ACQUISTI: LE RESPONSABILITA' DI CHI ACQUISTA E QUELLE DEL FORNITORE SECONDO LA ISO 9001:2015

L'assicurazione qualità, che rientra sotto il controllo della gestione della qualità, riguarda la coerenza della qualità fornita a un livello concordato di prestazione. Per raggiungere questo obiettivo, che è poi L'OBIETTIVO, un'organizzazione deve essere fermamente impegnata nel principio fondamentale di fornire sempre la giusta qualità del prodotto o del servizio. Allo stesso modo, nelle vesti di acquirente deve impegnarsi ad accettare solo il prodotto con il livello di qualità pattuito.

Qualunque sia il ruolo della vostra azienda e qualunque sia il settore in cui lavorate, molto probabilmente avrete dei clienti e dei fornitori e, a vostra volta, sarete sia un cliente che un fornitore. Le relazioni cliente-fornitore esistono in moltissime forme e sono cruciali per qualsiasi attività, ancor più se si desidera implementare la qualità. Analizzare il feedback dei clienti e dei fornitori è un modo per sapere che quello che state facendo soddisfa le aspettative e cercare spunti per il miglioramento. Mantenere un rapporto sano con i clienti e i fornitori. è fondamentale per poter lavorare bene.

Ovviamente l'acquirente può solo aspettarsi di ottenere ciò che ha ordinato. È quindi, estremamente importante che l'ordine effettivo non solo sia corretto ma anche che l'acquirente fornisca al fornitore di prodotti o servizi tutte le informazioni pertinenti necessarie per completare l'attività e che queste informazioni siano corrette. Non ha, infatti, alcun senso cercare di incolpare il fornitore per un prodotto o per un servizio che non soddisfano le aspettative a causa di un disegno o di specifiche errate forniti dall'acquirente. Le specifiche fornite e utilizzate sono molto importanti anche perché in base ad esse si stabilisce il livello di qualità richiesto e, quindi, anche il prezzo dell'articolo o del servizio. Chiaramente, se le specifiche sono troppo impegnative, allora il costo finale dell'articolo sarà troppo alto per l'acquirente, mentre, se le specifiche sono troppo vaghe, allora il fornitore avrà difficoltà ad assemblare o addirittura a progettare l'articolo. Le specifiche devono rispecchiare esattamente quello che per l'acquirente è fondamentale per poter garantire al cliente il livello di qualità pattuito. I fornitori, spesso, pur di assicurarsi un cliente, accettano anche requisiti non perfettamente definiti perché - in caso contrario - temono di perdere l'ordine, soprattutto quando hanno a che fare con un'azienda più grande. Per questo motivo la ISO 9001 richiede che gli ordini ai fornitori vengano riesaminati e che le esigenze vengano chiarite prima che l'ordine possa essere accettato dal fornitore.

Altrettanto importante è la scelta del fornitore di prodotti o servizi. Purtroppo, chi acquista prende in considerazione soprattutto il prezzo dell'articolo e, a volte, solamente quello. Acquistare a buon mercato, ovviamente, è un fattore importante nella scelta del fornitore ma non può essere l'unico perché, se un'organizzazione accetta l'offerta più bassa, e poi scopre che i tempi di consegna si allungano o che l'articolo inviato non soddisfa le sue esigenze, è ovvio che i problemi mettano in secondo piano il risparmio.

Venendo - invece - al fornitore, la sua responsabilità principale è quella di garantire che tutto ciò che esce dalla sua organizzazione sia conforme ai requisiti specifici dell'acquirente, in particolare per quanto riguarda la qualità. Il modo più semplice per farlo è che il fornitore assicuri di soddisfare pienamente i requisiti degli standard di qualità adottati dal Paese a cui presta i suoi servizi e quelli del Paese in cui lavora. Per fare questo, ovviamente, dovrà prima essere a conoscenza degli standard applicabili e calarli nel proprio contesto lavorativo. Ovviamente non è necessario che un fornitore sia certificato ISO 9001 ma è fondamentale che si impegni nel fornire al cliente la qualità pattuita, facendo in modo che tutto il personale dirigente e i collaboratori credano fermamente nell'importanza della qualità e sappiano come implementarla, che i dirigenti sappiano creare un'atmosfera in cui si possa davvero lavorare secondo i principi della qualità e che ci sia un programma di formazione capace di garantire che tutti i membri dell'azienda vengano regolarmente aggiornati su ciò che bisogna fare per lavorare secondo i migliori standard di qualità. La Direzione dovrà, inoltre, garantire che tutti accettino di essere responsabili della qualità dei prodotti e dei servizi forniti dalla loro compagnia.

In ultimo, è importante che i fornitori sappiano come stanno lavorando e se i clienti sono soddisfatti del loro lavoro. Per questo motivo, il cliente deve poter contare su un processo formale per la raccolta, l'analisi e la rendicontazione delle prestazioni dei fornitori. Il sistema più comune per una prima valutazione del fornitore è l'uso dei questionari che servono per qualificare i fornitori ancora prima di iniziare a comprare da loro. Per una valutazione seria, però, a questo primo approccio andrà affiancata una valutazione delle prestazioni come, ad esempio, il rispetto delle date di consegna e l'andamento dei reclami e delle relative azioni correttive. Senza un buon follow-up da parte del cliente, alcuni fornitori potrebbero non essere nemmeno a conoscenza di dover migliorare i loro propcessi. Si può monitorare anche la capacità dei fornitori di mostrare continuamente progressi nel contenimento dei prezzi e nel promuovere il miglioramento continuo.

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