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Il punto 6.1.3 della ISO 45001, dal titolo "Determinazione dei requisiti legali e altri requisiti", ha un ruolo fondamentale nel sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro complessivo. Questa sezione della norma richiede, infatti, che le organizzazioni identifichino, accedano e determinino come applicare i requisiti legali pertinenti e altri requisiti applicabili al loro sistema di gestione SSL. La conformità ai requisiti legali e di altro tipo è essenziale per le organizzazioni per ridurre al minimo il rischio di responsabilità legali, sanzioni finanziarie e danni alla reputazione. Inoltre, gestendo efficacemente questi requisiti, le organizzazioni possono dimostrare il loro impegno a fornire un ambiente di lavoro sicuro e sano ai loro dipendenti e stakeholder.

Cosa sono i requisiti legali e di altro tipo e perché sono importanti

I requisiti legali si riferiscono agli obblighi di legge e normativi che un'organizzazione deve rispettare in relazione al suo sistema di gestione SSL. Questi requisiti possono includere leggi, regolamenti, norme, permessi, licenze, regolamenti. e altri obblighi giuridicamente vincolanti imposti dalle autorità a livello locale, regionale, nazionale o internazionale. Esempi di requisiti legali possono essere le leggi sulla salute e sulla sicurezza sul lavoro, le normative ambientali e gli standard specifici del settore.

Gli altri requisiti si riferiscono a obblighi o impegni aggiuntivi che un'organizzazione sottoscrive volontariamente o sceglie di rispettare, oltre ai requisiti legali obbligatori. Possono includere obblighi contrattuali, codici di condotta del settore, standard volontari, accordi con gli stakeholder e politiche o requisiti organizzativi interni. Pur non essendo legalmente vincolanti, questi altri requisiti sono spesso essenziali per mantenere le buone prassi, soddisfare le aspettative degli stakeholder e dimostrare un impegno verso l'eccellenza.

Identificare e comprendere i requisiti legali e di altro tipo è fondamentale per stabilire, implementare e mantenere un sistema di gestione efficace. Determinando i requisiti applicabili, le organizzazioni - infatti - possono:

• assicurare la conformità agli obblighi legali ed evitare potenziali responsabilità legali, multe o sanzioni
• identificare e affrontare le lacune nelle loro attuali pratiche e procedure
• dimostrare la dovuta diligenza e un approccio proattivo alla gestione della salute e della sicurezza
• soddisfare le aspettative degli stakeholder e migliorare la reputazione dell'organizzazione
• migliorare continuamente le prestazioni del sistema rimanendo aggiornati sui requisiti in evoluzione e sulle best practice

Le organizzazioni devono stabilire processi per rivedere e aggiornare periodicamente la loro comprensione dei requisiti legali e di altro tipo applicabili, poiché questi possono cambiare nel tempo. Occorre inoltre fornire una comunicazione e una formazione efficaci per garantire che il personale interessato sia consapevole e comprenda questi requisiti.

Fasi per determinare i requisiti legali e di altro tipo

Per identificare e gestire efficacemente i requisiti legali e di altro tipo, le organizzazioni devono seguire un approccio sistematico.

Il primo passo consiste nell'identificare i requisiti legali che si applicano al sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro dell'organizzazione. Questo comporta la ricerca e il riesame delle leggi, dei regolamenti e degli obblighi pertinenti a livello locale, regionale, nazionale e internazionale. Le organizzazioni dovrebbero consultare i professionisti, gli enti normativi e le associazioni di settore per garantire una comprensione completa del panorama legale applicabile.
È importante considerare non solo le leggi generali sulla salute e sicurezza del lavoro ma anche le normative specifiche del settore e qualsiasi permesso o licenza specifici richiesti per le attività dell'organizzazione.

