LA ISO/TS 9002:2016 - UNA GUIDA PER APPLICARE LA ISO 9001

La ISO/TS 9002:2016, per l'Italia UNI ISO/TS 9002:2017 "Sistemi di gestione per la qualità - Linee guida per l'applicazione della ISO 9001:2015", fornisce - come ci dice la descrizione stessa - una guida sulle finalità e l'intento dei requisiti della ISO 9001:2015, con esempi per ogni singolo punto della norma dei possibili passaggi che un'organizzazione può intraprendere per soddisfarli, in modo da aiutare le organizzazioni, indipendentemente dalle proprie dimensioni, ad implementare un sistema di gestione della qualità che sia il più performante possibile. Trattandosi di una linea guida, si rivolge alle organizzazioni che desiderano ottenere il massimo dalla norma ISO 9001:2015 come, ad esempio, una maggiore efficienza, una relazione migliore con i clienti e obiettivi più chiari e non aggiunge, sottrae o modifica alcunché di questi requisiti, né prescrive approcci obbligatori per l'implementazione. Aggiungiamo, per chi non lo sapesse, che l'indicazione "ISO/TS" sta a significare che si tratta di una specifica tecnica, pubblicata per un utilizzo immediato, che fornisce - però - anche un mezzo per ottenere un feedback qualora si decidesse di trasformare la linea guida in una norma e di ripubblicarla con questo scopo.

La ISO/TS 9002 fa parte della famiglia di standard sviluppati dal comitato tecnico dell'ISO ISO/TC 176 che comprende, tra gli altri documenti:

• la ISO 9001:2015 "Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti"
• la ISO 9000:2015 "Sistemi di gestione per la qualita' - Fondamenti e vocabolario"
• la ISO 9004:2018 "Gestione per la qualità - Qualità di un'organizzazione - Linee guida per conseguire il successo durevole"

Attenzione a non confondere questa linea guida con la vecchia ISO 9002:1994, ormai obsoleta, che faceva parte, con la ISO 9001:1994 e la ISO 9003:1994,dei tre standard che, con la revisione del 2000, sono stati combinati tutti nella ISO 9001.

La pubblicazione della ISO/TS 9002, purtroppo, è avvenuta in ritardo (nel 2016) rispetto a quella della ISO 9001; di conseguenza, purtroppo, questa linea guida è stata ampiamente ignorata. In ogni caso è piena di indicazioni preziose per l'applicazione della ISO 9001:2015 a tutte le tipologie di aziende. Chi lavora come auditor con gli organismi di certificazione, i consulenti che supportano le aziende nell'implementazione della ISO 9001 e chiunque altro che lavori sulla progettazione e sul miglioramento,nel tempo, di un sistema qualità basato sui requisiti della ISO 9001:2015 troverà questa guida davvero utile e interessante perché la ISO 9002:2016 fornisce informazioni relative a ciò che gli sviluppatori della ISO 9001:2015 avevano in mente durante la revisione della norma. La lettura della linea guida potrebbe essere, quindi, un buon modo per superare i dubbi relativi alle questioni che hanno messo, notoriamente, più in difficoltà le aziende nell'applicazione dei requisiti, visto che ci vengono forniti esempi di ciò che è considerata un'adeguata evidenza oggettiva di conformità, requisito per requisito.

Facciamo un esempio: se volessimo sapere quali sono gli elementi che dovrebbero essere presi in considerazione per la determinazione dei processi, troveremmo qualche risposta in più nella ISO/TS 9002 rispetto alla ISO 9001. Vediamolo insieme.

Nella ISO 9001:2015 troviamo che, per progettare i processi occorrono le seguenti informazioni:

• gli input richiesti e previsti dai processi;
• la sequenza e l'interazione dei processi;
• i criteri e i metodi necessari per garantire un funzionamento e un controllo efficaci di tali processi;
• le risorse necessarie da mettere a disposizione per far funzionare al meglio i processi;
• l'attribuzione delle responsabilità e delle autorità per ognuno di questi processi;
• l'individuazione dei rischi e delle opportunità specifici, in conformità con i requisiti del punto 6.1 "Azioni per affrontare rischi e opportunità";
• la valutazione di questi processi e l'attuazione di tutte le modifiche necessarie per garantire che raggiungano i risultati attesi;
• il miglioramento dei processi e del sistema di gestione della qualità;
• la conservazione delle informazioni documentate a supporto del funzionamento dei processi e della certezza che eseguano quanto previsto;
• gli output che devono produrre

La ISO/TS 9002 aggiunge molte cose interessanti:

