I consigli per il Responsabile Qualità

I consigli di QualitiAmo per i professionisti della Qualità?

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In questa pagina riuniremo, a partire da questa settimana, tutti i consigli dedicati ai professionisti della Qualità e distribuiti con le nostre newsletter per certificarsi ISO 9001:

consiglio n° 84 Parliamo di risk management.
Per avere subito un'idea della gravità dei rischi individuati, una volta che li avrete disposti in una tabella, marcateli con colori diversi: il verde indicherà rischi minori, il giallo rischi abbastanza importanti e il rosso, infine, rischi molto alti ai quali prestare particolare attenzione.
consiglio n° 83 Riflettiamo insieme sui dati relativi alle non conformità riscontrate e alle cause che le hanno scatenate. Come tenete traccia di queste cause? La pratica migliore sarebbe quella di rappresentarle su un diagramma (ad esempio un diagramma a barre) per tenere monitorato il trend delle cause che provocano non conformità e sapere, così, esattamente dove intervenire con azioni "ad hoc".
consiglio n° 82
il principale bisogno sociale di ogni persona è quello di sentirsi coinvolta e speciale.
Pensate alle grandi organizzazioni che si sono rese speciali, nel tempo, proprio grazie all'applicazione di questo semplicissimo principio. Se una persona si sente parte di qualcosa farà di tutto per difendere questo qualcosa e si sentirà orgogliosa di farlo.
consiglio n° 81
il consiglio che proviamo a darvi questa settimana può sembrare strano ma va compreso con lo spirito giusto.
Cerca di cogliere i conflitti inespressi che esistono all'interno della vostra organizzazione e fate in modo che vengano in superficie.
Ovviamente non vi stiamo dicendo di facilitare un clima conflittuale ma, al contrario, di far emergere chiaramente i conflitti latenti che impediscono alle persone di collaborare per cercare di risolverli alla luce del sole.
Fare chiarezza, spesso, aiuta a ridimensionare il problema e a sconfiggerlo.
consiglio n° 80
come sapete la nuova ISO 9004 è indirizzata verso un'idea di sostenibilità che, col tempo, potrebbe diventare una delle idee alla base dei requisiti futuri anche dell'ISO 9001.
Già adesso, in ogni caso, la sostenibilità dovrebbe entrare a pieno diritto nelle nostre organizzazioni per iniziare a ragionare anche sul futuro oltre che sul presente.
L'impatto sull'ambiente e sulla comunità, l'etica, la responsabilità sociale, la capacità di innovare pensando a domani stanno diventando ogni giorno di più argomenti che attirano l'attenzione dei clienti.
Iniziate a raccogliere informazioni sui vostri punti forti in un'ottica di sostenibilità (estendete la vostra analisi anche ai fornitori) e sviluppate i settori dove vi sentite carenti. Il testo della ISO 9004 può darvi una mano in questo importante lavoro.
Anche questo significa lavorare in Qualità: soddisfare i bisogni dei nostri clienti, sia quelli esplicitati, sia quelli non espressi a parole.
consiglio n° 79
prima di avviare un progetto della Qualità all'interno di un'organizzazione o prima di lanciare un progetto pilota o, ancora, per fare il punto della situazione è importante creare un modello che aiuti il management a comprendere meglio quali iniziative possono essere supportate e quali, invece, necessitano di ulteriori risorse.
I parametri da tenere ben presenti per fare questo tipo di lavoro sono:
- le risorse (umane, economiche, di tempo, ecc.)
- i processi
- le priorità
Spiegate in maniera pratica e con una grafica chiara quale tipologia di organizzazione e di struttura occorrono per supportare i cambiamenti che vi sono stati richiesti e verificate di essere in grado di supportarli in maniera efficace ed efficiente.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO: "La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)
"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

consiglio n° 78
a volte ci si chiede quale possa essere il miglior consiglio da dare a chi muove i primi passi nel mondo della Qualità come professionista (e anche, perché no, a coloro che ci lavorano da molti anni).
Ci abbiamo pensato e questo è quello che ne abbiamo ricavato e che è diventato il nostro consiglio per questa settimana:
cercate di fare sempre meglio degli altri e di mettere in pratica per primi le cose che chiedete ai vostri colleghi. Solo in questo modo li coinvolgerete in ciò che faranno e rappresenterete per loro un esempio da seguire.
Lavorando in questo modo, inoltre, farete in modo che i vostri clienti o utenti abbiano un'esperienza straordinaria nel rapporto con la vostra organizzazione.
Stupiteli! E' più facile di ciò che pensiate!
consiglio n° 77
il nostro lavoro come professionisti della Qualità è quello di riuscire a convincere le persone a lavorare in un certo modo. Farlo non è affatto facile ma si può iniziare seguendo due strade da portare avanti contemporaneamente:
catturare le menti dei nostri colleghi (strategia, condivisione degli obiettivi aziendali, risultati)
catturare i cuori (passione, senso di appartenenza, stima)
consiglio n° 76
come può essere di ausilio ai propri colleghi il responsabile qualità?
Tra le altre cose, aiutando le persone nel fare pratica con lo strumento del feedback e supportandole ad affiancare il loro giudizio sull'operato quotidiano a quello che essere ricevono quotidianamente dai colleghi e dai diretti responsabili.
consiglio n° 75
Cambiate le abitudini che non vi piacciono e che non giovano al vostro lavoro attraverso 5 semplici passi:
1) convincetevi che potete davvero cambiare
2) siate positivi
3) accettate le difficoltà
4) non distraetevi
5) standardizzate
Convincetevi che potete cambiare o non ci riuscirete mai e ricordatevi che sta solo a voi riuscirci davvero. Nessuno farà questo lavoro al posto vostro.
Per cambiare occorre essere pazienti perché i cambiamenti positivi e duraturi non si costruiscono dall'oggi al domani ma con un cambiamento costante.
Accettate tutte le difficoltà legate al cambiamento. Cambiare non è né facile né intuitivo. Attendetevi difficoltà che nei vostri piani non avevate nemmeno previsto e non lasciatevi scoraggiare.
Non distraetevi dal vostro obiettivo. Ci saranno sempre altre cose importanti da fare ma nulla deve distogliervi dall'obiettivo finale.
Infine, una volta che avrete ottenuto tutto ciò che volete, non cantate vittoria perché le vecchie abitudini fanno molto in fretta a riaffacciarsi. Dovrete standardizzare i vostri comportamenti, è il solo modo per assicurarvi di non tornare indietro.
consiglio n° 74
Quando avviate un processo per prendere una decisione, assicuratevi che la varietà di stakeholder (portatori di interesse) coinvolti nel lavoro sia proporzionale all'importanza della decisione da prendere.
E' inutile coinvolgere troppe persone per prendere una decisione che avrà un piccolo impatto nella vita dell'organizzazione. Cercate, piuttosto, di individuare i giusti stakeholder, cioè le persone che nutrono un qualche interesse, diretto o indiretto, nei confronti di quella decisione e ampliate questa rosa di risorse umane quando la decisione da prendere sarà più importante.
consiglio n° 73
Il nostro consiglio della settimana si allinea alla gestione della crisi che sta colpendo duramente il nostro Paese. Eccolo!