Oltre ai requisiti legali, le organizzazioni devono identificare anche gli altri requisiti rilevanti che hanno sottoscritto volontariamente o che sono obbligate a rispettare. Può trattarsi di obblighi contrattuali, di codici di condotta del settore, di standard volontari (come la stessa ISO 45001), di accordi con gli stakeholder e di politiche o requisiti organizzativi interni. Le organizzazioni devono impegnarsi con le parti interessate, come i clienti, i fornitori e i dipendenti, per identificare e comprendere le loro aspettative e i loro requisiti in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Una volta identificati i requisiti legali e di altro tipo applicabili, le organizzazioni devono stabilire processi per accedere e aggiornare regolarmente queste informazioni. Ad esempio possono iscriversi a database legali e normativi, partecipare a forum di settore e coinvolgere esperti legali e normativi. Le organizzazioni devono anche stabilire dei meccanismi per tenere traccia delle modifiche dei requisiti e valutare il loro potenziale impatto sul sistema di gestione. Dovrebbero essere condotti riesami e aggiornamenti regolari per garantire che l'organizzazione rimanga conforme e allineata ai requisiti più recenti.

Infine, occorre comunicare le informazioni rilevanti agli stakeholder per garantire la conformità e promuovere una cultura di consapevolezza per ciò che concerne la salute e la sicurezza. Le organizzazioni devono identificare le parti interessate che devono essere informate su questi requisiti, come i dipendenti, gli appaltatori, i fornitori e i visitatori e stabilire i metodi di comunicazione che possono includere sessioni di formazione, politiche e procedure scritte, siti intranet e aggiornamenti regolari. Le informazioni comunicate devono essere chiare, concise e adattate alle esigenze e ai ruoli di ciascun gruppo di stakeholder. Le organizzazioni devono anche stabilire dei processi per ricevere e affrontare le richieste o le preoccupazioni degli stakeholder relative ai requisiti per la salute e la sicurezza sul lavoro. Seguendo questi passaggi, le organizzazioni possono identificare, accedere e comunicare sistematicamente i requisiti legali e di altro tipo che sono rilevanti per il loro sistema di gestione.

Integrare i requisiti legali e di altro tipo nel sistema di gestione

Una volta identificati e compresi i requisiti legali e di altro tipo, è fondamentale integrarli nel sistema di gestione dell'organizzazione in modo da assicurare che siano applicati, monitorati e riesaminati in modo coerente, consentendo all'organizzazione di mantenere la conformità e di migliorare continuamente le sue prestazioni nell'ambito della salute e della sicurezza.

Le organizzazioni possono partire incorporando i requisiti nelle loro politiche, nelle procedure e nei processi in modo da allineare la documentazione del sistema esistente con i requisiti legali e di altro tipo e sviluppare nuove politiche o procedure, ove necessario.
Ad esempio, se un nuovo requisito legale impone l'uso di specifici dispositivi di protezione individuale (DPI), l'organizzazione deve aggiornare la sua politica e le sue procedure in materia di DPI.

Per mantenere la conformità ai requisiti legali e di altro tipo, infine, le organizzazioni dovranno stabilire processi di monitoraggio e valutazione regolari durante i quali verranno valutate le attività, i prodotti e i servizi dell'organizzazione rispetto ai requisiti identificati, per determinarne la conformità.
La frequenza e l'ambito delle attività di monitoraggio dovranno basarsi sulla natura e sull'importanza dei requisiti, nonché sul profilo di rischio dell'organizzazione. Qualsiasi non conformità o area di miglioramento identificata durante il monitoraggio dovrà essere affrontata tempestivamente attraverso azioni correttive e misure preventive.

Stare al passo con l'evoluzione dei requisiti

Uno dei principali problemi che le organizzazioni devono affrontare è quello di rimanere aggiornati con il panorama in costante evoluzione dei requisiti legali e di altro tipo. Le leggi, i regolamenti e gli standard sono soggetti a cambiamenti e le organizzazioni devono assicurarsi di rimanere conformi ai requisiti più recenti. Per affrontare questa sfida, le organizzazioni dovrebbero stabilire dei processi per monitorare e rivedere regolarmente le fonti di informazione rilevanti. L'iscrizione a newsletter, la partecipazione a seminari e l'incontro con esperti legali possono aiutare le organizzazioni a rimanere informate sui cambiamenti e sul loro potenziale impatto sul sistema di gestione.

