ISO 9001:2015 - MAPPARE LE CONOSCENZE
E LE COMPETENZE CON LA BEI

Da sempre, tra gli strumenti di gestione delle risorse umane, troviamo le descrizioni delle mansioni affidate al personale e un elenco delle conoscenze e delle competenze richieste per svolgerle al meglio.
Recentemente, però, la necessità di abbassare i costi aziendali ha portato le organizzazioni meno avvedute a ridurre l'attenzione che dedicavano alla componente umana del lavoro e a diminuire lo sforzo necessario per mappare al meglio le competenze dei collaboratori.

La ISO 9001:2015, come abbiamo visto nell'articolo: "La ISO 9001:2015 e il knowledge management", richiede in maniera specifica che ci si occupi in maniera attiva della gestione della conoscenza e, del resto, è naturale che lo faccia, dato che una gestione del personale degna di questo nome ha bisogno di questi strumenti per valutare le lacune di conoscenza esistenti all'interno dell'organizzazione e per pianificare un programma di formazione adeguato a colmarle.

Il massimo delle prestazioni di un individuo si verifica quando le capacità della persona sono coerenti con le esigenze del'azienda e con l'ambiente di lavoro.
Analizzare le competenze necessarie per poter svolgere un lavoro serve a verificare l'idoneità di ogni persona rispetto al lavoro che deve svolgere per far sì che il sistema organizzativo che vige all'interno dell'azienda possa evolversi potendo sempre contare sulle migliori risorse allocate nei posti giusti.

Una buona mappatura delle competenze è in grado di supportare efficacemente il processo di assunzione di nuovo personale oltre che di sostenere nel tempo la crescita e l'empowerment delle persone che già lavorano all'interno dell'organizzazione.

Tra le metodologie che vengono adottate più di frequente per la mappatura delle conoscenze e delle competenze, troviamo la BEI, Behavioral Event Interview, una sorta di colloquio basato sui comportamenti legati a situazioni specifiche che ha lo scopo di analizzare le abitudini e i modi di fare dei singoli lavoratori all'interno dell'organizzazione.

La BEI è uno strumento progettato per identificare le competenze generiche di ogni persona, competenze che potremmo articolare in:

• operative;
• di supporto;
• capaci di influenzare gli altri;
• gestionali;
• cognitive;
• di efficacia personale;
• basate sull'esperienza;
• ecc.

L'intervista si basa su un confronto tra come ci si sarebbe dovuti comportare in una certa situazione e come, in realtà, si è comportata la persona.
Lo strumento fu ideato da David McClelland per identificare le competenze che si ritrovano tipicamente nei migliori profili professionali.

Per metterla in pratica, serve una persona addestrata che ponga una serie di domande ben strutturata allo scopo di determinare le similitudini tra la persona che sta rispondendo e i migliori performer che forniscono il modello al quale tendere.
Tipicamente, il colloquio inizia chiedendo alla persona di descrivere tre situazioni che appartengono alla sua situazione professionale recente e che collega ad un'idea di buone performance e altre tre collegate invece ad altrettanti fallimenti. Chi conduce l'intervista, farà domande per capire chi fossero le persone coinvolte in ogni singola situazione, che cosa l'abbia originata, quali pensieri avesse la persona al riguardo e come si sentisse, cosa successe esattamente, quali furono i risultati, ecc. Si deve cercare di venire a capo dele singole attività svolte, degli strumenti utilizzati, dei processi comunicativi messi in atto, delle procedure che si sono seguite, delle interazioni che si sono create con le altre persone coinvolte, ecc.
E' importante riuscire a catturare gli stati d'animo, le sensazioni e i ragionamenti del candidato durante questi sei eventi che sono da lui riconosciuti come di una certa importanza all'interno del suo percorso professionale.

I vantaggi offerti dalla BEI sono senza dubbio il fatto che un intervistatore esperto possa facilmente avere un'idea chiara dei tratti caratteristici della personalità del professionista che sottopone al colloquio e che, per sapere se il profilo sia o meno adatto a ricoprire un certo ruolo, debba per forza di cose avere un quadro chiaro degli elementi relativi alla posizione e di ciò che serve per ricoprirla al meglio. Grazie a questo aspetto dello strumento, si raccolgono dati per la valutazione e si pianifica un'eventuale formazione per andare a colmare eventuali lacune.
Un altro innegabile vantaggio è che si riescono a individuare al volo i comportamenti efficaci e inefficaci in ogni ambito e situazione e che si hanno in mano dei veri e propri "case studies" per indirizzare meglio l'eventuale formazione.

Ovviamente non ci sono solamente vantaggi e gli svantaggi di questo strumento vanno presi in considerazione in modo da saperli gestire al meglio. L'intero processo può essere estremamente lento. Le interviste vanno condotte (e possono servire anche due o tre ore a candidato) e poi devono essere analizzate e trascritte. Tutto questo, naturalmente, va fatto per ogni persona quindi le tempistiche possono allungarsi davvero tanto.

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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Per utilizzare questa metodologia occorre essere ben formati e questo rappresenta sicuramente un altro svantaggio perché non tutti possono avvalersene. L'intervistatore non deve rivolgere al candidato domande troppo dirette perché lo scopo è quello di farlo parlare a ruota libera in modo che tiri fuori i suoi veri stati d'animo e tutte le informazioni necessarie per capire se sia adatto a ricoprire il posto che gli viene offerto. Vanno scoraggiate tutte le generalizzazioni come, ad esempio, "...di solito mi comporto in questo modo..." oppure "...la mia filosofia al lavoro è...". Ogni volta che il candidato si lascerà andare a una generalizzazione di questo tipo, l'intervistatore gli chiederà di ripercorrere una situazione in cui si è davvero comportato nel modo che descrive.
I costi legati all'utilizzo della BEI sono importanti perché richiedono tempo, risorse e formazione.

PER SAPERNE DI PIU':