Per avere successo in un contesto nuovo, staccatevi da ciò che avete sempre fatto in passato.
Quando tutto ciò che sta intorno a voi cambia, anche voi dovete cambiare. Non potete fare altrimenti.
Se fino a ieri avete considerato le vostre performance come "eccellenti", non riposate sugli allori ma iniziate OGGI a migliorarle. Se, invece, il vostro modo di operare è lontano dall'eccellenza, questo è il momento giusto per innalzarne gli standard perché solo i migliori avranno la possibilità di resistere a questa onda d'urto.
Puntate, dunque, un occhio al futuro e miglioratevi in relazione a questo, anche avendo il coraggio di osare.
consiglio n° 72
Rendete le vostre riunioni e il lavoro di gruppo più interessanti.
Non c'è nulla di peggio che partecipare a riunioni o a sessioni di lavoro di gruppo lunghe, noiose e poco coinvolgenti. Ci sono due modi in cui potrete renderle più interessanti:
- Raccontate una storia: piuttosto che strutturare gli incontri incentrandoli su una tematica, concentrati sulla storia. E' questo che interessa alle persone. Date loro una storia coinvolgente e vi ascolteranno.
  Raccontate la storia dall'inizio alla fine e avrete la loro attenzione per tutta la durata dell'incontro
- Coinvolgete i partecipanti: non lasciate che la gente in sala riunioni o durante un team work resti passiva ad ascoltare. Fate parlare tutti, chiedete impressioni e pareri, spronateli ad essere reattivi
consiglio n° 71
Non limitatevi a comunicare. Cercate sempre di spiegare.
I buoni comunicatori sanno bene che devono utilizzare tutta la loro energia e il loro entusiasmo per persuadere chi li ascolta.
I comunicatori migliori, però, sanno anche che devono sempre spiegare bene ciò che stanno dicendo o tutta l'energia scatenata sarà del tutto inutile.
La prossima volta che dovrete comunicare qualcosa di davvero importante, assicuratevi di creare entusiasmo attorno all'argomento ma, soprattutto, verifictea che tutti abbiano capito bene ciò di cui state parlando.
Usate un linguaggio metaforico solo se poi siete disposti a spiegare le figure retoriche che avete utilizzato e condividete con chi vi ascolta tutti i dettagli sull'argomento che ritenete utili per comprenderlo meglio.
Poi stabilite chiaramente cosa volete che facciano le persone che vi stanno ascoltando senza confonderle ma cercando di chiarire tutti i dubbi.
consiglio n° 70
cercate di avere una strategia comunicativa che includa un ascolto attento delle persone e una condivisione delle informazioni necessarie per lavorare e per prendere decisioni.
L'empowerment delle risorse umane passa anche attraverso la comunicazione. Senza mettere a disposizione dei nostri colleghi tutte le informazioni necessarie per fare un buon lavoro, non potremo costruire nulla.
Impariamo ad ascoltare e a "far girare" bene le informazioni. Crescere, a questo punto, sarà solo una conseguenza.
consiglio n° 69
Cercate di comprendere quello che i vostri colleghi vorrebbero fare professionalmente e aiutateli a raggiungere il loro sogno facendoli crescere, donando loro esperienza e consigli e formandoli.
Sono proprio le loro aspirazioni e i loro desideri che li renderanno unici per l'organizzazione per la quale lavorano. Non dimenticatelo.
Buon empowerment!
consiglio n° 68
Solo le organizzazioni particolarmente fortunate riscontrano che gli interessi dei loro uomini sono allineati con quelli aziendali. Se la vostra compagnia non appartiene a questo ristretto gruppo baciato dalla fortuna, bisognerà attivarsi affinché le persone che lavorano con voi si prendano a cuore gli interessi dell'organizzazione.
Il primo segreto per impostare al meglio questo lavoro è quello di conoscere quali sono le priorità di chi lavora con voi. Non aspettate di scoprirlo per caso, chiedetelo anche solo chiacchierando in maniera informale. Sapere quali sono i "driver", i "motori" che guidano i vostri colleghi, vi aiuterà a trovare loro la giusta collocazione all'interno del processo di sviluppo e miglioramento continuo del Sistema Qualità.
consiglio n° 67
Riconoscete sempre pubblicamente quando un membro del vostro team o un collega si è impegnato per dare un buon contributo.
Spiegate cosa ha fatto, come l'ha fatto e perché questo intervento ha fatto la differenza.
E non dimenticate di terminare il vostro discorso con un "grazie", così poco di moda in questi ultimi tempi ma estremamente motivante.
consiglio n° 66
Cosa c'è di meglio che iniziare il nuovo anno con tanti buoni propositi? Uno su tutti? Applicare la metodologia delle 5S anche nel nostro ufficio, con costanza.
Vediamo come farlo da subito, senza grandi sforzi: Eliminate dal vostro computer i programmi che non usate.
Quante volte capita di installare sul computer un programma che poi, in realtà, non utilizziamo? Le 5S ci insegnano che in un posto di lavoro l'ordine è importante, così come avere a disposizione gli strumenti giusti ed eliminare quelli che non servono.
Eliminate senza indugio i software che non utilizzate. Il sistema guadagnerà velocità ed efficienza. Buona applicazione delle 5S!
consiglio n° 65
Insegna ad usare il pronome "noi".
La Qualità è, prima di tutto, un lavoro di squadra. Spesso, all'interno delle organizzazioni, si sente ripetere in maniera ossessiva il pronome "io": "io non riesco a fare questa cosa perché lui non mi mette in grado di lavorare", "il Commerciale ha venduto al cliente con tempistiche ristrette e io non riesco a produrlo in tempo" e così via...
Iniziate a correggere le persone quando avviano i loro discorsi con l'"io" o con il "noi" riferito ad un settore o ad un'area specifica dell'organizzazione.
Non ha senso che il Commerciale si contrapponga all'Ufficio Tecnico o alla Produzione o che il Responsabile Acquisti si metta in contrapposizione con il Responsabile Controllo Qualità.
Se c'è un problema è un problema dell'intera organizzazione. Usare il "noi" al posto dell'"io" non è un semplice cambiamento formale ma aiuta le persone a pensarsi come ad un team che deve collaborare.
Buon lavoro di squadra!
consiglio n° 64
Utilizzare i colori per visualizzare la tipologia di impegni.
Il sistema che utilizzi per temere nota dei tuoi impegni (agenda cartacea, agenda elettronica, reminder sul computer o sul telefonino, ecc.) ti permette di registrarli con un colore diverso a seconda della loro tipologia?
Imparare, ad esempio, a segnalare le riunioni in verde, i colloqui in rosso, gli audit in arancione, ecc. servirà ad avere un veloce colpo d'occhio su come spendiamo la nostra giornata lavorativa.
In fondo, non si tratta che di visual management applicato!

consiglio n° 63
Le liste "to-do" (delle cose da fare) spesso si rivelano inefficaci.
Perché non provare ad usare, invece, le liste per dare priorità alle cose che dobbiamo fare?
consiglio n° 62
Sfruttate i punti di forza delle persone e minimizzate i punti di debolezza.

