"Un incidente è solo la punta dell'iceberg, un segnale che sotto la superficie giacciono problemi decisamente più grandi"
(Don Brown)
Una volta che l'organizzazione ha identificato i fattori che possono influenzare il suo sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro (punto 4.1 della ISO 45001 "Comprendere l'organizzazione e il suo contesto"), ne deve definire i confini e l'applicabilità. Il campo di applicazione può includere l'organizzazione nel suo insieme o, in modo specifico, un sito o una funzione dell'organizzazione e dovrebbe includere tutto ciò che è sotto l'influenza e il controllo dell'organizzazione e che può influenzare le sue prestazioni in materia di salute e sicurezza.
In quest'ottica, il punto 4.3 della norma ISO 45001 è uno dei più importanti per una corretta implementazione dello standard e rappresenta una componente strategica per la gestione efficace della salute e sicurezza sul lavoro. Non affrontare adeguatamente questa sezione può portare a lacune nel sistema di gestione, rischi legali e, in ultima analisi, a un ambiente di lavoro meno sicuro.
Perché è importante?
Determinare un campo di applicazione chiaro è un requisito chiave per diverse ragioni:
allineamento: un ambito ben definito assicura che tutti i processi siano allineati con gli obiettivi del sistema di gestione;
risorse: identificare il campo di applicazione permette di allocare le risorse in modo più efficiente, sia dal punto di vista del tempo che degli investimenti finanziari;
conformità legale: la definizione di un ambito preciso aiuta a garantire che l'organizzazione sia in conformità con le leggi e con le regolamentazioni locali e internazionali riguardanti la salute e la sicurezza sul lavoro;
gestione dei rischi: una definizione chiara dell'ambito del SSL permette di identificare, valutare e gestire i rischi associati alla salute e alla sicurezza in maniera più efficace;
impatto sugli stakeholder: un altro aspetto fondamentale è l'impatto sui vari stakeholder. Un ambito ben definito facilita la comunicazione con queste parti e migliora l'implementazione di misure preventive e correttive;
standardizzazione e benchmarking: il punto 4.3 è anche importante per standardizzare le attività e permette di stabilire dei benchmark per la misurazione e il miglioramento continuo della performance nel campo della salute e sicurezza sul lavoro.
Definizione del campo di applicazione
La definizione dell'ambito del SSL è un processo metodico che coinvolge diversi passaggi e considerazioni. Le fasi per la determinazione del campo di applicazione sono:
l'identificazione delle parti interessate;
l'analisi dei processi aziendali e delle attività che potrebbero avere un impatto sulla salute e sulla sicurezza dei lavoratori;
la mappatura delle località fisiche e delle unità operative che rientrano nell'ambito del sistema di gestione per la salute e la sicurezza del lavoro;
la valutazione delle leggi, dei regolamenti e degli altri requisiti applicabili per identificare gli aspetti relativi alla conformità;
una volta raccolte tutte le informazioni, sarà necessario formalizzare quali parti dell'organizzazione e quali attività sono incluse o escluse dall'ambito del SSL.
Indicatori
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI - Key Performance Indicators) sono uno strumento essenziale per valutare l'efficacia del campo di applicazione del sistema di gestione per la salute e sicurezza. Di seguito, alcuni esempi di KPI che potrebbero essere utilizzati:
percentuale di conformità legale: la quantità di requisiti legali soddisfatti rispetto a quelli applicabili;
tasso di incidenti e infortuni: il numero di incidenti o infortuni avvenuti nell'ambito definito;
efficienza operativa: il tempo impiegato per implementare misure correttive;
soddisfazione degli stakeholder: basato su feedback e sondaggi;
copertura dell'ambito: percentuale delle unità operative e dei processi che rientrano nell'ambito del sistema di gestione rispetto al totale;
costo per compliance: costi sostenuti per raggiungere e mantenere la conformità;
ritorno sull'investimento (ROI): analisi dei benefici ottenuti rispetto ai costi sostenuti per l'implementazione del sistema di gestione SSL;
audit e verifiche: numero di audit completati con successo rispetto a quelli pianificati;
formazione e competenza: percentuale di personale formato rispetto a quelli che necessitano di formazione;
analisi delle tendenze: monitoraggio di metriche specifiche nel tempo per identificare trend positivi o negativi.
