"Un incidente è solo la punta dell'iceberg, un segnale che sotto la superficie giacciono problemi decisamente più grandi"
(Don Brown)
Una volta che l'organizzazione ha identificato i fattori che possono influenzare il suo sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro (punto 4.1 della ISO 45001 "Comprendere l'organizzazione e il suo contesto"), ne deve definire i confini e l’applicabilità.
Il campo di applicazione può includere l'organizzazione nel suo insieme o, in modo specifico,
un sito o una funzione dell’organizzazione e dovrebbe includere tutto ciò che è sotto l’influenza e il controllo dell’organizzazione e che può influenzare
le sue prestazioni in materia di salute e sicurezza.
In quest'ottica, il punto 4.3 della norma ISO 45001 è uno dei più importanti per una corretta implementazione dello standard e rappresenta una componente strategica per la gestione efficace della salute e sicurezza sul lavoro. Non affrontare adeguatamente questa sezione può portare a lacune nel sistema di gestione, rischi legali e, in ultima analisi, a un ambiente di lavoro meno sicuro.
Determinare un campo di applicazione chiaro è un requisito chiave per diverse ragioni:
- allineamento: un ambito ben definito assicura che tutti i processi siano allineati con gli obiettivi del sistema di gestione;
- risorse: identificare il campo di applicazione permette di allocare le risorse in modo più efficiente, sia dal punto di vista del tempo che degli investimenti finanziari;
- conformità legale: la definizione di un ambito preciso aiuta a garantire che l'organizzazione sia in conformità con le leggi e con le regolamentazioni locali e internazionali riguardanti la salute e la sicurezza sul lavoro;
- gestione dei rischi: una definizione chiara dell'ambito del SSL permette di identificare, valutare e gestire i rischi associati alla salute e alla sicurezza in maniera più efficace;
- impatto sugli stakeholder: un'altro aspetto fondamentale è l'impatto sui vari stakeholder. Un ambito ben definito facilita la comunicazione con queste parti e migliora l'implementazione di misure preventive e correttive;
- standardizzazione e benchmarking: il punto 4.3 è anche importante per standardizzare le attività e permette di stabilire dei benchmark per la misurazione e il miglioramento continuo della performance nel campo della salute e sicurezza sul lavoro
Definizione del campo di applicazione
La definizione dell'ambito del SSL è un processo metodico che coinvolge diversi passaggi e considerazioni. Le fasi per la determinazione del campo di applicazione sono:
- l'identificazione delle parti interessate;
- l'analisi dei processi aziendali e delle attività che potrebbero avere un impatto sulla salute e sulla sicurezza dei lavoratori;
- la mappatura delle località fisiche e delle unità operative che rientrano nell'ambito del sistema di gestione per la salute e la sicurezza del lavoro;
- la valutazione delle leggi, dei regolamenti e degli altri requisiti applicabili per identificare gli aspetti relativi alla conformità;
- una volta raccolte tutte le informazioni, sarà necessario formalizzare quali parti dell'organizzazione e quali attività sono incluse o escluse dall'ambito del SSL
Indicatori
Per capire se il campo di applicazione definito è effettivamente efficace, è necessario stabilire degli indicatori (KPI) che possono includere, ad esempio, il numero di incidenti sul lavoro, i giorni persi per malattia o altre misure correlate alla salute e alla sicurezza, il numero di non conformità identificate durante gli audit o le sanzioni legali subite.
I rischi di non definire un campo di applicazione ben circoscritto
La mancata definizione di un campo di applicazione del sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro può comportare una serie di rischi significativi per un'organizzazione:
- rischi operativi
- inefficienza: l'assenza di un ambito ben definito può portare a disallineamenti nei processi operativi, con conseguente spreco di risorse e inefficienze
- non conformità: senza un campo d'applicazione chiaro, le probabilità di errori e deviazioni dai protocolli di sicurezza aumentano
- rischi legali e rischi legati alla conformità
- violazioni normative: l'incertezza nell'ambito del sistema SSL può portare all'inosservanza di leggi e regolamenti, esponendo l'organizzazione a sanzioni legali;
- rischio di audit negativi: un campo d'applicazione non ben definito è un fattore di rischio durante gli audit, sia interni che esterni, che possono evidenziare mancanze gravi;
- rischi finanziari
- costi non pianificati: la mancata definizione di un campo d'applicazione può comportare costi aggiuntivi per rimediare alle lacune e alle inefficienze;
- perdita di clienti: la mancanza di conformità e le inefficienze operative possono portare a una perdita di fiducia da parte dei clienti o delle parti interessate, con un potenziale impatto sui guadagni;
- rischi per la salute e la sicurezza
- incidenti sul lavoro: senza un ambito ben circoscritto, non è possibile gestire efficacemente i rischi per la salute e la sicurezza e la probabilità di incidenti aumenta;
- livello di benessere basso: la mancata inclusione di specifiche aree o attività nel campo di applicazione può portare a condizioni di lavoro non ottimali e a un calo del benessere dei lavoratori
- rischi legati alla reputazione aziendale
- danno d'immagine: non conformità e incidenti legati alla salute e sicurezza possono avere un impatto negativo sulla reputazione dell'organizzazione;
- perdita delle certificazioni: l'inadeguatezza del campo di applicazione del SSL può portare alla revoca delle certificazioni come, ad esempio, della ISO 45001, danneggiando la reputazione e le opportunità di business
Come procedere operativamente
I passaggi chiave per stabilire un campo di applicazione efficace e in linea con la norma ISO 45001 sono:
- raccolta dati sulle attività, i processi e i posti fisici;
- identificazione degli stakeholder che potrebbero essere influenzati dal sistema di gestione SSL;
- identificazione dei rischi mediante metodologie come l'FMEA (Failure Modes and Effects Analysis);