La Qualità si costruisce tutti insieme. Regole imposte dall'alto e non condivise, come sappiamo, non funzionano o funzionano male e solo in presenza di controlli continui e non sostenibili nel tempo.

Perché non provare, allora, a veicolare il cambiamento dalla base, ascoltando le persone, cercando di capire davvero i problemi e utilizzando il Sistema Qualità per migliorare le metodologie di lavoro?

Seguendo questo tipo di percorso verrà naturale utilizzare il lavoro di gruppo e, all'interno dei diversi team, cercare di sfruttare al meglio le capacità di ogni singola persona, minimizzandone i punti di debolezza.
Ricordate che se qualcuno non fa bene un certo lavoro dipende sicuramente da una di queste cause:

1) non è la persona giusta al posto giusto
2) non ha capito bene cosa deve fare

e che entrambi sono problemi di sistema e come tali vanno risolti.
consiglio n° 61
Fate in modo che tutti, all'interno della vostra organizzazione, possano dare un contributo alla causa della Qualità. Spesso non è vero che le persone non vogliono collaborare o che rifiutano di prestare attenzione agli argomenti che riguardano più da vicino la Qualità. Provate a farvi capire meglio, chiedete un contributo attivo persona per persona, approfondite con ognuno di loro perché non si impegnano nel fornire valore aggiunto al cliente. Forse i vostri colleghi stanno solo aspettando di essere messi in grado di fare meglio il loro lavoro e questo rientra nei vostri compiti.
consiglio n° 60
Insegnate agli altri ciò che avete imparato Uno dei modi migliori per approfondire e radicare gli insegnamenti è quello di provare a trasmetterli agli altri. Fate una piccola presentazione, conducete un seminario tra i vostri amici, organizzate un gruppo di discussione, trovate un modo per condividere ciò che sapete su un certo argomento. La vera conoscenza, ricordatelo, è tale solo quando viene condivisa, altrimenti resta puro esercizio accademico e non ha nulla a che fare con la Qualità e con il miglioramento continuo.
consiglio n° 59
Insegnate agli altri ciò che avete imparato
Uno dei modi migliori per approfondire e radicare gli insegnamenti è quello di provare a trasmetterli agli altri. Fate una piccola presentazione, conducete un seminario tra i vostri amici, organizzate un gruppo di discussione, trovate un modo per condividere ciò che sapete su un certo argomento.
La vera conoscenza, ricordatelo, è tale solo quando viene condivisa, altrimenti resta puro esercizio accademico e non ha nulla a che fare con la Qualità e con il miglioramento continuo.
consiglio n° 58
Passeggiate da soli e prendete appunti
Prendete l'abitudine di fare lunghe passeggiate, possibilmente da soli, e portate sempre con voi un taccuino su cui poter scrivere.
Passeggiando, osservate le forme della natura, i colori, le linee, tutte quelle cose che le persone, solitamente, non guardano con attenzione.
Guardare cose sulle quali solitamente non ci soffermiamo, stimola la nostra immaginazione. Usate il taccuino o un piccolo registratore per tenere traccia delle idee che vi vengono in mente.
Non ridete, c'è molto da imparare dalla natura. Gli artisti e molte delle persone geniali che hanno segnato la nostra storia lo sapevano bene.
consiglio n° 57
Imparate a visualizzare le cose.
Provate ad esaminare dei pacchi chiusi, degli imballaggi in un magazzino, lungo le corsie di un supermercato, alle poste. Cosa attira la vostra attenzione? Niente è per caso!
Esaminate le confezioni dei prodotti in vendita nei negozi: cosa stava cercando di comunicarvi il progettista che le ha ideate?
E ancora: provate a fare fotografie migliori di quelle che già fate, abituatevi a "vedere" le cose, non solo a guardarle. Cercate le inquadrature, gli scorci che gli altri non vedono.
Diventare buoni osservatori vi sarà enormemente utile per migliorare il vostro lavoro quotidiano perché non c'è nessuno capace di migliorarsi più di colui che è in grado di osservare gli altri.
consiglio n° 56
Per migliorare occorrono sempre nuovi spunti, nuove angolazioni dalle quali poter analizzare la realtà.
Un modo estremamente valido per provare ad aprire la propria mente è quello di uscire dal mondo che si frequenta di solito, sia professionalmente sia nella vita privata.
Partecipare a qualcosa di creativo, guardare un nuovo genere di film, leggere un libro che non appartiene agli scaffali della nostra libreria, parlare con una persona con la quale non ci si sofferma mai a scambiare opinioni, sono tutti modi per introdurre nel nostro cervello nuovi stimoli e per diventare più recettivi nel trovare idee e soluzioni per migliorarci di continuo.
Proviamo a metterci in gioco?
consiglio n° 55
C'è un proverbio che dice: "Quando pensi di essere arrivato, hai già iniziato la tua lenta discesa".
Non bisogna mai pensare di essere arrivati, di aver raggiunto tutti gli obiettivi. Il vecchio modo di pensare occidentale: "perché aggiustare una cosa che non è rotta?" è esattamente il contrario dello spirito del Kaizen.
La metodologia giapponese ci insegna che c'è sempre qualcosa da imparare e da migliorare e che è meglio prevenire che risolvere i problemi.
Dunque, non importa quanto le cose sembrino andare bene. C'è sempre qualcosa che si può fare meglio.
Ci proviamo?
consiglio n° 54
Abbiamo parlato tante volte di Kaizen, la famosa filosofia del miglioramento continuo giapponese.<br />
Da questa settimana inizieremo a vedere insieme qualche consiglio utile per avviare nelle nostre organizzazioni questa metodologia così semplice ma così importante per i risultati che si possono raggiungere tramite la sua applicazione.
Il principio basilare del Kaizen è che va utilizzato in maniera continua e costante, senza dimenticare, però, di impostare i piccoli miglioramenti quotidiani sulla base di una vision di lungo termine.
E' importante anche che nell'azienda ci sia una forte propensione al cambiamento e la volontà di cambiare. Entrambi questi fattori scaturiscono da un clima di collaborazione e di fiducia.
La cosa più innovativa e interessante della metodologia Kaizen è che non servono grandi miglioramenti improvvisi ma idee, piccoli spunti per cambiare anche le cose che, all'apparenza possono sembrare poco importanti.
L'unione di tanti piccoli passi fa il grande viaggio ed è proprio questa la filosofia giapponese che ha portato le aziende nipponiche ad essere un costante punto di riferimento per la Qualità.
consiglio n° 53
Una cosa da non trascurare assolutamente quando iniziate ad impostare il lavoro per avviare un SGQ all'interno della vostra organizzazione, è quello di valutare preventivamente i costi del progetto.

L'analisi dovrebbe prevedere un confronto tra le spese da sostenere e i soldi che, potenzialmente, si potranno risparmiare con la Qualità all'opera.
consiglio n° 52
Partite con un progetto pilota.
Ogni volta che si implementa un nuovo progetto all'interno di un'organizzazione, soprattutto un progetto che cambia completamente abitudini, modo di lavorare, modo di comunicare, ecc. come l'introduzione di un Sistema Qualità, conviene partire per gradi, estendendolo solo a piccole aree.
