RUOLI, RESPONSABILITA' E AUTORITA' NELLA ISO 45001
Il punto 5.3 della ISO 45001
Il punto 5.3 della norma ISO 45001, "Ruoli, responsabilità e autorità nell'organizzazione", riguarda l'assegnazione chiara e la comunicazione delle responsabilità e delle autorità all'interno di un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.
L'organizzazione dovrebbe assicurarsi che i ruoli, le responsabilità e le autorità siano assegnati, comunicati e compresi all'interno dell'organizzazione. Questo passaggio è fondamentale per garantire che il sistema di gestione funzioni efficacemente e raggiunga gli obiettivi prefissati. Ricordate che delegare le responsabilità ai lavoratori conferisce loro un senso di appartenenza e aumenta la loro efficacia all'interno del sistema. Più chiaramente la direzione aziendale definisce i ruoli e le responsabilità, più i lavoratori saranno in grado di raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione in tema di salute e sicurezza. Uno degli strumenti efficaci che possono essere utilizzati dalla direzione per definire ruoli, responsabilità e autorità è la matrice di assegnazione delle responsabilità, conosciuta anche come matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). La matrice RACI definisce quanto segue:
- la persona che è responsabile per l'esecuzione del lavoro
- la persona che è responsabile per l'approvazione del compito, sia che si tratti di firmarlo, delegare la responsabilità o approvarlo una volta che il compito è completato
- la persona che dovrebbe essere consultata prima che il lavoro possa essere eseguito
- la persona che dovrebbe essere tenuta informata e aggiornata sullo stato di avanzamento del compito
Eccovi un esempio:
| Posizione | Responsabilità |
|---|---|
| Direttore Generale |
|
| Responsabile Salute e Sicurezza |
|
| Responsabili delle diverse aree aziendali |
|
| Lavoratori |
|
| Matrice di responsabilità | Direzione | Respons. Salute e Sicurezza |
Respons. dipartimento | Lavoratore |
|---|---|---|---|---|
| Approvare politica e obiettivi | R | A | C/I | C/I |
| Definire una procedura per audit interno salute e sicurezza | A | R | C/I | C/I |
| Segnalare preoccupazioni, infortuni e quasi incidenti | I | C | I | R |
| Organizzare esercitazioni di emergenza | C | R | I | I |
| Segnalare una non conformità | A | A | R | R |
| Approvare o modificare la procedura | A | R | A | I |
| Attuare azioni correttive | A | R | R | C/I |
R — Responsabile, A — Responsabile approvazione, C — Consultato, I — Informato
Ecco alcune azioni che l'organizzazione può intraprendere per soddisfare questo requisito:
- identificare e documentare specifici ruoli all'interno del sistema di gestione, assicurandosi che ognuno sia ben definito in termini di aspettative e responsabilità
- collegare ogni ruolo a responsabilità specifiche, assicurandosi che ogni membro del personale sappia cosa ci si aspetta da lui in termini di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro
- assicurarsi che le persone che occupano ruoli chiave abbiano l'autorità necessaria per prendere decisioni, gestire le risorse e dirigere le attività in linea con le politiche e gli obiettivi di salute e sicurezza dell'organizzazione
- documentare e rendere accessibili le politiche e le procedure a tutti i livelli dell'organizzazione, in modo che tutti i membri del personale siano consapevoli delle loro responsabilità
- stabilire canali di comunicazione chiari e aperti per garantire che le informazioni riguardanti ruoli, responsabilità e autorità siano prontamente trasmesse e ricevute
- implementare programmi di formazione e sensibilizzazione per assicurarsi che tutti i membri del personale comprendano i loro ruoli e le responsabilità all'interno del sistema di gestione
- inserire meccanismi di feedback per valutare se ruoli, responsabilità e autorità sono chiaramente compresi e adeguatamente eseguiti all'interno dell'organizzazione
- effettuare riesami periodici dei ruoli, delle responsabilità e delle autorità per garantire che rimangano pertinenti ed efficaci man mano che l'organizzazione si evolve e cambia
- riconoscere e supportare i membri del personale nel loro ruolo all'interno del sistema di gestione, fornendo il supporto necessario, come la formazione e le risorse, per assicurarsi che possano svolgere efficacemente le loro responsabilità
L'organizzazione dovrebbe garantire un coinvolgimento attivo e significativo delle persone con ruoli rilevanti nel processo decisionale riguardante il sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro. Questo coinvolgimento è molto importante per assicurare che il sistema di gestione sia efficace, pertinente e aggiornato rispetto alle esigenze dell'organizzazione e del suo personale.
