3PL E ISO 9001:2015: COME GESTIRE LA
LOGISTICA ESTERNALIZZATA IN UN'OTTICA
DI QUALITA'

La logistica di terza parte (Third Party Logistics - 3PL o TPL) è una pratica della catena di approvvigionamento in cui una o più funzioni logistiche di un'azienda vengono esternalizzate a un fornitore che gestisce ed esegue queste attività utilizzando le proprie risorse, per conto dell'azienda cliente.

Le tipiche funzioni logistiche che vengono affidate in outsourcing sono:

• il trasporto delle merci in entrata (dai fornitori all'azienda);
• lo sdoganamento delle merci;
• lo stoccaggio della merce in magazzini non di proprietà dell'azienda cliente;
• l'evasione della spedizione degli ordini;
• la distribuzione e la gestione delle merci in uscita dall'azienda verso i clienti

Oltre a questi servizi, un fornitore di terza parte di servizi logistici può fornire anche altri servizi a valore aggiunto, come:

• il riconfezionamento della merce;
• l'assemblaggio;
• la logistica di ritorno (dai clienti ai fornitori)

Ricorrere a un servizio di logistica di terza parte è utile se un'azienda non dispone delle risorse sufficienti per svolgere le attività di stoccaggio e distribuzione di tutta la merce che vende ai clienti. Una gestione efficiente della logistica, infatti, richiede tempo, risorse e tanto impegno ed è per questo che alcune organizzazioni preferiscono concentrare le loro risorse sul core business e affidare la gestione della logistica all'esterno. In questo modo, tra l'altro, ci sono dei risparmi immediati perché non occorrono un terreno dove edificare il magazzino, non si devono sostenere i costi di struttura e nemmeno quelli legati al personale.
Gli operatori che si occupano di logistica per conto terzi dispongono, inoltre, di una rete di centri di stoccaggio che permette di avvicinare la merce al cliente finale e di consegnare, quindi, gli ordini con maggiore rapidità e a costi competitivi, dato che questa tipologia di operatori movimenta un elevato volume di merci.
Inoltre, è ormai evidente che le aspettative del consumatore, in ambito B2C, stiano cambiando a un ritmo molto più incalzante rispetto al passato e, in periodi storici particolari come quello che stiamo vivendo, questo è ancora più vero. Con l'espansione dell'e-commerce i consumatori finali sono diventati sempre più esigenti e sono costantemente alla ricerca di nuove esperienze e dei vantaggi offerti dai nuovi servizi. Il singolo prodotto fisico non è più sufficiente per competere e, per fidelizzare la clientela e battere la concorrenza, serve una logistica puntuale e affidabile. Per una piccola-media realtà, quindi, adattare i propri modelli di distribuzione in modo da allineare le proprie attività ai cambiamenti in atto potrebbe non essere così semplice e la scelta di operatore di servizi di logistica di terza parte potrebbe rivelarsi vantaggiosa per via della flessibilità, dell'eliminazione dei costi di aggiornamento delle attrezzature e di adeguamento alle normative, della disponibilità di grandi spazi di magazzino e di personale altamente specializzato ed esperto.

Oltre alle aziende piccole e medie, possono ricorrere con un successo a un servizio di questo genere realtà:

• con una mercato ampio e/o complesso;
• che hanno creato un nuovo gruppo di prodotti con necessità di distribuzione differente;
• che stanno integrando le attività di un'altra realtà acquisita e potrebbero sperimentare problematiche nella gestione della logistica

Stabilito quali tipologie di aziende potrebbero avvalersi di questo genere di servizio, approfondiamo la nostra conoscenza dell'esternalizzazione della logistica.
3PL è una sigla che rappresenta un fornitore di servizi di logistica per conto terzi tra quelli più diffusi ma, in realtà, questi operatori si classificano in cinque gruppi differenti, a seconda delle attività che svolgono per l’azienda cliente. Le diverse classi vengono identificate con un numero che indica i servizi offerti e dall'abbreviazione del termine inglese "Party Logistics" (PL) che significa "parte logistica":