Iniziate da un reparto o da un ufficio, possibilmente da quello che richiede più lavoro, e avviate il nuovo programma. Questo tipo di approccio vi permetterà di individuare eventuali errori da correggere prima dell'applicazione del progetto su larga scala.
Una volta sperimentato il buon funzionamento del tuo lavoro, potrete estendere l'idea a tutta l'organizzazione.
consiglio n° 51
Scegliete quale tipo di programma vuoi avviare.
Sono moltissimi i programmi e i modelli che si possono scegliere per portare la Qualità all'interno di un'organizzazione e bisogna scegliere quello più adatto all'ambiente, al settore e allo sviluppo dell'azienda.
Alcune metodologie, infatti, si applicano meglio all'interno di grandi realtà o si possono applicare solo con grandi investimenti di risorse, altri, invece, sono adatti anche in realtà piccole e in contesti poco evoluti.
Partendo dalla norma ISO 9001, fino ad arrivare alle norme di settore (Automotive, Sanità, Alimentare) o alle metodologie più o meno spinte (5S, Six Sigma, Lean manufacturing), potete trovare lo strumento più adatto a voi e ai vostri colleghi per avviare quel viaggio verso la Qualità che non finisce mai.
consiglio n° 50
Assicuratevi che la Direzione mostri di collaborare attivamente al progetto.
La ragione di questo consiglio è molto semplice: la Direzione, secondo la ISO 9001, è la responsabile diretta di alcune attività fondamentali quali: controllare il Sistema Qualità, supportare il programma di implementazione dello stesso e assicurare le risorse necessarie per il suo sviluppo.
La Direzione, inoltre, è l'entità aziendale che gestisce tutte le risorse umane che lavorano all'interno di un'organizzazione. Ovviamente la gestione direzionale va oltre quella di un Ufficio Personale perché si basa, o dovrebbe basarsi, su una forte leadership capace di guidare con l'esempio.
E' proprio questo che si deve chiedere al top management perché un progetto di questo genere vada in porto senza problemi.
La Direzione, inoltre, dovrà mostrare chiaramente dove vuole arrivare e cosa vuole ottenere con la Qualità, esplicitando la sua vision e la mission nel modo più chiaro possibile, in modo che tutti possano comprenderle.
consiglio n° 49
Sviluppate la collaborazione.
Quando parliamo di collaborazione all'interno della gestione di un progetto, stiamo prendendo in considerazione un lavoro fatto insieme per arrivare a soddisfare uno scopo comune.
Se le persone che lavorano sullo stesso progetto ma anche su progetti diversi imparano a collaborare, tutta la gestione progettuale ne trarrà enormi vantaggi, soprattutto per quanto riguarda la condivisione della conoscenza e il tracciare i percorsi critici progettuali.
Utilizzate, dunque, tutti i moderni mezzi che la tecnologia offre per mettere in contatto le persone che lavorano sui progetti, in modo che possano supportarsi nella pianificazione, nella condivisione di notizie o risorse utili, nella gestione di tempistiche e costi e nella gestione delle infrastrutture.
Collaborare significa ridurre i ritardi, risolvere più prontamente eventuali problemi e aumentare il valore di ciò che si fa.
consiglio n° 48
Gestire i rischi potenziali del progetto.
Ogni progetto ha un rischio.
Alcuni rischi sono potenzialmente grandi, altri lo sono decisamente meno ma tutti hanno in comune la caratteristica di impattare negativamente sulla buona riuscita del nostro lavoro.
Proprio per questo motivo, i manager non possono esimersi da una valutazione dei rischi (risk management) che preveda la loro individuazione, la loro stima in base ad una scala di gravità e lo stanziamento di risorse per evitarli o, almeno, per ridurne l'impatto.
Tutto questo lavoro è enormemente facilitato da una buona base dati sulla quale basare le decisioni. Le decisioni informate, infatti, ci permettono di mitigare i rischi, risparmiare denaro e accorciare le tempistiche.
consiglio n° 47
Imparare a gestire le risorse di progetto.
Essere capaci di gestire al meglio le risorse che ci sono state affidate per l'implementazione di un progetto, ad esempio quello di introduzione del Sistema Qualità in azienda, ed esercitare un controllo costante su come vengono utilizzate, ci porta ad avere anche una maggiore facilità nella condivisione delle informazioni che le riguardano sia tra i diversi dipartimenti sia tra i differenti progetti in essere.
Assicurate, dunque, una buona comunicazione tra voi e le risorse umane che gestite e chiedete loro di fare sempre il punto della situazione riguardo alla gestione delle risorse materiali. Sarete pronti ad aggiornare, tramite report puntuali, tutte le persone che dovessero essere interessate alla gestione delle risorse del vostro progetto
consiglio n° 46
Tracciare i costi e imparare a gestire i budget.
Può sembrare ingenuo iniziare a parlare di project management partendo dalla gestione delle risorse economiche a noi affidate per l'implementazione di un progetto ma dobbiamo ricordare che gli occhi del top management, soprattutto in tempo di crisi, sono puntati proprio in questa direzione.
Per gestire il budget di progetto nella maniera corretta, fate una macropianificazione e dividetela poi in microprogetti a se stanti, ognuno con un piccolo budget associato.
Operando in questo modo, vi sarà più facile mantenere sotto controllo le spese, anche quelle più piccole e far migrare le risorse da un microprogetto all'altro se vi troverete davanti ad alcuni imprevisti.
Agendo sul piccolo, inoltre, vi sarà più facile ottimizzare le risorse, un vero e proprio imperativo per chi gestisce i progetti.
consiglio n° 45
Imparate a dare evidenza del problema.
Se provate a leggere un libro sul Problem solving, il primo consiglio che vi darà per imparare a risolvere i problemi è quello di dedicarvi a definirli.
Questa fase, tutt'altro che banale, è la chiave di tutto il processo. E' molto facile, infatti, descrivere il problema in termini di obiettivo desiderato o di mancanza di apposite contromisure.
Tutto questo, però, è assolutamente contrario al principio che occorre capire fino in fondo il problema prima di dedicarsi ad investigarne le cause.
Proviamo, dunque, a farci questa semplice domanda: "Qual è l'evidenza del problema?"
La parola "evidenza" rende bene il concetto che, in questa fase, occorre descrivere ciò che accade, senza fare alcun tipo di analisi. Come si manifesta, dunque, il problema?
In molti casi, un "grande problema" si manifesta tramite molte piccole evidenze.
Imparate a riconoscerle, avrete fatto già buona parte del vostro lavoro di problem solver!
Consiglio n° 44:
Non date per scontato che una risposta che non vi aspettate sia per forza sbagliata.
Una maestra chiese un giorno ad un suo alunno:
"Marco se ti regalo una mela e poi un'altra mela e un'altra ancora, quante mele hai?"
Marco: "4!"
La maestra, mostrando un po' di irritazione, "Marco, concentrati. Ti regalo prima una mela, poi un'altra e poi un'altra ancora. Quante ne hai?"
E Marco, intimidito ma sempre sicuro della sua risposta, "4!"
All'improvvisio la maestra ricordò che a Marco piacevano le fragole e gli chiese: "Marco se ti offro una fragola, poi un'altra e un'altra ancora, quante fragole avrai?"
E Marco: "3...?"