- analisi delle opportunità di miglioramento in termini di salute e sicurezza;
- aggiornamento del panorama delle leggi e dei regolamenti applicabili in materia di salute e sicurezza;
- un confronto delle proprie pratiche con gli standard del settore e con le linee guida internazionali;
- preparazione di un documento preliminare che descrive il campo di applicazione proposto;
- revisione del campo di applicazione da parte di un team interno per validare l'approccio;
- coinvolgimento degli stakeholder per ottenere feedback e un'approvazione del campo di applicazione definito;
- apportare eventuali modifiche in base ai feedback ricevuti;
- redigere la versione finale del documento che descrive il campo di applicazione;
- comunicare il campo di applicazione a tutte le parti interessate attraverso i canali appropriati;
- fornire formazione ai membri del team coinvolti nell'implementazione e nella manutenzione del sistema di gestione SSL;
- creare un piano dettagliato per l'implementazione del sistema all'interno del campo di applicazione definito;
- assegnazione delle risorse necessarie per l'implementazione, incluso il personale, i tempi e il budget;
- pianificazione degli audit interni per valutare l'efficacia del lavoro svolto;
- utilizzo di indicatori per monitorare il buon esito dell'implementazione;
- analisi dei dati raccolti attraverso gli indicatori e gli audit;
- sviluppare piani per affrontare eventuali lacune o aree di miglioramento
Coinvolgimento delle parti interessate
La definizione del campo di applicazione è un processo che richiede il coinvolgimento attivo delle parti interessate. La prima cosa da fare è identificare questi stakeholder: dipendenti (il personale a tutti i livelli, compresi i lavoratori temporanei e i subappaltatori), il management (i vertici aziendali e i responsabili delle varie funzioni), i fornitori (aziende che forniscono materie prime o servizi), i clienti (coloro che beneficiano dei prodotti o dei servizi dell'organizzazione), gli enti regolatori (autorità di vigilanza e certificazione), la comunità locale (residenti locali e altre organizzazioni nella zona geografica di riferimento), ecc.
Per coinvolgere tutte queste persone si possono progettare questionari e sondaggi utili a raccogliere opinioni e feedback oppure organizzare riunioni e focus group su temi specifici relativi al campo di applicazione del sistema di gestione SSL.
Per un coinvolgimento davvero efficace, occorrerà mantenere un flusso di comunicazione aperto su come e perché certe decisioni vengono prese, assicurarsi che tutti i gruppi di stakeholder siano rappresentati e abbiano l'opportunità di esprimersi e creare tutti i meccanismi necessari per ricevere e agire sui feedback.
Il coinvolgimento delle parti interessate è un processo continuo e dovrebbe essere riesaminato e adattato periodicamente.
Coinvolgere efficacemente gli stakeholder nel processo di definizione del campo di applicazione, infatti, è essenziale per garantire che il sistema SSL sia allineato con le aspettative, i requisiti e le esigenze di tutti. Questo non solo migliora la conformità alla norma ISO 45001, ma contribuisce anche a costruire un sistema più robusto e resiliente.
Documentazione
I documenti che potrebbero essere utili per implementare i requisiti di questo punto della norma sono:
- la politica per la salute e la sicurezza che dovrà essere allineata con il campo di applicazione definito e che conterrà la definizione degli obiettivi generali relativi a salute e sicurezza e l'impegno della Direzione;
- una matrice per tenere traccia dei requisiti legali e normativi che influenzano il campo di applicazione del sistema di gestione;
- l'organigramma aziendale che illustra le funzioni, i ruoli e le responsabilità all'interno dell'ambito definito;
- un registro delle parti interessate;
- riferimenti legali e di conformità;
- benchmarking e riferimenti del settore;
- verbali delle riunioni e delle interazioni con le parti interessate;
- piano di implementazione
del sistema di gestione SSL;
- documenti relativi agli audit;
- registrazioni periodiche che tracciano l'efficacia del campo di applicazione
Di tutti questi documenti, l'unica informazione documentata richiesta dalla norma è l'evidenza finale del campo di applicazione che deve essere resa disponibile anche alle parti interessate.
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DOMANDE FREQUENTI - FAQ FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
Cosa si intende per "campo di applicazione" nel contesto della ISO 45001?
Il campo di applicazione del sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro è l'ambito entro il quale l'organizzazione intende applicare i requisiti della norma ISO 45001. Questo può includere specifici siti, dipartimenti o processi all'interno dell'organizzazione.
Perché è importante determinare il campo di applicazione?
Stabilire un campo di applicazione chiaro e appropriato è cruciale per l'efficacia del sistema. Serve a definire i confini e l'adeguatezza del sistema e fornisce una base per l'identificazione dei rischi, degli obiettivi e delle responsabilità.
Chi dovrebbe essere coinvolto nella determinazione del campo di applicazione?
Idealmente, la determinazione del campo di applicazione dovrebbe essere un processo collaborativo che coinvolge la direzione, il personale addetto alla salute e sicurezza, e altre parti interessate, come i fornitori e i clienti.
Come si documenta il campo di applicazione?
Il campo di applicazione deve essere documentato in modo formale e dovrebbe essere reso facilmente accessibile a tutte le parti interessate. Ad esempio potrebbe essere incluso nel manuale della qualità o in un documento separato che è parte integrante del sistema di gestione.
Una volta definito, è possibile modificare il campo di applicazione?
Sì, il campo di applicazione può essere rivisto e modificato in base a cambiamenti nell'organizzazione, ai nuovi rischi che vengono identificati o ai requisiti legali aggiornati. Ogni modifica deve essere documentata e comunicata in modo appropriato.
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