• 1PL (First Party Logistics): gli operatori 1PL (trasportatori) sono singoli fornitori di servizi che lavorano in un'area geografica specifica e che offrono ai loro clienti solamente il trasporto della merce. Esempi sono: società di trasporto, operatori portuali, società di deposito;
• 2PL (Second Party Logistics): i fornitori di servizi logistici di seconda parte (2PL) forniscono i propri servizi logistici specializzati all'interno di un'area geografica (nazionale) più ampia rispetto a quella dei fornitori 1PL. Spesso esistono contratti quadro a breve termine tra la 2PL e il cliente per regolare le condizioni relative agli oneri di trasporto. I 2PL forniscono risorse logistiche proprie ed esterne come camion, carrelli elevatori, magazzini ecc. per il trasporto, la movimentazione di merci o le attività di gestione del magazzino. Si tratta di fornitori di servizi logistici in outsourcing senza integrazione nel sistema del cliente perché i 2PL lavorano spesso su chiamata. La logistica di seconda parte è nata con la globalizzazione, in seguito alla crescente esigenza di una gestione snella dello stoccaggio e del trasporto delle merci, affinché le aziende potessero concentrarsi sulle proprie competenze chiave. Esempi di questi fornitori sono i servizi di corriere, espresso e pacchi, i vettori marittimi, gli spedizionieri internazionali. Rispetto agli operatori 1PL, si occupano anche delle attività di stoccaggio;
• 3PL (Third Party Logistics): la differenza più significativa tra un fornitore logistico di seconda parte e un fornitore logistico di terza parte è il fatto che un fornitore 3PL è sempre integrato nel sistema del cliente essendo quasi sempre informato sul carico di lavoro del prossimo futuro; a questo gruppo appartengono, infatti, i fornitori di servizi logistici integrati che si distinguono dai fornitori di servizi semplici perché offrono un insieme integrato di attività, di solito contigue fra loro, come ricevimento, magazzinaggio, preparazione ordini, confezionamento, trasporto e consegna finale. Un altro punto che differenzia i 2PL dai 3PL è la personalizzazione dei servizi. Un 2PL, normalmente, fornisce solo servizi standardizzati, mentre i 3PL spesso forniscono servizi personalizzati e specializzati in base alle esigenze del proprio cliente, grazie a contratti a lungo termine. Come detto precedentemente, questa è la soluzione più scelta da chi si avvale di un operatore logistico esternalizzato perché, in questo caso, il fornitore, integrandosi efficacemente all'interno della supply-chain esistente, si occupa di tutto, dato che l'azienda cliente non organizza più nemmeno i flussi dei materiali.
  L'attività 3PL prevede che la logistica dell’approvvigionamento e della vendita e la logistica di ritorno (rifiuti industriali, merci restituite, riparazioni) siano completamente esternalizzate invece di essere eseguite dai reparti logistici dei clienti. La 3PL si sta evolvendo negli ultimi tempi da una natura prevalentemente transazionale a una più strategica. Allo stesso tempo la Third Party Logistics si sta gradualmente evolvendo in 4PL;
• 4PL (Fourth Party Logistics): un'altra soluzione che sta iniziando a diffondersi è quella di operatori logistici che fungono da supervisori, consulenti e auditor dei servizi logistici 3PL per ottimizzare la supply-chain. Hanno il compito di convalidare, ottimizzare e migliorare l’attività di questi ultimi. In questo caso specifico, si tratta di un servizio di consulenza perché questi operatori non dispongono di un'infrastruttura logistica;
• 5PL (Fifth Party Logistics): il quinto gruppo, ancora poco rappresentato, è costituito da operatori che integrano i servizi offerti dagli operatori 3PL e dai 4PL, risultando la scelta più sicura e affidabile ma anche, ovviamente, la più costosa