"Bravissimo!" rispose la maestra, "Allora perché se ti regalo una mela, poi un'altra e un'altra ancora mi rispondi che ne hai 4?"
"Perché la mamma me ne ha già data una e ce l'ho in cartella", rispose Marco....
Morale della favola: forse nella questione che state esaminando c'è qualcosa che vi sfugge. Il compito di un Responsabile Qualità sarà quello di ascoltare e cercare di capire ma senza porsi davanti all'interlocutore con dei preconcetti.
Consiglio n° 43:
Usate la medicina giusta per la "malattia" che avete davanti.
A volte ci si lascia prendere dall'entusiasmo e si utilizzano metodologie "spinte" come, ad esempio, il Six Sigma quando basterebbe applicare i principi basilari della Qualità. E' inutile usare gli antibiotici quando basta un'aspirina, giusto?/li>
Consiglio n° 42:
Ricordate che le persone scelgono spesso in base alle emozioni e si convincono con i fatti. Non cercate, dunque, di spiegare le cose basandovi su un metodo scientifico, tipico di una "Six Sigma black-belt": dati e approccio scientifico.
Piuttosto, provate a portare le persone ad entusiasmarsi in modo naturale per un nuovo progetto, supportatele nella loro crescita e nella formazione, aiutatele a rendersi conto dei progressi fatti in modo che abbiano ben chiara la meta finale.
Il segreto è identificare e mostrare loro il "gap", la dissonanza cognitiva tra ciò che sono, professionalmente parlando, e ciò che vorrebbero essere. Se riuscirete a trovare e a tirare fuori dalle persone questo potenziale, avrete trovato i vostri migliori alleati nella buona riuscita di un progetto e sarete in presenza di un potentissimo "driver" che potrà trascinare tutti i processi di miglioramento.
Consiglio n° 41:
Spiegate alla gente quali sono i vantaggi di un progetto.
Ogni volta che dobbiamo inquadrare un nuovo progetto, soprattutto se si tratta di progetti relativi all'ambito della Qualità, siamo abituati a riflettere su aspetti quali l'efficienza, l'aumento di produttività, i profitti, il risparmio di risorse.
Come scrive, però, Rick Warren nel suo "A purposeful life", tutto questo non riguarda le singole persone ma il mondo degli affari.
La prossima volta che inquadrerete un progetto e che dovrete illustrarlo ai vostri colleghi, provate a rispondere alla tacita domanda che traspare sui loro visi: "quali vantaggi tangibili ci saranno per noi e per il nostro lavoro quotidiano"?
Consiglio n° 40:
Mostrate dov'è nascosto il denaro!
Quando parlate con il vertice della vostra organizzazione cercate sempre di tradurre i vostri obiettivi in soldoni sonanti. Non dite, ad esempio, che applicando la Qualità gli scarti potranno essere ridotti del 60% ma che con una riduzione del 60% degli scarti l'azienda risparmierà una certa cifra (fate stime accurate in proposito).
Consiglio n° 39:
Non vendete la metodologia, vendete i risultati.
Trova qualcosa di buono da dire a tutti i tuoi colleghi. Un atteggiamento positivo trasmette il messaggio che le persone hanno fatto qualcosa di buono o che lo faranno in futuro e incoraggia anche i più scettici a credere nella Qualità. Lo sforzo costa solo pochi secondi di tempo ma permette di ottenere risultati a lungo termine come la creazione di un luogo di lavoro più sereno.
Consiglio n° 38:
Non vendete la metodologia, vendete i risultati.
Le persone non sono interessate alla complessità dei loro processi ma ai risultati pratici: meno resi, meno reclami, un utilizzo inferiore delle risorse, margini maggiori, miglioramento dell'efficienza, ecc.
Consiglio n° 37:
Dimenticate gli errori delle persone ma non dimenticate quelli del processo.
In un'ottica "Fix the process, fix the problem" (concentrati sul processo, concentrati sul problema) cercate di contribuire a creare un ambiente di lavoro che si concentri sulle soluzioni piuttosto che sul ricordare chi sono i colpevoli.
Perché è stato fatto un errore? Quali mancanze all'interno del processo l'hanno generato?
Fate in modo che i singoli errori vengano dimenticati ma che non accadano più.
Consiglio n° 36:
Cercate di essere sempre ben chiari e scendete nello specifico quando spiegate qualcosa.
Troppo spesso chi si occupa di Qualità tende a stare troppo sul generico non riuscendo, così, ad essere incisivo e a farsi capire.
Ad esempio, non dite frasi come: "cerca di fare meglio" o "cerca di fare meno errori" ma spiegate esattamente cosa vi aspettate dal vostro interlocutore.
Consiglio n° 35:
Siate negativi in privato e positivi in pubblico.
Se dovete lodare una persona, fatelo tranquillamente in pubblico: servirà a far comprendere meglio quali siano gli atteggiamenti giusti da seguire e come lavorare per ottenere il massimo dal nostro Sistema Qualità.
Un atteggiamento di questo genere supporterà un lavoro maggiore per ottenere feedback positivi in pubblico e andrà a tutto vantaggio di una diffusione facilitata dei concetti relativi alla Qualità.
Se, però, dovete esprimere qualche critica, fatelo solo a tu per tu con la persona oggetto del richiamo, in modo da non creare situazioni imbarazzanti per lei o per i colleghi.
Troppi manager, purtroppo, credono che riprendere qualcuno in pubblico lo aiuterà, in futuro, a non mettersi più in una situazione così umiliante ma non è così. La persona non avrà più né rispetto per voi né alcuna fiducia e la stessa cosa avverrà per chi sarà costretto ad assistere a questa pubblica umiliazione.
Consiglio n° 34:
Non lasciate che i contenuti dei vostri documenti diventino obsoleti: aggiornateli di continuo, ogni volta che c'è una piccola modifica.
Sviluppare un Sistema di Gestione per la Qualità non è certo una cosa che si fa in pochi giorni.
E' probabile che procedure, istruzioni e manuale debbano essere rivisti più e più volte. Fatelo con continuità, fino a quando non soddisferanno tutti i criteri della norma e quelli che avrete stabilito voi perché funzionino a dovere per la vostra organizzazione.
Ricordate che le sole procedure che sicuramente non funzionano sono quelle che non sono state mai revisionate.
Consiglio n° 33:
Quando iniziate a definire un nuovo processo o quando avviate un lavoro di revisione di un processo già in essere, cercate di non dimenticare mai di prevedere gli interventi formativi necessari ad assicurare che il tutto parta con il piede giusto.
Quando la formazione risulta integrata all'interno di ciascun processo riesce ad estendere infinitamente il suo valore aggiunto, migliorando gli "skill", cioè le capacità, dell'intero team di processo.
Consiglio n° 32:
Stabilite e mantenete una sorta di cruscotto di presentazione dei vostri processi in modo che sia facile per la Direzione e per i certificatori capire, con un semplice colpo d'occhio, la situazione del SGQ aziendale.
Non occorre che questa sorta di cruscotto sia aggiornato in tempo reale, anche se sarebbe meglio ma è importante che i dati siano realistici con un ritardo di 1 settimana al massimo.
Questo sistema visuale non andrà, ovviamente, a sostituire il sistema di reportistica che, al contrario, lo supporterà e completerà.