Ecco alcune strategie e pratiche che possono favorire questo coinvolgimento:
- mappatura delle parti interessate: identificare tutte le parti interessate rilevanti all'interno e all'esterno dell'organizzazione che hanno un impatto o sono influenzate dal sistema di gestione come i dipendenti, i dirigenti, i fornitori, i clienti e gli enti che regolamentano il settore
- valutazione dei ruoli: comprendere il ruolo, l'influenza e l'impatto di ciascuna parte interessata sul sistema di gestione, assicurandosi che le loro opinioni e competenze siano considerate nei processi decisionali
- creazione di strutture per coinvolgere le parti interessate: istituire comitati o gruppi di lavoro che includano rappresentanti di vari livelli dell'organizzazione per discutere e prendere decisioni relative alla salute e alla sicurezza sul lavoro
- rappresentanti dei lavoratori: assicurarsi che i lavoratori siano rappresentati in modo adeguato e che i loro rappresentanti abbiano l'opportunità di partecipare attivamente al processo decisionale
- processi decisionali inclusivi e trasparenti: organizzare incontri regolari, sessioni di brainstorming e altro per permettere alle parti interessate di esprimere le loro opinioni, condividere le loro esperienze e contribuire alle decisioni
- comunicazione aperta: mantenere canali di comunicazione aperti e trasparenti, assicurandosi che le informazioni riguardanti il sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro siano condivise in modo tempestivo e che il feedback sia accolto e preso nella giusta considerazione
- formazione: fornire una formazione adeguata per garantire che le persone con ruoli rilevanti abbiano le conoscenze e le competenze necessarie per partecipare efficacemente al processo decisionale
- empowerment: assicurarsi che le persone con ruoli rilevanti abbiano l'autorità e le risorse necessarie per influenzare le decisioni e attuare i cambiamenti
- valutazione dell'impatto: valutare l'impatto delle decisioni prese e assicurarsi che le azioni risultanti siano monitorate per efficacia e adeguatezza
- feedback continuo: implementare meccanismi di feedback per raccogliere e valutare le opinioni delle parti interessate riguardo all'efficacia dei processi decisionali
Le domande da fare in un audit sul punto 5.3 della ISO 45001
Per una checklist di audit focalizzata sul punto 5.3 della ISO 45001, bisogna includere domande che assicurino una comprensione e una verifica completa della definizione, comunicazione e attuazione dei ruoli e delle responsabilità in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Ecco alcune domande che potrebbero essere rivolte alle persone che gestiscono i processi relativi alla SSL:
- Sono stati definiti e documentati chiaramente i ruoli, le responsabilità e le autorità per il sistema di gestione?
- Come vengono comunicati i ruoli e le responsabilità all'interno dell'organizzazione?
- Il personale è consapevole delle proprie responsabilità specifiche in materia di salute e sicurezza?
- Le risorse necessarie (come il personale, la formazione, la tecnologia, ecc.) sono disponibili per sostenere i ruoli e le responsabilità del sistema di gestione?
- Come viene determinata la competenza richiesta per il personale con specifiche responsabilità?
- Viene fornita una formazione adeguata per supportare il personale nel soddisfare le proprie responsabilità?
- Esistono meccanismi per valutare se i ruoli e le responsabilità sono compresi e attuati efficacemente?
- La documentazione supporta l'assegnazione e la comunicazione dei ruoli e delle responsabilità?
- Sono mantenute e aggiornate apposite informazioni documentate che dimostrino la conformità con i ruoli e le responsabilità in tema di salute e sicurezza?
- Chi sono i responsabili del mantenimento e della revisione dei ruoli e delle responsabilità?
- Con quale frequenza vengono rivisti e aggiornati questi ruoli e responsabilità?
- Esiste un processo per raccogliere e agire in base al feedback del personale riguardo all'efficacia dei ruoli e delle responsabilità?
- Come viene comunicato il feedback alla direzione e come viene incorporato nel miglioramento continuo del sistema di gestione?
Le informazioni documentate per il punto 5.3 della ISO 45001
Per adempiere ai requisiti del punto 5.3 della ISO 45001, è fondamentale preparare, mantenere e aggiornare adeguatamente le informazioni documentate per dimostrare la conformità a questo paragrafo della norma.
Occorre avere una descrizione dei ruoli e delle responsabilità, cioè dei documenti che delineino chiaramente i ruoli specifici, le responsabilità e le autorità di ciascun membro del personale, in particolare per coloro che hanno ruoli chiave nel sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro. Prestate attenzione anche al fatto che i ruoli e le responsabilità relative al sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro potrebbero essere specificati anche nelle procedure.
Volendo, sarebbe utile anche un organigramma aggiornato che mostri la struttura dell'organizzazione, inclusi i ruoli relativi alla salute e alla sicurezza sul lavoro e le relazioni gerarchiche.
Sono importanti anche i registri relativi alla formazione e allo sviluppo di competenze, documenti che dimostrano che il personale con responsabilità specifiche in materia di SSL ha ricevuto una formazione adeguata e possiede le competenze necessarie per svolgere i propri compiti.
Fondamentali saranno anche le registrazioni delle comunicazioni effettuate all'interno dell'organizzazione riguardo ai ruoli e alle responsabilità, inclusi avvisi, riunioni e briefing. Includete anche i documenti che mostrano come le responsabilità sono monitorate, valutate e aggiornate, inclusi piani di azione per affrontare le aree di miglioramento.
Conclusione
Assegnando ruoli, responsabilità e autorità appropriati ai lavoratori, la direzione dovrebbe garantire che:
- il sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro sia implementato e mantenuto efficacemente
- le prestazioni del sistema e le opportunità di miglioramento siano riportate al top management
- siano promosse condizioni di lavoro sicure e salutari per la prevenzione degli infortuni sul lavoro e delle malattie professionali
- la gestione del cambiamento del sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro sia efficace
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