LO STRUMENTO A3: SCOPO, ELEMENTI,
STEP DI REALIZZAZIONE, UTILIZZO

Il foglio A3 utilizzato per il Problem solving è uno strumento estremamente flessibile che ognuno di noi può imparare a costruire e ad utilizzare in maniera assolutamente personalizzata.

Il suo scopo principale è quello di fissare le conoscenze acquisite, in modo che possano essere trasmesse ad altri e utilizzate come base per la risoluzione di nuovi problemi.

A cosa serve l'A3?

Un foglio A3 utilizzato come strumento della Qualità può avere diversi scopi. Tra i più comuni ricordiamo:

• proporre miglioramenti
• standardizzare
• pianificare
• fare reporting
• avviare riflessioni
• gestire i cambiamenti
• fare formazione
• far crescere professionalmente le persone

Il suo utilizzo per scopi così diversi si deve al fatto che questo strumento può:

• essere utilizzato per raccogliere e ordinare logicamente le idee praticamente su qualsiasi soggetto
• essere utilizzato facilmente da chiunque perché bastano un foglio A3 e le conoscenze giuste per utilizzarlo
• guidare il processo di raccolta di idee senza essere considerato un output
• permettere una buona sintesi dell'argomento trattato
• disciplinare cosa serva per ragionare su qualcosa
• fare un buon utilizzo della grafica per far comprendere meglio le problematiche anche a livello visuale
• utilizzare un formato standard che permette di trovare le informazioni che servono in maniera estremamente veloce
• essere utilizzato praticamente ovunque

Gli elementi che caratterizzano lo strumento A3

Per costruire un buon foglio A3 da utilizzare per il Problem solving, occorre includere almeno gli elementi principali che lo caratterizzano:

• il tema - può essere condensato in un semplice titolo e può rappresentare qualcunque cosa, dal problema all'opportunità di miglioramento
• obiettivi
• un approccio scientifico che comprenda, ad esempio, il ciclo PDCA o il DMAIC
• grafici, fotografie, illustrazioni, ecc. che contribuiscano a chiarire a livello visuale ciò di cui stiamo parlando
• un'analisi sistematica fatta, ad esempio, con i 5 perché, con una riflessione su costi e benefici, con il DOE, con ragionamenti su cause ed effetti, ecc.
• la soluzione proposta
• un piano d'azione con la definizione delle tempistiche
• data e firma di chi effettua il reporting

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Gli step del processo

Una volta preparato il foglio A3 (in calce trovate alcuni esempi ma ve ne proporremo altri nei prossimi giorni) occorre capire come muoversi per applicare lo strumento nel modo giusto. Anche in questo caso vi elenchiamo i punti da ricordare:

• chiarire il problema
• scomporlo in parti facilmente analizzabili
• fissare i singoli obiettivi che andranno a comporre il macrobiettivo già definito
• fare un'analisi delle cause
• ipotizzare apposite contromisure
• vedere se le contromisure scelte funzionano
• monitorare i risultati
• standardizzare le nuove pratiche

Lo stile

Imparare a redigere bene un A3 è molto importante perché anche lo stile contribuisce a rendere maggiormente chiare le informazioni in esso riportate. Eccovi, dunque, le regole da seguire per ciò che riguarda stile e formattazione:

• utilizzare come formato un foglio A3
• inserire le informazioni in modo che vengano lette dall'alto verso il basso sulla sinistra e poi dall'alto al basso sulla destra
• scegliere un titolo chiaro
• cercare di costruire un foglio ben organizzato ed esteticamente piacevole
• inserire immagini e grafici facilmente leggibili
• completare con un testo chiaro, breve e scritto con caratteri non troppo piccoli per essere letto con facilità da tutti
• se può servire a visualizzare discorsi complessi, non esitare ad utilizzare i punti elenco
• separare bene le varie sezioni del foglio indicandole chiaramente con sottotitoli

Come utilizzare gli A3

I fogli generati in questo modo e utilizzati per raccogliere le idee su una certa problematica possono:

• essere esposti sul muro
• essere condivisi, se in formato elettronico, attraverso l'e-mail, un'intranet aziendale, appositi software, ecc.
• formare dei veri e propri giornali da consultare
• ecc.

PER SAPERNE DI PIU':