Utilizzate i classici colori rosso, verde e giallo per segnalare situazioni critiche, buone o in bilico in modo che l'immagine creata sia facile da leggere per chiunque.
Consiglio n° 31:
1) risolvete subito quelli che sembrano essere "problemi piccoli" evitando, così che diventino grandi e difficili da affrontare
2) per risolvere i problemi utilizzate strumenti di visual management in modo da riuscire a visualizzarli subito bene
3) fate in modo di portare all'interno delle vostra azienda le competenze, le abilità e gli strumenti necessari per la risoluzione tempestiva dei problemi
4) per iniziare ad avviare il lavoro, usare strumenti semplici come la tecnica dei 5 Perché
5) studiate e applicate il ciclo PDCA perché senza una comprensione delle cause che originano un problema non riuscirete mai a risolverlo
Consiglio n° 30:
1) non passate più di 5 minuti su ogni slide, commenti compresi
2) non riunite più di 5 punti (concetti) per slide
3) non dedicate più di 5-7 parole scritte per ogni punto
4) utilizzate grafici, figure, diagrammi quando questi possono aiutare a chiarire meglio un concetto
5) utilizzate gli effetti speciali offerti da programmi quali, ad esempio, PowerPoint, solo se possono fornire valore aggiunto alla presentazione
6) utilizzate font adatti alla proiezione della vostra presentazione: abbastanza grandi da poter essere letti anche da chi siede in ultima fila
Consiglio n° 29:
Un Responsabile Qualità che voglia anche essere un bravo comunicatore e utilizzare al meglio le presentazioni audio-visive dovrà essere:
1) entusiasta del messaggio che vuole comunicare
2) credibile
3) capace di suscitare fiducia
4) educato con il suo pubblico, anche con chi ha idee contrarie alle sue
5) dotato di buone capacità di relazione
6) un buon gestore del tempo a disposizione
7) orientato all'azione
Consiglio n° 28:
1) Introduzione generale per presentare l'argomento, ragioni della presentazione e obiettivi: non più del 10% del tempo totale
2) Introduzione degli argomenti che verranno toccati nella presentazione: non più del 20% del tempo totale
3) Sviluppo dei temi introdotti: circa il 40% del tempo totale
4) Integrazione delle diverse tematiche: 20% del tempo concesso
5) Riassunto, conclusioni ed eventuali domande: il 10% del tempo restante
Consiglio n° 27:
1) decidete cosa volete dire
2) raccogliete informazioni sull'argomento
3) strutturate il vostro discorso stabilendone le parti principali (introduzione, sviluppo, interventi, conclusioni)
4) approntate i dispositivi visuali che volete utilizzare per la presentazione (proiettore, pc, lavagna luminosa, ecc.)
5) preparatevi degli appunti di supporto in modo da non dimenticare nulla quando proietterete le vostre slide
Consiglio n° 26:
per essere sereni quando affrontate una platea di ascoltatori, che siano colleghi o altre persone, provate a seguire i punti che vi elenchiamo qui di seguito:
1) studiate bene ciò di cui dovete parlare, non improvvisate
2) cercate di conoscere in anticipo il vostro pubblico. Sono colleghi? Sono vostri superiori? Dovete rivolgervi ad un gruppo di operativi? Adattate la vostra esposizione di conseguenza
3) cercate di avere sempre ben chiaro il vostro obiettivo, cosa volete ottenere con la vostra esposizione
4) preparatevi, preparatevi, preparatevi
Consiglio n° 25:
La Politica della Qualità non è e non deve essere un enunciato vuoto di significato. Questo documento deve contenere il patrimonio di contenuti che un'organizzazione utilizza e utilizzerà per imporsi nel suo ambito di business.
Ricordate che la sola cosa peggiore del non avere una Politica della Qualità efficace è avere una Politica della Qualità che nessuno ricorda perché è completamente avulsa dalla realtà in cui si lavora ogni giorno.
Consiglio n° 24:
Se proprio dovete parlare di cose negative, cercate di trovare un modo per renderle un'occasione di confronto e di dibattito per trovare soluzioni o per trasformarle in esperienze da cui imparare.
Consiglio n° 23:
Parlare in pubblico, spesso, è obbligatorio per chi esercita una professione che appartenga alla sfera della gestione della Qualità.
Che si tratti di consulenti o di Quality manager, infatti, queste persone dovranno abituarsi fin da subito a veicolare concetti nella maniera giusta, utilizzando i canali più opportuni come, ad esempio, proprio le presentazioni fatte in pubblico.
Per ottenere una buona performance in questo campo è importante:
1) preparare l'intervento 2) sapere a chi parleremo 3) conoscere le caratteristiche dell'ambiente e della sala 4) manifestare una certa sicurezza
In molte occasioni, inoltre, non saremo soli a parlare, quindi è importante saper gestire il tempo dell'intervento e rispettare lo spazio degli altri oratori.
Consiglio n° 22:
Cosa fare e cosa non fare durante un audit? Continuiamo l'elenco:
6) Cercate di non vedere nelle domande che vi vengono rivolte più di quello che in realtà c'è.
7) Non divulgate segreti aziendali senza aver prima chiesto il permesso al management.
8) Non preoccupatevi, cercate di rilassarvi. Molte delle non conformità che vengono rilevate durante una verifica ispettiva sono considerate come "minori" e possono essere corrette facilmente.
9) Non prendete le domande che vi vengono fatte dal punto di vista personale. L'auditor sta verificando le performance dell'azienda non le vostre.
10) Siate gentili ed educati, evitate posizioni di chiusura e di rifiuto.
Consiglio n° 21:
Per essere davvero utile un audit deve essere condotto bene da entrambe le parti ecco perché sarebbe utile consegnare un breve promemoria ai vostri colleghi che "subiranno" l'audit per spiegare loro come comportarsi. Consideratelo una "prova generale" in vista degli audit esterni (dei clienti o dell'ente certificatore).
Cosa fare:
1) Non mentite.
2) Se non ritenete di essere l'interlocutore giusto per rispondere ad una certa domanda, ditelo chiaramente.
3) Se non sapete rispondere ad una domanda che vi è stata fatta, non arrampicatevi sugli specchi ma offritevi di andare a cercare la risposta.
4) Se qualcosa non funziona non cercate di nasconderlo ma parlatene chiaramente: l'audit interno viene fatto proprio allo scopo di individuare eventuali problemi nell'implementazione del sistema. Nasconderli porterebbe solo ad evidenziare queste pecche più avanti, magari in occasione di un audit dell'ente certificatore o di un cliente.
5) Rispondete alle domande che vi vengono fatte in maniera chiara e succinta. Non divagate e non raccontate anedotti a meno che non vi venga richiesto in maniera specifica.
Consiglio n° 20:
Durante un audit assicuratevi di fare la domanda giusta alla persona giusta. Non c'è nulla di peggio, infatti, che perdere tempo e farne perdere agli altri annaspando nella poca chiarezza del processo da esaminare.
Quando preparerete la vostra checklist per condurre la verifica ispettiva, dunque, assicuratevi di aver capito bene come si svolgono tutte le attività che andrete ad esaminare.