Quando si valutano fornitori di servizi logistici di terze parti (3PL) per le proprie esigenze, ci sono molti fattori da tenere in considerazione perché anche il prodotto più di alta qualità può essere danneggiato da un cattivo fornitore 3PL che lo consegna in ritardo o non nelle condizioni previste. Sono riflessioni da fare quando si valuta un partner di questo tipo, soprattutto visto che solo una minoranza di servizi logistici di terze parti ha la certificazione ISO 9001. Questo significa che, se decidete di scartarli, durante il processo che vi porterà a scegliere il vostro operatore dovrete fare valutazioni molto attente per evitare il più possibile eventuali errori e non avere un impatto negativo sull'esperienza dei clienti. Dato, infatti, che le componenti di questo specifico business sono molto sfaccettate e spesso anche complesse, c'è bisogno di coerenza e di una ragionevole prevedibilità durante l'intero ciclo di lavoro operativo. Senza dei processi certificati, infatti, c'è il rischio che ripetibilità e riproducibilità non siano garantite e che il vostro fornitore 3PL non sia in grado di garantire velocità e precisione, procedure efficienti e scalabili (indipendentemente dal volume degli ordini, il sistema deve essere in grado di elaborare gli ordini in modo accurato e tempestivo) per gestire al meglio soprattutto le aziende che registrano una crescita elevata o picchi stagionali, garantire che tutte le sue strutture soddisfino lo stesso standard di qualità del servizio, in modo che l'efficienza operativa non cambi da una struttura all'altra.

Uno degli elementi principali della ISO 9001:2015 è la standardizzazione del processo, cioè la garanzia che ogni fase del processo sia documentata e che il processo consegua i risultati ipotizzati. Ciò consente al fornitore di servizi logistici 3PL certificato di standardizzare i propri processi in tutta l'organizzazione, in modo che ci siano meno deviazioni, con maggiore qualità. In assenza di certificazione, vanno tenuti d'occhio soprattutto due parametri di qualità primari che devono stare alla base dell'operatività quotidiana: il tasso di errore e i tempi di spedizione Il tasso di errore è definito dal numero di errori rilevati e documentati durante l'evasione degli ordini per ciascun cliente. Ci devono essere una serie di punti di controllo della qualità durante il processo e, quando viene rilevato un errore, il personale è tenuto a registrarlo nel sistema e a cercare una soluzione in maniera strutturata. Occorre certificare che le correzioni implementate abbiano risolto la problematica e garantire che, se applicabile, questa stessa correzione venga implementata in tutti i centri logistici dell'operatore, indipendentemente da dove si è verificato il problema. Il processo di acquisizione e di risoluzione degli errori dovrebbe creare un vero e proprio ciclo di feedback per innescare un miglioramento continuo dei processi operativi.
Il tempo di spedizione è un altro aspetto importante da tenere monitorato per poter giudicare la qualità del lavoro del vostro fornitore. Ogni cliente ha tempistiche predefinite in cui i suoi ordini devono essere evasi e spediti, il tempo limite della spedizione, e queste esigenze variano da cliente a cliente e sono concordate in anticipo nel contratto. Il buon funzionamento del sistema va monitorato in tempo reale attraverso un sistema di gestione degli ordini mediante il quale la società di logistica e i suoi clienti possono misurare e monitorare l'intero processo per offrire il massimo di trasparenza sulle prestazioni e la garanzia del soddisfacimento degli obblighi contrattuali.

