC (o POCIS, come preferite) si potrà iniziare ad esaminare a fondo ogni elemento, interpretando le informazioni documentate per ogni componente:

• Processo - da qui si ricaveranno le informazioni utili per definirne lo scopo che sarà di ausilio per determinare con esattezza l'inizio e la fine del processo.
  Sempre in questa fase si potrà evidenziare un'eventuale ridondanza, un ciclo vizioso o, ancora, sprechi e passaggi privi di valore aggiunto su cui iniziare a lavorare per aumentare l'efficienza del processo.
  Questo lavoro sarà di enorme aiuto in un'ipotetica fase Measure (misurazione) dello strumento DMAIC.
• Output – Ora si inizierà a fare un esame approfondito delle misurazioni di processo. Le informazioni che abbiamo ricavato potranno essere utilizzate come verifica degli obiettivi stabiliti in precedenza.
  Gli output che vogliamo ottenere potranno anche essere una base di discussione per eventuali trattative con i clienti.
• Clienti – Questa parte del lavoro è un'ottimo esercizio per stabilire la voce del cliente (VOC - Voice Of the Customer).
  Questa fase è fondamentale per identificare chi bisognerà coinvolgere per individuare i monitoraggi dei parametri critici per la Qualità (Critical To Quality - CTQ).
  In questa fase, inoltre, sarà possibile individuare le persone giuste da inserire nel team di lavoro, soprattutto se parliamo di clienti interni.
• Input – considerate questa fase come un mini diagramma di Ishikawa dato che è il primo passo per individuare le cause del mancato raggiungimento delle performance stimate per il processo.
• Fornitori – Pensate ai fornitori come a dei veri e propri stakeholder del vostro processo di miglioramento. In molti progetti di miglioramento, infatti, si scopre che la causa scatenante di un problema è legata in qualche modo alle forniture che diventano, in questo modo, un nodo importantissimo da sciogliere.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Ed ecco abbozzato il nostro SIPOC un po' particolare.
Questo strumento, comunque lo vogliate chiamare, è potentissimo ed ogni professionista della Qualità dovrebbe essere in grado di utilizzarlo, soprattutto se si dedica a metodologie spinte come il Six Sigma.

PER SAPERNE DI PIU':