Consiglio n° 19:
Se nell'audit precedente avete rilevato Azioni Correttive da implementare, assicuratevi che abbiano effettivamente risolto il problema.
Troppe volte gli auditor si limitano a verificare la presenza di azioni follow-up, dimenticando che ogni cosa diventa inutile e persino dannosa se non risolve il problema individuato, perché fa solo perdere del tempo.
Ciò che bisogna verificare, dunque, è che l'Azione Correttiva abbia definitivamente corretto il problema che era stato individuato.
Consiglio n° 18:
Perché una Non Conformità individuata in sede di audit interno sia seguita dall'implementazione di un'Azione Correttiva efficace, è fondamentale che abbia 3 caratteristiche:
1) deve essere ben comprensibile (se le persone non la comprenderanno non avranno nessuna intenzione di gestirla quindi assicurati di averla spiegata bene)
2) deve poter essere corretta
3) deve essere sostenibile (se sarà anche solo un po' attaccabile chi la riceverà, forse, preferirà sostenere che ha agito correttamente piuttosto che pensare a come correggere ciò che ha fatto)
Consiglio n° 17:
Se la vostra organizzazione utilizza le e-mail cercate di ridurre la carta di supporto all'audit solo allla stampa della check list (se la compilate manualmente).
Le notifiche, il verbale e le eventuali osservazioni o Non Conformità potranno essere comodamente inviate via e-mail senza dover stampare decine di fogli.
Ovviamente questo tipo di procedura di distribuzione dovrà essere riportata sul vostro diagramma di flusso e sulla descrizione del processo e dovrete assicurarvi, magari tramite un avviso di lettura avvenuta, di poter dimostrare che i documenti sono stati correttamente distribuiti.
Consiglio n° 16:
Una delle cose più difficili da fare se ci riferiamo al mondo degli audit è quella di dare un rapido seguito alle azioni correttive richieste.
Gli auditor, infatti, sono spesso frustrati dalle tempistiche infinite che i responsabili dei singoli dipartimenti aziendali utilizzano per risolvere un problema evidenziato durante una Verifica Ispettiva Interna.
Un modo che vi consigliamo sicuramente per velocizzare l'iter è quello di legare le tempistiche di risoluzione delle Non Conformità evidenziate ad obiettivi di performance approvati dall'Alta Direzione.
Ad esempio si può stabilire che uno degli obiettivi dell'organizzazione è quello di dare un seguito alle N.C. entro due settimane.
Consiglio n° 15:
Quando programmi un audit tieni in considerazione il fatto che non dovrai sovraccaricare troppo il reparto che andrai a sottoporre a verifica. E' sicuramente meglio svolgere audit più ravvicinati ma più corti che non svolgere un audit di 3 giornate una sola volta all'anno.
Ricordati, infatti, che le persone non hanno solo la verifica ispettiva come impegno da portare a termine in una giornata. Fai dunque in modo di "distrurbare" il meno possibile il normale svolgimento del lavoro quotidiano.
Consiglio n° 14:
Contattate chi deve sottoporsi all'audit almeno 4 volte prima della data fissata.
Primo contatto (via e-mail o, comunque, in forma scritta): il primo contatto avverrà una volta decisa la pianificazione annuale delle verifiche ispettive interne. Ogni responsabile d'area riceverà una copia del piano approvato dalla Direzione e saprà quando è fissato l'audit presso la propria area di competenza.
Secondo contatto (via e-mail o, comunque, in forma scritta): un mese prima della verifica è bene spedire un reminder al responsabile. Questo gli permetterà di organizzare meglio il lavoro, prevedendo che, in quella data, alcune sue risorse saranno impegnate nella verifica.
Terzo contatto (via e-mail o, comunque, in forma scritta): una settimana prima della verifica invierete un programma dettagliato di come si svolgerà l'incontro: l'orario esatto, il posto deciso per l'audit e un programma di massima relativo agli argomenti che verranno toccati nel corso dell'incontro.
Quarto contatto (a voce: telefonata o altro): il giorno prima della verifica fate una telefonata veloce per assicurarvi che il responsabile dell'area si ricordi dell'appuntamento e per verificare che tutto sia a posto.
Naturalmente lasciamo alla vostra sensibilità decidere se davvero occorrano 4 contatti prima di un audit ma la nostra personale esperienza ci ha insegnato che, spesso, si tende a dimenticare gli impegni, anche quelli più importanti e che questo avviene, soprattutto, quando c'è un grande carico di lavoro al quale fare fronte.
Le verifiche ispettive interne non devono mai essere una "sorpresa", pena il loro quasi sicuro fallimento.
Lasciate che le persone abbiano il tempo di prepararsi serenamente a sostenerle: ricordate che il vostro compito primario è fare in modo che la Qualità venga applicata non quello di trovare non conformità.
Consiglio n° 13:
Impara a comunicare nel modo giusto!
1) Ascolta molto più di quanto parli. Se nel momento in cui le persone decidono di parlarti non hai tempo da dedicare ad un ascolto attento, piuttosto posticipa la chiacchierata.
2) Fai sempre domande chiare e franche, chiedendo "come", "cosa". Evita, almeno all'inizio della conversazione, di chiedere "perché" dato che può mettere il tuo interlocutore sulla difensiva
3) Fornisci informazioni prima delle tue opinioni. Evita frasi come "non funzionerà" e prova a dire, invece, "in passato non ha funzionato", spiegando com'è andata.
Consiglio n° 12:
Se dovete insegnare i concetti fondamentali della Qualità ai vostri colleghi, progettate un buon corso.
Spesso chi si occupa di Qualità all'interno di un'organizzazione ha anche il compito di formare le risorse che gli sono state affidate o di organizzare un intervento formativo che dia una panoramica generale sui principali concetti della Qualità a tutti i colleghi.
In entrambi i casi, assicuratevi di aver progettato al meglio il vostro corso facendo riferimento ai seguenti punti:
1) Trovate il modo di "sfidare" i vostri ascoltatori a raggiungere un livello di apprendimento più alto.
Per questo scopo ci sono moltissimi giochini e quiz che abbiamo presentato spesso anche nel forum di QualitiAmo. Servono a rompere il ghiaccio con la platea e a suscitare fin dall'inizio la necessaria attenzione del nostro pubblico.
2) Per veicolare meglio i vostri insegnamenti, utilizzate strumenti "vivi".
Preparate, ad esempio, una presentazione in PowerPoint da proiettare e aggiungete tutti quegli effetti che possono mantenere alta l'attenzione durante la proiezione del materiale.
Oppure, ancora, utilizzate cartelloni, lavagne.
Cercate anche di coinvolgere maggiormente il pubblico girando tra le postazioni e invitando le persone ad intervenire per fare domande o osservazioni.
3) Date dei feedback immediati ai vostri studenti sulla qualità del loro apprendimento.
Potete incoraggiarli, ad esempio, con frasi quali "bravo! Hai colto in pieno il problema" o riprenderli dicendo "Come mai non riesco a catturare la tua attenzione?".
Un ottimo feedback, inoltre, è quello di proporre, alla fine del corso, un questionario contenente domande su ciò che è stato spiegato a lezione. Un breve giudizio scritto sarà un ottima base dalla quale partire per applicare quanto imparato o per rivedere i concetti principali.
