"La fiducia è costruita con coerenza"
(Lincoln Chafee)
Uno degli elementi più importanti della norma ISO 45001 è il punto 4.2 "Comprendere le esigenze e le aspettative dei lavoratori e di altre parti interessate", che riguarda l'individuazione degli stakeholder e la comprensione dei loro bisogni e delle loro aspettative. Questo requisito della norma richiede alle organizzazioni di identificare le parti interessate rilevanti e di comprendere i loro bisogni e aspettative.
Facciamo un passo indietro: che cos'è una parte interessata? Le parti interessate sono quegli individui, gruppi di persone o enti che sono interessati dalle attività di un'organizzazione o le cui attività potrebbero influenzare l'azienda. Ma non solo. Anche chi percepisce di essere influenzato da un'organizzazione entra a pieno diritto negli stakeholder. Tutte queste parti interessate possono rappresentare un rischio significativo per la salute e la sicurezza di un'organizzazione o possono essere influenzate negativamente da un'azienda non attenta alle loro esigenze e aspettative. Chi può influenzare o venire influenzato da una decisione dell'organizzazione in ambito sicurezza, oppure da un cambiamento o da una nuova attività, o da un prodotto, ecc. va individuato e analizzato. Assicuratevi di esplorare il contesto interno e quello esterno in cui operate, come richiede il punto 4.1
Ogni organizzazione ha un insieme unico di parti interessate. Oltre a quelle che abbiamo già visto, aggiungiamo:
e le esigenze e
le aspettative di tutti questi stakeholder cambiano e si sviluppano nel tempo. Pertanto, le organizzazioni dovrebbero
disporre di un sistema che, su base continua, sia in grado di determinare nuove parti interessate o nuove esigenze di quelle già esistenti.
Fare questa analisi, aiuterà le organizzazioni a considerare a quali
requisiti relativi alla salute e alla sicurezza devono aderire per soddisfare le esigenze delle
parti interessate dalle loro attività.
Chi ha già esperienza di un'altra norma, la ISO 9001, sa che il punto 4.2 in quello standard è identificato da un titolo leggermente diverso, "Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate"; nella ISO 45001, invece, si riconosce già nel titolo del paragrafo quella che è la parte più interessata dalle politiche della salute e della sicurezza di un'organizzazione: i suoi lavoratori. Per soddisfare le esigenze e le aspettative dei collaboratori, le aziende dovrebbero fornire condizioni e processi di lavoro sicuri ed eliminare i potenziali
pericoli, ridurre i rischi e affrontare tutte le altre questioni relative alla salute e alla sicurezza che riguardano i dipendenti.
Operativamente, la ISO 45001 richiede di consultare i propri lavoratori per determinare le loro esigenze e le aspettative rilevanti. Se non potete dimostrare di aver condotto questo processo consultando i lavoratori, siete a rischio di non conformità. Se è vero, infatti, che non è necessario disporre di un processo documentato per questa attività o di informazioni documentate che dimostrino che è stata condotta un'analisi delle parti interessate e delle loro esigenze, è anche vero che conservare queste evidenze può essere estremamente vantaggioso perché vi aiutano a fornire prove oggettive del lavoro che avete fatto.
Le parti interessate di un'organizzazione, come abbiamo visto, non si esauriscono, però, con i lavoratori perché, ad esempio, gli organismi di regolamentazione hanno la responsabilità di garantire l’applicazione delle norme di salute e sicurezza, i fornitori forniscono prodotti che potrebbero avere gravi implicazioni in questo ambito, i clienti, acquistano prodotti che potrebbero danneggiare la loro salute, mentre la comunità in cui opera un'organizzazione potrebbe essere influenzata negativamente dalle sue attività in qureto settore. Per tutti questi motivi, bisogna fare un'analisi attenta. Seguiteci su LinkedIn perché, nei prossimi giorni, vi proporremo un simpatico esercizio da fare con i colleghi o in aula proprio per capire meglio le esigenze delle parti interessate.
