CHE IMPATTO HA IL PROJECT MANAGER SULLA PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO?

Il successo di un progetto si misura con l'abilità di completarlo secondo le specifiche concordate, restando all'interno di un certo budget, rispettando le tempistiche previste e soddisfacendo clienti e stakeholder. Affinché tutto questo accada, occorre implementare a dovere la pianificazione del progetto e la sua esecuzione e controllarle per assicurarsi che vengano portate avanti nel migliore dei modi e che, quando questo non accade, vengano apportate le correzioni necessarie.

Vi sarete accorti che abbiamo parlato di un controllo dell'esecuzione del progetto, argomento che vi sarà sicuramente familiare, ma anche della fase relativa alla sua pianificazione. Controllare che la pianificazione avvenga nel migliore dei modi non è semplice perché non si possono usare i requisiti delle parti interessate, in quanto sono espressi in termini di necessità funzionali mentre la pianificazione si basa su paremetri tecnici. Nonostante le difficoltà legate all'impostazione di un controllo della pianificazione dei progetti, il project manager dovrebbe comunque sforzarsi di effettuare questo monitoraggio e di sviluppare tutti gli strumenti necessari per migliorarne la qualità in quanto una cattiva pianificazione non può che sfociare in una cattiva realizzazione del progetto.

Secondo la "Guida PMBOK", "Guida al Project Management Body of Knowledge", un project manager deve gestire diversi processi all'interno del project management. Questi processi sono raggruppati nelle quattro fasi della vita di un progetto:

• avvio dell'attività di project management
• pianificazione
• esecuzione
• chiusura

Dei 39 processi elencati dalla guida, ben 21 fanno riferimento alla fase di pianificazione. Vediamone qualcuno:

• sviluppo di un piano del progetto il cui output è, appunto, il piano del progetto;
• pianificazione dell'ambito del progetto che origina un elenco di tutto ciò che ci si aspetta da quel progetto;
• definizione dell'ambito del progetto il cui prodotto è la Work Breakdown Structure;
• definizione delle attività che porta ad un elenco delle attività del progetto;
• sequenziamento delle attività che ha come output un PERT o un diagramma di Gantt;
• stima della durata di ogni attività con l'elenco della stima temporale della durata di ogni singola attività;
• preparazione della pianificazione che origina la data di inzio del progetto e quella della sua fine;
• pianificazione delle risorse che associa ad ogni attività le risorse previste;
• stima dei costi che origina un elenco di costi;
• pianificazione della qualità il cui output sarà il piano della qualità;
• pianificazione organizzativa con la definziione dei ruoli e delle responsabilità;
• pianificazione delle diverse comunicazioni con il piano della gestione di ogni tipologia di comunicazione;
• pianificazione della gestione dei rischi con un piano di risk management;
• identificazione dei rischi che origina la lista dei rischi;
• analisi qualitativa dei rischi con l'associazione di un punteggio ad ogni rischio individuato;
• analisi quantitativa dei rischi con l'assegnazione delle priorità;
• pianificazione delle relative risposte con un piano che elenchi le risposte previste per ogni rischio individuato;
• pianificazione degli acquisti con un piano per la gestione delle forniture;
• pianificazione dei documenti necessari per gli acquisti con l'indicazione della documentazione necessaria

Questo lavoro va fatto per ciascuno dei 21 processi, in modo da poter verificare i loro output ed esercitare un controllo su ogni aspetto della pianificazione del progetto.

Ma da cosa dipendono le performance in una fase specifica del project management? Dalle conoscenze del project manager in quell'area, di quelle degli altri professionisti coinvolti nella gestione del progetto e dalla capacità del project manager di influenzare la buona riuscita dei singoli processi. Se ogni membro del team di progetto, infatti, è responsabile delle attività specifiche che gli vengono affidate, il project manager è responsabile della loro integrazione e di tutte le attività relative alle infrastrutture necessarie per la gestione del lavoro. Per fare in modo che il progetto venga gestito al meglio, il project manager deve assicurarsi di essere competente relativamente ai processi di cui andrà ad occuparsi e, cioè, che i diversi input, output, stumenti e tecniche gli siano familiari. Senza questa assicurazione, alcuni processi che fanno capo alla pianificazione del progetto potrebbero non essere gestiti al meglio a livello di integrazione delle singole attività.

In conclusione, il project manager è la persona responsabile del successo di un progetto nel suo insieme e, per questo, deve essere in grado di affrontare e risolvere nel migliore dei modi eventuali difficoltà incontrate nel garantire che tutti i processi di pianificazione vengano eseguiti bene. Per risolvere i problemi, occorre che il project manager identifichi quegli eventi che possono avere un impatto negativo sul completamento positivo del progetto e che sviluppi piani per mitigare eventuali conseguenze negative. In alcune aree come quelle della comunicazione e della qualità, bisognerebbe puntare sugli strumenti e sulle tecniche che possono supportare al meglio gli sforzi del project manager. In altre aree, come ad esempio quella della gestione dei rischi o dei costi, bisogna assicurarsi che sia stata erogata la formazione necessaria a tutti i membri del team.

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