Consiglio n° 11:
Conformità ai requisiti prima di tutto.
Può sembrare scontato: "Qualità" significa soddisfare il cliente e adempiere a tutto ciò che ci ha chiesto e che abbiamo preventivamente accettato.
Se, però, molte definizioni di Qualità vertono su questo punto e se molti "grandi" del settore vi si sono soffermati, significa che il concetto, seppur così semplice, non viene sempre ben interiorizzato dalle organizzazioni.
Spesso, infatti, si finisce per ridurre la Qualità ad una serie di slogan e di cartelloni sul muro, a un Manuale preconfezionato e simile a mille altri in circolazione, al questionario annuale da spedire ai clienti e ai fornitori per rilevare i dati richiesti dalla norma. Quante volte ci si dimentica della centralità del cliente nel nostro lavoro? Quante volte lo ascoltiamo in maniera distratta e lo consideriamo una "scocciatura" se cerca di far valere le proprie ragioni?
Proviamo a ripartire da qui: ascoltiamo e guardiamo il cliente con orecchie e occhi nuovi. Scopriremo che migliorare è facile e che, spesso, non richiede nemmeno grandi sforzi.
Consiglio n° 10:
Trucchi per utilizzare al meglio il diagramma di Ishikawa o diagramma causa effetto:
1) cerca di ottenere input dalla maggior parte delle persone coinvolte nel processo in esame. Così facendo, non solo otterrai un diagramma causa-effetto più dettagliato e centrato ma permetterai a tutti i partecipanti di mettere in comune le conoscenze acquisite nel tempo
2) realizza un diagramma di Ishikawa per ogni caratteristica CTQ (Critical-To-Quality = Critica per la Qualità) che stai prendendo in considerazione. Cercare di includere tutte le CTQ in un unico diagramma potrebbe risultare molto complicato e non portare vantaggi significativi
3) evita di rimanere sul generico: esprimi ogni singola causa nel modo più concreto possibile
Consiglio n° 9:
Non conosci bene l'inglese? C'è chi traduce per te!
Come ogni professionista della certificazione sa, molta letteratura nel campo della Qualità, così come molti articoli, libri e riflessioni, sono scritti in inglese.
Se avete qualche problemino con questa lingua, perché non provate ad utilizzare il traduttore di Google, uno degli strumenti gratuiti attualmente più potenti e meglio costruiti proprio per dare supporto a chi ha bisogno di capire testi scritti in lingue diverse dalla propria?
Questo è il sito da utilizzare: vi sarà possibile sia tradurre una sola parola o frase sia impostare la traduzione di un intero sito internet!
Consiglio n° 8:
Studia, pianifica, parti!
Questo suggerimento serve per focalizzarsi meglio sui problemi da affrontare.
Non farti prendere dal panico e cerca di non restare paralizzato da analisi troppo prolungate. Prova a chiarirti le idee in merito a cosa vuoi davvero fare, fai un piano e poi PARTI.
Potrai sempre aggiustare il tiro una volta iniziato il lavoro ma i primi miglioramenti ti daranno la forza per proseguire, non rischiando, così, di perdere fiducia nel progetto.
Consiglio n° 7:
"Effettuate una buona partenza".
Il compito di portare avanti un progetto, qualunque tipo di progetto sia, può essere complicato e nascondere parecchie insidie.
Non rendetevi la vita ancora più difficile partendo male fin dall'inizio. Una buona partenza è la migliore garanzia per una buona continuazione e un buon risultato. Se partirete male, al contrario, vi sarà poi molto difficile recuperare credibilità e stima strada facendo.
Dunque: un buono studio del problema, una pianificazione puntuale e via, pronti ai nastri di partenza!
Consiglio n° 6:
"Definite il problema, non la punizione".
Spesso, quando ci troviamo davanti ad un problema, l'istinto che abbiamo è quello di cercare un colpevole. Sebbene sia umano, però, questo modo di fare non è per nulla risolutivo.
Al contrario, è sicuramente più produttivo e meno costoso concentrarsi sul problema e sulla sua soluzione: non si perdono tempo e risorse per trovare un capro espiatorio ma, piuttosto, ci si concentra su come evitare che l'errore si ripeta in futuro. Anche questa è Qualità.
Consiglio n° 5:
Mantenere relazioni virtuali con chi fa il vostro stesso lavoro.
Imparare grazie all'esperienza altrui è molto importante ma per chi si occupa di Qualità è, addirittura, fondamentale. Spesso, però, non è così facile avere l'occasione di incontrare chi lavora nell'ambito della certificazione e dell'ISO 9001 e che, magari, ha già risolto in passato problemi simili a quelli che ci troviamo ad affrontare oggi noi.
Perché, dunque, non utilizzare i mezzi tecnologici che ci vengono messi a disposizione?
Imparate a frequentare regolarmente community e forum che riuniscono professionisti della certificazione, iscrivetevi alle newsletter a tema, consultate con regolarità i blog del settore e costruitevi un database di indirizzi da consultare regolarmente.
Vi manterrete aggiornati e chiarirete tutti i dubbi in maniera moderna e, perché no, anche divertente.
Consiglio n° 4:
sono 4 i riferimenti principali da tenere sempre a portata di mano quando dobbiamo lavorare nell'ambito della Qualità :
1) un manuale che riassuma i punti principali della metodologia
2) un libro che riporti brevemente tutti i requisiti della norma con le relative spiegazioni (può essere sostituito da appunti personali o da materiale reperibile in rete, ad esempio sul nostro sito)
3) un riassunto dei principali termini utilizzati in ambito 9001 con una spiegazione (anche questo reperibile su QualitiAmo)
4) un fac-simile di checklist da utilizzare negli audit (nella nostra sezione Documenti)
Consiglio n° 3:
Come gestire le registrazioni delle riunioni di riesame della Direzione?
Prima di tutto preparate una scaletta che sia in grado, in pochi punti, di riassumere tutto l'iter dell'incontro.
Le parti da fissare per bene sulla carta saranno:
- i nomi dei partecipanti
- gli argomenti trattati
- gli input
- le decisioni prese e gli altri output
- le risorse necessarie
- la lista di distribuzione
- la data del prossimo incontro (se stabilita)
Consiglio n° 2:
Parlate con i consulenti, con chi fa il vostro stesso mestiere, con chi è già passato per la strada della certificazione.
Confrontatevi su internet con i professionisti del settore (nei forum, nei blog), raccogliete informazioni sulle riviste di settore. Cercate, in poche parole, di avere ben chiaro il quadro della situazione prima di intraprendere la strada proposta dalla norma ISO 9001 in modo da essere certi di non tralasciare o sottovalutare nulla.
Consiglio n° 1:
Non rendete le cose troppo difficili. Quando dovete rivedere il Sistema Documentale per certificare la vostra azienda, utilizzate i documenti già esistenti, adattandoli ai requisiti della norma. Agendo in questo modo avrete due vantaggi: - risparmierete tempo - le persone utilizzerano più volentieri i manuali, le procecedure e i moduli che già conoscono e con i quali hanno già familiarizzato in passato e avranno meno difficoltà a maneggiarli second le nuove regole.

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