Una volta stabilite quali sono gli stakeholder, si è tenuti a tenere in considerazione solo quelli che sono rilevanti per il proprio sistema di gestione per la salute e la sicurezza. Subito dopo si determineranno quali di questi costituiscono requisiti legali e quali sono da soddisfare volontariamente perché, ad esempio, ci si vuole certificare ISO 45001.
Il lavoro del punto 4.2 della ISO 45001 non finisce con l'identificazione delle parti interessate perché le loro esigenze e le aspettative possono cambiare nel tempo e, come abbiamo visto, potrebbero anche aggiungersi nuovi stakeholder. Pertanto, le organizzazioni dovrebbero monitorare e rivedere periodicamente le informazioni relative agli stakeholder e applicare al sistema di gestione le modifiche necessarie. I risultati di tutto questo lavoro ci serviranno, più avanti, per procedere con la pianificazione del sistema di gestione per la salute e la sicurezza dei lavoratori.
Per mappare e mantenere aggiornate le parti interessate e i loro sisogni potete usare una semplice tabella che sia ben strutturata e facilmente consultabile. Questo strumento può essere particolarmente utile durante la fase di pianificazione e implementazione del sistema di gestione della sicurezza e della salute sul lavoro (SSL).
La tabella può essere strutturata in modo da includere le seguenti colonne:
categoria delle parti Interessate, eventualmente un'altra con degli esempi specifici, una colonna per i bisogni e un'altra per le aspettative. Infine avremo le ultime due colonne: quella con le priorità e quella che riporterà le azioni corrispondenti.
Categorie parti interessata |
Bisogni | Aspettative | Priorità | Azioni |
|---|---|---|---|---|
Questa colonna identifica la categoria generale della parte interessata (ad esempio, dipendenti, fornitori, autorità di regolamentazione, ecc.). Può essere affiancata, volendo, da un'ulteriore colonna che fornisca esempi specifici all'interno di ogni categoria (ad esempio: operai, manager, ecc.) |
Questa colonna elenca i bisogni principali di ciascuna parte interessata. | Questa colonna elenca le aspettative che ciascuna parte interessata potrebbe avere. | Questa colonna valuta l'importanza di ciascuna parte interessata, che può essere alta, media o bassa. | Questa colonna suggerisce azioni specifiche che l'organizzazione può intraprendere per soddisfare i bisogni e le aspettative di ciascuna parte interessata. |
Concludendo, possiamo dire che il punto 4.2 della ISO 45001 è cruciale per almeno tre diversi motivi:
(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).
"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)
"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)
(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)
Garantire che l'organizzazione identifichi e comprenda i bisogni e le aspettative delle parti interessate. Questo è fondamentale per l'efficacia del sistema di gestione della sicurezza e della salute sul lavoro..
Le parti interessate possono essere identificate attraverso una serie di metodi, tra cui analisi di mercato, interviste e sondaggi. È importante considerare sia le parti interessate interne (ad es. dipendenti) che quelle esterne (ad es. fornitori, clienti).
I metodi più comuni includono sondaggi, interviste e focus group. Alcune organizzazioni utilizzano anche strumenti analitici per raccogliere e analizzare i dati.
Sì, un audit interno è generalmente raccomandato per verificare l'efficacia dell'implementazione del punto 4.2 e per identificare eventuali aree di miglioramento.
Le non conformità vengono generalmente gestite attraverso un processo di implementazione di un'azione correttiva. È importante documentare tutte le fasi del processo.
Le best practice includono la formazione continua del personale, l'uso di strumenti analitici per la raccolta di dati e la realizzazione di audit interni regolari.
Il punto 4.2 è strettamente collegato ad altri paragrafi della norma come, ad esempio, il 4.1 "Comprendere l'organizzazione e il suo contesto" e il capitolo 6 relativo alla pianificazione. Una comprensione approfondita dei questo punto può migliorare l'efficacia dell'intero sistema di gestione della SSL.