Attività
Per garantire una gestione efficace del campo di applicazione del sistema di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro secondo la ISO 45001, le organizzazioni devono impegnarsi in una serie di attività ben definite e coordinate. Queste attività non solo assicurano che l'ambito sia ben stabilito, ma facilitano anche il suo continuo aggiornamento e ottimizzazione. Le attività chiave potrebbero includere:
valutazione iniziale: condurre una valutazione approfondita per identificare tutti gli elementi rilevanti che dovrebbero essere inclusi nel campo di applicazione;
coinvolgimento delle parti interessate: consultare tutte le parti interessate pertinenti, dai lavoratori ai fornitori, per assicurarsi che il loro feedback sia integrato nel definire l'ambito;
documentazione: formalizzare il campo di applicazione in un documento ufficiale, che dovrebbe essere facilmente accessibile e distribuito a tutte le parti interessate;
formazione e sensibilizzazione: fornire formazione adeguata a tutti i livelli dell'organizzazione per garantire che il campo di applicazione sia compreso e rispettato;
monitoraggio e revisione: stabilire un sistema regolare di monitoraggio per valutare l'efficacia del campo di applicazione e apportare eventuali modifiche necessarie;
audit interni: condurre audit interni regolari per assicurarsi che l'ambito sia aderente alle normative e agli standard, nonché efficace nel raggiungere gli obiettivi di salute e sicurezza;
comunicazione: mantenere una comunicazione aperta e continua con tutte le parti interessate riguardo a qualsiasi modifica o aggiornamento del campo di applicazione;
valutazione dei rischi: effettuare valutazioni periodiche dei rischi che potrebbero influenzare il campo di applicazione, e adattare di conseguenza;
conformità normativa: assicurare che il campo di applicazione sia costantemente allineato con le leggi e regolamentazioni locali, nazionali e internazionali;
revisione della direzione: programmare revisioni periodiche della direzione per valutare l'adeguatezza e l'efficacia del campo di applicazione.
Informazioni documentate
Mantenere documentazione adeguata è cruciale per il successo di qualsiasi sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro. Una documentazione ben curata non solo facilita la comprensione e l'adozione del sistema da parte di tutti gli stakeholder, ma serve anche come prova di conformità durante gli audit. Ecco i tipi di informazioni documentate che potrebbero essere necessarie:
una mappa dei processi che mostra come la salute e la sicurezza del lavoro si integrano nelle operazioni quotidiane;
una matrice per tenere traccia dei requisiti legali e normativi che influenzano il campo di applicazione del sistema di gestione;
l'organigramma aziendale che illustra le funzioni, i ruoli e le responsabilità all'interno dell'ambito definito;
un registro delle parti interessate;
riferimenti legali e di conformità;
benchmarking e riferimenti del settore;
verbali delle riunioni e delle interazioni con le parti interessate;
piano di implementazione del sistema di gestione SSL;
documenti relativi agli audit;
registrazioni periodiche che tracciano l'efficacia del campo di applicazione.
Di tutti questi documenti, l'unica informazione documentata richiesta dalla norma è l'evidenza finale del campo di applicazione che deve essere resa disponibile anche alle parti interessate.
Cosa si intende per "campo di applicazione" nel contesto della ISO 45001?
Il campo di applicazione del sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro è l'ambito entro il quale l'organizzazione intende applicare i requisiti della norma ISO 45001. Questo può includere specifici siti, dipartimenti o processi all'interno dell'organizzazione.
Perché è importante determinare il campo di applicazione?
Stabilire un campo di applicazione chiaro e appropriato è cruciale per l'efficacia del sistema. Serve a definire i confini e l'adeguatezza del sistema e fornisce una base per l'identificazione dei rischi, degli obiettivi e delle responsabilità.
Chi dovrebbe essere coinvolto nella determinazione del campo di applicazione?
Idealmente, la determinazione del campo di applicazione dovrebbe essere un processo collaborativo che coinvolge la direzione, il personale addetto alla salute e sicurezza, e altre parti interessate, come i fornitori e i clienti.
Come si documenta il campo di applicazione?
Il campo di applicazione deve essere documentato in modo formale e dovrebbe essere reso facilmente accessibile a tutte le parti interessate. Ad esempio potrebbe essere incluso nel manuale della qualità o in un documento separato che è parte integrante del sistema di gestione.
Una volta definito, è possibile modificare il campo di applicazione?
Sì, il campo di applicazione può essere rivisto e modificato in base a cambiamenti nell'organizzazione, ai nuovi rischi che vengono identificati o ai requisiti legali aggiornati. Ogni modifica deve essere documentata e comunicata in modo appropriato.