• gli input dovrebbero essere considerati dal punto di vista di ciò che è richiesto per l'attuazione dei processi come pianificato e gli output dovrebbero essere considerati dal punto di vista di quanto ci si aspetta sia da parte dei clienti che dei processi a valle. Input e output possono essere tangibili (es. materiali, componenti o apparecchiature) o immateriali (es. dati, informazioni e conoscenze);
• nel determinare la sequenza e l'interazione dei processi, andrebbero presi in considerazione i collegamenti con gli input e con gli output dei processi che si trovano a monte e a valle. Sequenza e interazione ossono essere trasmesse con metodi diversi come la conservazione e il mantenimento di mappe di processo o diagrammi di flusso o tramite un semplice approccio verbale che le possa dettagliare;
• per quanto riguarda criteri e metodologie necessari per assicurarsi che i processi siano efficaci, possono essere utilizzati parametri di processo, specifiche per prodotti e servizi o indicatori di performance che andrebbero correlati al monitoraggio e alla misurazione. Un'altra opzione è quella di correrarli agli obiettivi della qualità;
• relativamente alle risorse (persone, infrastrutture, ambiente per il funzionamento dei processi, conoscenze, risorse per monitoraggio e la misurazione), possono essere inclusi i vincoli sulle risorse interne esistenti e su quelle ottenibili da fornitori esterni;
• per le responsabilità e le autorità, l'organizzazione dovrebbe prima assegnare le responsabilità e le autorità relative ai suoi processi in base alle attività da svolgere e quindi determinare le persone che le eseguiranno. Possono essere stabilite tramite un organigramma o un altro schema che vada a dettagliare l'organizzazione, per mezzo di procedure o di politiche operative o tramite un mansionario o, addirittura, tramite istruzioni verbali;
• relativamente ai rischi, l'organizzazione dovrebbe garantire che tutte le azioni necessarie siano attuate per affrontare i rischi e le opportunità;
• per ciò che riguarda la valutazione dei processi, l'organizzazione dovrebbe considerare i dati relativi alle performance ottenute attraverso la revisione dei criteri stabiliti per il monitoraggio e la misurazione. Questi dati andrebbero periodicamente riesaminati, analizzati e valutati per attuare ogni cambiamento necessario a garantire che questi processi raggiungano i risultati attesi;
• l'organizzazione può utilizzare i risultati dell'analisi e della valutazione per determinare le azioni di miglioramento che si possono apportare a livello di processo o a livello di sistema di gestione

Facciamo un altro esempio, chiedendoci - ad esempio - come un'organizzazione possa avere successo grazie alla leadership e vediamo cosa ci dicono la ISO 9001 e la ISO 9002.

Per la ISO 9001:2015

• da parte della direzione occorre assumersi la responsabilità di rendere conto dell'efficacia del sistema di gestione della qualità;
• occorre assicurare che la politica della qualità e gli obiettivi della qualità siano stabiliti per il sistema di gestione e siano compatibili con il contesto e con l'indirizzo strategico dell'organizzazione;
• bisogna assicurare l'integrazione dei requisiti del sistema di gestione della qualità con i processi organizzativi aziendali;
• occorre promuovere l'uso di un approccio per processi e di un pensiero basato sul rischio;
• bisogna garantire che le risorse necessarie per il sistema di gestione per la qualità siano disponibili;
• occorre comunicare l'importanza di garantire una qualità effettiva e di rispettare i requisiti del sistema di gestione;
• va assicurato che il sistema di gestione della qualità raggiunga i risultati attesi;
• occorre fare in modo che le persone si impegnino, bisogna guidarle e supportarle;
• occorre promuovere il miglioramento;
• bisogna sostenere gli altri ruoli manageriali rilevanti a dimostrare la propria leadership nelle loro aree di responsabilità

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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Per la ISO 9002

• per quanto riguarda l'assunzione di responsabilità dell'efficacia del sistema qualità, l'alta direzione deve chiarire che comprende e risponde dell'efficacia del sistema di gestione della qualità, assumendosi la responsabilità delle proprie attività e potendo spiegare i risultati che si ottengono;
• la politica e gli obiettivi per la qualità devono essere stabiliti tenendo conto della direzione strategica del contesto dell'organizzazione e dovrebbero essere riesaminati durante le consuete riunioni del top management come quelle per la pianificazione strategica o quelle con finalità gestionali;
• bisogna garantire che i processi del sistema di gestione per la qualità e quelli relativi al business dell'organizzazione si integrino e vengano gestiti come una cosa sola e non vengano afforntati come entità in contrasto tra loro;
• bisogna promuovere un approccio sistematico volto a ottenere un flusso efficace di input e di output e la collaborazione per affrontare rischi e opportunità;
• vanno monitorati il carico di lavoro e le tempistiche previste per garantire un'adeguata qualità delle risorse del sistema di gestione ed essere certi che vengano fornite quando e dove necessario;
• occorre comunicare , attraverso riunioni interne, posta elettronica, conversazioni personali, intranet dell'organizzazione, ecc., il valore e i vantaggi del sistema qualità;
• garantire che il sistema di gestione raggiunga i risultati attesi attraverso il monitoraggio degli stessi output. A volte possono essere necessarie azioni per correggere o migliorare il sistema o i suoi processi e il top management dovrebbe garantire che tutte le azioni necessarie vengano esguite correttamente, assegnando le risorse necessarie;
• occorre promuovere il miglioramento garantendo nel contempo che le informazioni e le reccomandazioni degli audit, altre valutazioni e i riesami della direzione vengano comunicati alle persone responsabili;
• bisogna guidare e supportare le persone affinché prendano decisioni specifiche che aiutino l'organizzazione a soddisfare meglio i requisiti o apromuovere miglioramenti quando necessario

PER SAPERNE DI PIU':