L'organizzazione dei piccoli studi professionali

Un qualsiasi piccolo studio tecnico di professionisti è affetto da una inefficienza media di un valore percentuale a due cifre sul suo fatturato annuale.
Il titolare dello studio, stimato professionista, spesso arriva a fare ….. un altro mestiere: quello del gestore di azienda. Per questo mestiere non ha avuto nessuna preparazione scolastica e oggi “non ha tempo per occuparsi di queste cose”, tutto intento com’è a correre tra i clienti, i cantieri, le istituzioni pubbliche (che il Signore le abbia in gloria!) e quindi è costretto lasciare questi aspetti alla sensibilità ed esigenza di regole certe dei ragazzi che collaborano, segreteria compresa!

Il risultato è il 20-30% di inefficienza.

Dove sono le perdite?

Seguendo il principio di Pareto cominciamo dalle più grosse:

• La mancanza di programmazione (“ -si! bella idea!- Da noi è praticamente impossibile: se tenti di farla, dopo dieci minuti arriva la “bomba” di un Cliente che ti stravolge tutto, ….quindi è inutile farla”),
  Risultato: i ragazzi lavorano su lavori assegnati all’ultimo momento e spesso si fermano perché mancano elementi …..e il titolare è fuori…. I ragazzi tirano in lungo il lavoro oppure fanno archivio, riordinano il computer, ecc. ecc.: tutti lavori improduttivi…. Se ciascun ragazzo perde 15-30 min. al giorno ….fate i vostri conti!
• La pianificazione del lavoro all’inizio della commessa, o meglio la mancanza di una chiara visione delle cose e attività da fare, la WBS (work break down structure).
  Il tutto parte dalla consuetudine di non fare un preventivo serio per definire il prezzo di vendita del servizio. Come conseguenza l’avvio di un lavoro è lento e impreciso: fatto 100 il costo del lavoro di progettazione se ne perde già in partenza circa il 10% (guadagno o perdita dell’intera commessa)
• I sistemi di rilevazione delle ore di lavoro sono largamente inutili e costosi perché basati su alcuni errori di fondo, senza contare il grave problema della deresponsabilizzazione totale del collaboratore.
  Eccoli:
  • Al personale non viene assegnato un tempo preciso per ogni attività che deve fare (gli si dice:“è urgentissimo”!, anche se si sa che la parola “urgente” è una parola senza senso)
  • Si marcano le ore sulla commessa complessivamente e non sulla singola fase;
  • il Personale marca le ore a fine giornata (figurarsi come fa a ricordare)
  • il personale ha l’orologio senza la lancetta dei minuti: marcare 2 invece di 2,5 introduce un errore del 25% rendendo inaffidabile qualsiasi rilevazione. …. Il brutto è che il Titolare poi basa i preventivi per i prossimi lavori su questi dati di costo, falsi …. e quando si accorge che un preventivo così costruito, lo butterebbe fuori mercato, ... fa il “prezzo di mercato” e si rovina il fegato pensando all’inefficienza del suo studio!
  • tra le voci di costo su cui gli operatori fanno la rilevazione NON ci sono i lavori improduttivi (che invece sono all’ordine del giorno per quanto detto sopra), e quindi vengono marcate sulle commesse tutte le ore che loro passano in studio, introducendo un ulteriore gravissimo errore sulla rilevazione costi
• Il prezzo di vendita viene fatto nel modo più folle che si possa pensare: si prende il costo orario primo (netto in busta +oneri sociali, o totale fatture per i partita IVA) e lo si aumenta di una quota percentuale dei costi generali dello studio (falsati, come visto sopra). L’effetto è devastante perché con questo overhead medio si falsa il prezzo orario di vendita in modo determinante, cioè con un prezzo così calcolato, si è fuori mercato sui lavori piccoli e si perde sui lavori grossi. L’effetto psicologico che fa star male la notte è quello di avere uno studio con costi troppo alti per i lavori piccoli (e non è del tutto vero) e fa star tranquilli sul fatto che nei lavori grossi ci si guadagna (e non è vero: ci si dovrebbe invece preoccupare e molto!)