In ultimo, il vostro fornitore di servizi logistici esternalizzati dovrebbe documentare ogni risultato, buono o cattivo che sia, in modo che le aziende clienti possano misurare l'efficienza e l'accuratezza del sistema ed essere certe che i dati soddisfino gli standard più elevati. Spesso, l'accordo sul livello di servizio che il cliente firma con il suo 3PL stabilisce determinati indicatori relativi alle prestazioni, tra cui l'accuratezza dell'ordine (quale percentuale degli ordini emessi conteneva i prodotti giusti?) e il rispetto dei tempi previsti per la spedizione (l'ordine è uscito dal magazzino come concordato?). Uno dei cardini principali della ISO 9001:2015 è un sistema di feedback correttivo sempre in essere che consente la visibilità degli errori e delle conseguenti azioni correttive e che fornisce un meccanismo di miglioramento continuo per mantenere un elevato standard di qualità e poter contare su un sistema per misurare i tassi di errore.

Quando si valuta se utilizzare o meno un servizio di logistica 3PL è bene procedere per fasi, soprattutto se si ragiona nell'ottica della norma ISO 9001:2015:

• iniziate con l'esplorare la possibilità di avvalervi di un servizio del genere, fate un'analisi SWOT e valutate i dati che ne escono;
• avviate una ricerca di marketing per indagare le tendenze del mercato, in particolare le richieste di servizi;
• fate un confronto strategico tra il concetto logistico attuale e quello che vorreste sviluppare nel futuro, esaminando rischi e opportunità;
• decidete se adattare la vostra logistica alle esigenze attuali o se avvalervi di un fornitore di servizi logistici di terza parte;
• scegliete se esternalizzare le attività che fanno capo alla logistica in parte o totalmente;
• preparate un piano aziendale che riporti i costi previsti e i benefici che si dovrebbero ricavare da questa decisione;
• stabilite le fasi e le tempistiche del cambiamento;
• comunicate al vostro interno la decisione;
• selezionate il partner giusto per voi in base alla copertura del mercato, alla competenza, alla sua vision per il futuro, ai prezzi, ecc.;
• concordate le aspettative reciproche utilizzando una serie di indicatori delle prestazioni;
• valutate periodicamente il fornitore e decidete per il rinnovo;
• sostenere la partnership spingendo per avere benefici finanziari reciproci, una pianificazione congiunta, contatti a più livelli, uno scambio di informazioni aperto, ecc.

Nella fase di valutazione vera e propria, prendete in considerazione i seguenti fattori:

• sistemi di trasporto e di distribuzione utilizzati;
• sistemi di stoccaggio;
• garanzia di un flusso di informazioni fluido;
• garanzia del monitoraggio delle merci;
• servizio clienti attento e puntuale;
• infrastruttura IT: piattaforma web, ecc.;
• infrastruttura fisica;
• situazione finanziaria;
• capacità di gestire i prodotti in base alla loro posizione nel PLC (Programmable Logic Controller);
• reputazione;
• livello di performance;
• livello di collaborazione atteso tra il 3PL e l'azienda;
• possibilità di alleanze a lungo termine/strategiche/esclusive;
• flessibilità operativa e tariffaria

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Chiudiamo ricordando che una logistica esternalizzata può naturalmente, portare con sè anche alcuni svantaggi. Tra questi ricordiamo:

• La perdita di controllo sulle consegne
• I costi del servizio che sono legati alle strategie del fornitore
• La conoscenza non ottimale del settore in cui opera il cliente - se operate in un settore altamente regolamentato o avete esigenze molto specifiche (celle frigorifere, consegna a temperatura controllata, ecc.), un operatore 3PL comune potrebbe non essere adatto alla vostra attività. Inoltre, i 3PL hanno spesso centinaia o addirittura migliaia di clienti e potrebbero non darvi l'attenzione necessaria. È fondamentale scegliere un 3PL che comprenda appieno la vostra attività, i vostri obiettivi e il modo in cui una logistica e una distribuzione efficienti possono aiutare il raggiungimento di questi obiettivi
• una parziale perdita di contatto con la clientela, almeno per ciò che riguarda l'ultima parte del processo di evasione dell'ordine

PER SAPERNE DI PIU':