LO STRUMENTO DEI CINQUE PERCHE' - 1

(Prima parte)

Il terzo perché dei 5 perché serve, se necessario, per suddividere il problema in parti più piccole che possano essere affrontate più facilmente. Chiedetevi cos'altro sapete del problema che non sia ancora venuto fuori e interrogatevi se ci siano o meno dei sottoproblemi scatenati dal macroproblema individuato. In questo terzo livello fate attenzione a non saltare subito alle conclusioni perché quelle che potete cogliere immediatamente potrebbero semplicemente essere le cause superficiali che scatenano il problema. Bisogna scendere in profondità per essere certi di comprendere bene cosa ha fatto nascere il problema.
Il terzo perché spesso è critico per passare con successo da ciò che è ovvio a ciò che non lo è. I primi due perché servono per prepararvi a focalizzarvi a fondo sull'area dove si è originato il problema, gli altri tre sono utili per portarvi ad avere una conoscenza più approfondita del problema.

Aiutatevi con un supporto visivo capace di spiegarvi a fondo il processo; potrebbe essere utile, ad esempio, una mappa del processo. Cercate poi di individuare le possibili cause della problematica. Non cercate spiegazioni logiche perché potrebbero non esserci. Si tratta di una vera e propria attività investigativa che vi porterà anche a vedere dal vivo come si svolge il processo per essere certi di non esservi persi nulla.
Le domande da farsi per vedere se si è lavorato bene in questa terza fase sono le seguenti:

• "E' ipotizzabile un'azione separata per ogni causa profonda individuata?"
• "Ogni eventuale azione correttiva individuata è implementabile?"
• "Queste azioni correttive richiedono l'approvazione del cliente? Se è così, come vanno comunicate?"
• "Esiste un'evidenza che possa supportare la verifica delle azioni correttive?"
• "Si è ipotizzato un piano che possa standardizzare le lezioni apprese?"

Il quarto perché serve per localizzare il punto dove la causa profonda crea la difettosità. Chiedetevi dove dobbiate andare per vedere chiaramente in quale parte del processo si origini il difetto e chi potrebbe avere informazioni in merito e, quindi, aiutarvi. Questa fase dovrà prendere il via dopo esservi ripuliti la mente da tutti i pregiudizi che potrebbero portarvi a una facile (quanto sbagliata) soluzione. Potreste trovarvi una o più strade da percorrere, a seconda di quante possibilità avrete individuato nelle fasi precedenti. Esploratele tutte con calma anche perché, pur non essendo magari le cause scatenanti del problema, potrebbero far nascere degli interventi di miglioramento continuo.
Questa è una fase adatta all'utilizzo dell'analisi causa-effetto e delle 5M.
Le domande di questa quarta fase saranno:

• "Come avremmo potuto prevedere il problema prima che accadesse? "
• "Come verranno implementate le informazioni raccolte? "

Arrivati al quinto perché bisogna cogliere la tendenza del problema e, per farlo, occorrerà chiedersi:

• "Chi ?"
• "Quale?"
• "Quando?"
• "Quanto spesso?"
• "Quanto?"

Tutte domande da farsi prima dell'ultimo "perché". Questa è anche la fase in cui potreste scoprire che la causa del problema è sistemica. Una macchina difettosa, ad esempio, potrebbe essere dovuta a una procedura per la manutenzione non seguita o seguita male o a un settaggio incorretto della macchina. Se è questo il vostro caso, indagate immediatamente quali altre aree dell'intero processo potrebbero subire dei contraccolpi in seguito a questa causa sistemica, anche se non sono ancora stati segnali problemi.
Le domande da farsi al termine della quinta fase sono:

• "Ci sono cose che ci sono scappate o che non sono state adeguatamente documentate? "
• "Quante interazioni con l'analisi dei 5 perché ci sono state? "

Per concludere l'applicazione dello strumento e vedere se avete fatto le cose per bene, provate a organizzare i dati raccolti in una sola frase che sia ben comprensibile da tutti. Se non riuscite a farlo o se la frase è troppo frammentata o priva di significato in alcune sue parti, è abbastanza certo che vi siete persi qualcosa tra un perché e l'altro. Il lavoro va rifatto cercando di capire come colmare quei gap.
Un esempio della frase che dovreste essere in grado di scrivere al termine dei lavori è:

"Descrizione del problema" è stata causata dal "Primo perché". Questo è stato causato dal "Quarto perché" soprattutto perché il "Terzo perché" è stato permesso dal "Secondo perché" e questo ha portato al "Primo perché".

In definitiva, il lavoro sarà davvero terminato quando potrete dimostrare che, se la causa individuata è presente, il problema si attiva e, se la causa profonda è assente, il problema non si presenta. Inoltre, una buona analisi dei cinque perché, come abbiamo visto, risponderà "sì" alle cinque domande del ciclo PDCA:

• PLAN - "Il problema è stato ben formulato in maniera accurata?"
• PLAN - "E' stata identificata una causa sistemica per tutti i percorsi individuati? "
• DO - "E' stata individuata un'azione correttiva per ognuna delle cause profonde? "
• CHECK - "E' stato identificato un piano per verificare l'efficacia delle azioni correttive? "
• ACT - "E' stato identificato un piano per standardizzare le lezioni apprese per ciò che riguarda prodotti, processi, aree funzionali, ecc? "

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Non dimenticate, infine che lo scopo dello strumento dei cinque perché è individuare la causa profonda che ha originato un problema, non la ricerca della soluzione del problema, passaggio che avverrà solo successivamente. Questo strumento non è una tecnica di Problem solving ma serve per supportare il processo di soluzione di un problema.

PER SAPERNE DI PIU':

I 5 perché - Introduzione
La metodologia dei 5 perché
I vantaggi dei 5 perché
Il campo di applicazione dei 5 perché
Documenti: Analisi dei 5 perché
Il miglioramento continuo dei processi
Lo strumento A3
L'analisi delle cause profonde
5W1H: costruiamo insieme lo strumento principe per il miglioramento