L’organizzazione mal fatta negli altri processi interni dello studio, poi, completa l’opera.

Il libro insegna ad organizzare lo studio per ogni tipo di attività partendo dall’ordine fisico (si deve poter trovare un qualsiasi documento cartaceo o un file in meno di 20 secondi) e proseguendo con le diverse attività quotidiane, per ciascuna delle quali sono indicati i principi su cui basare una seria revisione organizzativa.
Per esempio:

• si deve gestire correttamente i rapporti con il cliente: si danno spunti sul come fare le necessarie formalizzazioni anche se il cliente non le vuole; si insegna a gestire le varianti informali che sono una delle maggiori perdite dei piccoli studi
• si deve gestire bene i rapporti con i fornitori (professionisti a cui si affidano parti del progetto)
• La gestione delle commesse deve essere precisa e fatta da un capo commessa, con metodi uguali per tutti, in modo che chiunque possa subentrare nella sua gestione in caso di necessità (sono bandite le annotazioni sulle agende della cassa di risparmio!)
• Le tecniche di progettazione simultanea, utilizzate dalle società di ingegneria più grandi sono una materia non nota alla maggioranza dei piccoli studi: è bene saperne di più per fare anche grosse efficienze
• I metodi di controllo della qualità del lavoro devono essere progettati e i controlli devono essere resi sistematici, introducendoli nella programmazione in quanto “attivita” altrettanto importanti delle attività di progettazione
• E’ fondamentale che il personale sia abituato a lavorare secondo livelli di qualità diversi, su lavori pagati in modo diverso (“lavorare bene” qualsiasi sia il prezzo fatto al cliente, o lo scopo del lavoro, è una assurdità imperdonabile al giorno d’oggi!)

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

La gestione secondo i principi di Project Management potrebbe aprire delle “finestre culturali” interessanti per chi vive e opera in un piccolo studio, con risvolti sull’efficienza non trascurabili. Il libro è pensato proprio per questo fine.
La gestione del rapporto col personale è uno degli aspetti poco considerati dai titolari di uno studio: nel libro ci sono alcune considerazioni di natura etica che dovrebbero essere assolutamente lette, in quanto la loro applicazione può avere risvolti sull’efficienza niente affatto trascurabili.
Questa seconda edizione del libro, alla fine, riporta una serie di schede che guidano alla preparazione della certificazione secondo UNI EN ISO 9001: 2008, e che insegnano che cosa si debba fare oltre a quello già illustrato precedentemente per la riorganizzazione; in ciascuna scheda sono richiamati gli importanti allegati contenuti nel CD.
Da ultimo c’è una seconda appendice in cui sono riportate alcune considerazione sulla necessità strategica di cambiamento per i piccoli studi, nel quadro dell’attuale crisi mondiale del mercato, per sopravvivere al calo verticale di lavoro che le aziende clienti dei piccoli studi stanno conoscendo; è riportato infatti un esempio di applicazione pratica di queste idee, fatta dai clienti degli autori, che sta dando buoni frutti.

Il CD Allegato è prezioso per i due contenuti (che un po’ giustificano il prezzo “salato” del libro):
1. Contiene un SW per la gestione delle commesse costruito dagli autori esattamente secondo i principi illustrati nel libro (e collaudato da un uso di 7 anni) in modo da meccanizzare l’organizzazione in modo semplice e diretto (chiunque lo impara ad usare in pochi minuti perchè è logico e ….. a prova di stupido!: non serve il solito ragazzo “smanettone” che si trova in ogni studio, per farlo funzionare)
2. Contiene tutta la documentazione di sistema di Gestione per la Qualità (manuale, procedure, istruzioni di lavoro e moduli), in chiaro e quindi utilizzabile immediatamente da chiunque voglia risparmiare sui costi di preparazione alla certificazione.

PER SAPERNE DI PIU':