Una gestione efficace dei requisiti legali e di altro tipo si basa anche sulla partecipazione attiva e sull'impegno dei dipendenti a tutti i livelli dell'organizzazione. Coinvolgere i dipendenti e promuovere la consapevolezza di questi requisiti può essere impegnativo, soprattutto nelle organizzazioni grandi o complesse. Per superare questa sfida, le organizzazioni dovrebbero sviluppare programmi di comunicazione e formazione mirati, che istruiscano i dipendenti sui requisiti pertinenti e sui loro ruoli e responsabilità nel garantire la conformità.

Sarà importante, infine, collaborare con l'ufficio legale e con quello delle risorse umane, sviluppando meccanismi di comunicazione e condivisione regolare delle informazioni. Si possono formare dei team interfunzionali per facilitare il coordinamento e il processo decisionale sulle questioni della salute e della sicurezza, coinvolgendo gli esperti legali e quelli di risorse umane fin dalle prime fasi del processo di identificazione e interpretazione dei requisiti, per garantire una comprensione e un'applicazione accurate.

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Le domande e le risposte dell'audit sul punto 6.1.3 della ISO 45001

Vediamo, infine, come condurre un audit efficace del punto 6.1.3 della ISO 45001 che dovrebbe verificare che l'organizzazione abbia stabilito un processo sistematico per identificare, accedere, comprendere e applicare i requisiti legali e altri requisiti pertinenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro. L'auditor dovrebbe cercare evidenze di conformità attraverso colloqui, osservazioni e un riesame della documentazione, al fine di valutare l'efficacia del processo e identificare eventuali opportunità di miglioramento. Ecco alcune delle domande che si potrebbero fare e un esempio di risposte che si potrebbero ricevere.

L'organizzazione ha stabilito, implementato e mantenuto un processo per determinare e accedere ai requisiti legali e altri requisiti applicabili in materia di salute e sicurezza sul lavoro?

Possibile risposta: sì. La procedura include la consultazione di fonti autorevoli, come database legislativi, associazioni di categoria e consulenti esterni.

L'organizzazione ha determinato come questi requisiti si applicano all'organizzazione stessa e ai suoi pericoli e rischi per la SSL?

Possibile risposta: abbiamo condotto un'analisi dettagliata per determinare quali requisiti legali e altri requisiti siano rilevanti per le nostre attività e per i nostri prodotti e servizi. I risultati di questa analisi sono stati documentati in un registro dei requisiti legali, che specifica come ciascun requisito si applica ai pericoli e rischi per la SSL identificati.

L'organizzazione tiene conto di questi requisiti nello stabilire, implementare, mantenere e migliorare continuamente il proprio sistema di gestione per la SSL?

Possibile risposta: sì, i requisiti legali e altri requisiti sono stati integrati nel sistema di gestione per la SSL dell'organizzazione. Sono stati considerati nella definizione della politica SSL, degli obiettivi SSL, dei controlli operativi e dei programmi di monitoraggio e misurazione. Inoltre, il registro dei requisiti legali viene riesaminato periodicamente per garantire che il sistema di gestione rimanga conforme nel tempo.

L'organizzazione mantiene informazioni documentate sui propri requisiti legali e altri requisiti e si assicura che siano aggiornate per riflettere eventuali modifiche?

Possibile risposta: l'organizzazione conserva il registro dei requisiti legali come informazione documentata del sistema di gestione SSL. Il registro viene riesaminato e aggiornato almeno una volta all'anno o ogniqualvolta si verifichino modifiche significative nei requisiti applicabili. Le versioni precedenti del registro vengono conservate per un periodo di tempo definito, in conformità con la procedura di controllo delle informazioni documentate dell'organizzazione.

L'organizzazione comunica le informazioni pertinenti sui requisiti legali e altri requisiti alle persone che lavorano sotto il suo controllo e alle altre parti interessate rilevanti?

Possibile risposta: abbiamo stabilito un processo per comunicare i requisiti legali e altri requisiti pertinenti ai lavoratori, ai fornitori, ai visitatori e alle altre parti interessate. Le informazioni vengono comunicate attraverso vari canali, tra cui la formazione, le riunioni, i contratti e la segnaletica. L'organizzazione si assicura che le informazioni siano comprese e applicate in modo appropriato da tutte le persone rilevanti.

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