Cos'è il punto 4.4 della norma ISO 45001?
Il punto 4.4 della norma ISO 45001 richiede alle organizzazioni di stabilire, attuare, mantenere e migliorare continuamente il sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro.
Sistema di gestione per la SSL - Il punto 4.4 della ISO 45001
Il punto 4.4 della ISO 45001 è brevissimo e si dà spesso per scontato ma ci sono parecchie cose da dire sulla sua implementazione
"Il rischio minore è quello che decidiamo di non prenderci"
(Letta su un manifesto per la sicurezza)
Requisiti generali
L'ultima sezione del capitolo 4 della ISO 45001 richiede alle organizzazioni di stabilire, attuare, mantenere e migliorare continuamente il sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro rivedendolo regolarmente. Può apparire un punto estremamente semplice e non attirare quasi la nostra attenzione ma, in realtà, è il punto più completo dell'intero standard, in quanto copre tutti gli altri requisiti.
Le organizzazioni dovrebbero decidere come vogliono soddisfare i requisiti dello standard, compreso il livello di dettaglio e misura in cui:
- stabilire i processi per avere la certezza che siano controllati e portati avanti;
- raggiungere i risultati attesi dal sistema come da previsioni;
- integrare i requisiti del sistema nei suoi vari processi aziendali.
Fattori esterni e interni
È necessario identificare gli elementi esterni e i fattori interni che influenzano le prestazioni della SSL dell'organizzazione e determinare i piani per gestirli lavorando in sinergia con il top management, il responsabile salute e sicurezza, i lavoratori e i rappresentanti dei lavoratori. I risultati di questi incontri potrebbero essere registrati come informazioni documentate anche se non è obbligatorio e avere la forma di verbali di riunione, obiettivi, politiche aziendali e documenti di pianificazione aziendale.
I punti da prendere in considerazione in questi incontri dovrebbero essere:
- identificazione dei fattori esterni/interni tramite analisi SWOT e analisi PESTEL;
- discussione di come ciascun fattore influisca sull'organizzazione;
- identificazione dei rischi relativi a questi fattori;
- preparazione di piani per mitigare i rischi;
- nomina di una persona/dipartimento responsabile per ciascun fattore;
- decisione relativa alla frequenza con cui rivedere i fattori esterni/interni.
Parti interessate
Come abbiamo visto, occorre anche identificare le parti interessate, i loro bisogni e le loro aspettative e determinare quali di questi bisogni e aspettative potrebbero diventare requisiti legali o di altro tipo. Anche in questo caso i risultati di questi incontri potranno essere verbalizzati ma non è obbligatorio.
I punti all'ordine del giorno in queste riunioni dovrebbero essere:
- l'identificazione delle parti interessate;
- la valutazione dei loro bisogni e delle loro aspettative;
- un ragionamento relativamente al fatto che bisogni e aspettative delle parti interessate possano diventare degli obblighi;
- la valutazione dell'impatto di eventuali non conformità sull'organizzazione;
- l'individuazione dei rischi e delle opportunità rilevanti per le esigenze e le aspettative degli stakeholder;
- la nomina di una persona/dipartimento responsabile della gestione delle esigenze e delle aspettative delle parti interessate;
- la decisione relativa alla frequenza con cui riesaminare le parti interessate e i loro bisogni e aspettative.
Campo di applicazione
È necessario, infine, determinare i confini e l'applicabilità del sistema di gestione SSL per stabilirne il campo di applicazione. I risultati di queste riunioni devono essere registrati e questa volta è obbligatorio. I punti all'ordine del giorno da considerare in queste riunioni dovrebbero essere:
- identificare il campo di applicazione del sistema di gestione SSL dell'organizzazione;
- identificare eventuali esclusioni;
- fornire una giustificazione per le esclusioni.
Documentazione necessaria
I documenti per gestire questo capitolo 4 della ISO 45001 sono:
- campo di applicazione del sistema di gestione SSL (obbligatorio);
- elenco dei fattori esterni ed interni (non obbligatorio);
- elenco delle parti interessate e delle loro esigenze e aspettative (non obbligatorio).
Cosa verificano gli auditor
Gli auditor, per quanto riguarda il capitolo 4, controlleranno:
- se sono stati determinati i fattori esterni ed interni;
- come sono stati identificati i problemi esterni e interni;
- se l'organizzazione ha determinato le parti interessate e le loro esigenze e aspettative;
- se sono state identificate le esigenze e aspettative delle parti interessate che possono diventare obblighi legali;
- se è stato determinato il campo di applicazione del sistema di gestione;
- se eventuali esclusioni sono state adeguatamente motivate;
- se il campo di applicazione del sistema è stato mantenuto come informazione documentata.
DOMANDE FREQUENTI - FAQ FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
Perché è importante il punto 4.4?
Sebbene possa apparire semplice, il punto 4.4 è in realtà il più completo dell'intero standard, in quanto copre tutti gli altri requisiti del sistema di gestione SSL.
Quali sono i documenti obbligatori per il capitolo 4?
Il documento obbligatorio è il campo di applicazione del sistema di gestione SSL. Gli elenchi dei fattori esterni/interni e delle parti interessate non sono obbligatori ma consigliati.
Cosa verificano gli auditor sul capitolo 4?
Gli auditor verificano che siano stati determinati i fattori esterni ed interni, le parti interessate e le loro esigenze, il campo di applicazione del sistema e la corretta motivazione di eventuali esclusioni.
Quali analisi sono utili per identificare i fattori esterni e interni?
Le analisi più utilizzate sono l'analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) e l'analisi PESTEL (Political, Economic, Social, Technological, Environmental, Legal).