ISO 9001:2015 - AUDIT SUI REQUISITI
RELATIVI ALLE RISORSE UMANE

La gestione delle risorse umane all'interno di un'organizzazione ha una parte significativa nel sistema qualità ed è logico che sia così visto che, come abbiamo sempre detto su QualitiAmo, le persone sono fondamentali se si vuole davvero avere una cultura della qualità che aggiunga valore al lavoro quotidiano.

Vediamo adesso cosa richiedono i requisiti della ISO 9001:2015 in merito alle risorse umane. Sebbene la norma non utilizzi l'espressione "risorse umane" ci sono due requsiti fondamentali che spiegano come gestire le persone nel vostro sistema qualità. Entrambi i requisiti si trovano nel capitolo 7: al punto 7.1.2 "Persone" si specifica brevemente che l'organizzazione deve determinare e fornire le persone necessarie per un'efficace implementazione del proprio sistema di gestione della qualità e per l'operatività e il controllo dei suoi processi. Praticamente abbiamo due requisiti che richiedono di stabilire le persone che occorrono per gestire al meglio i processi del sistema qualità; in secondo luogo si richiede di determinare quali persone siano necessarie per assicurare la conformità di prodotti e servizi.
Nel punto 7.2 "Competenza" si spiega che l'azienda deve stabilire la competenza delle persone che svolgono un lavoro che abbia effetti sulle performance e sull'efficacia del sistema qualità e che questa competenza va assicurata tramite un percorso di studi, formazione dedicata o esperienza maturata ricoprendo un certo ruolo. Se questa competenza deve essere acquisita, si dovranno verificare le azioni messe in atto per garantirla, ad esempio tramite un corso di formazione o l'affiancamento a personale esperto, e per valutarne l'efficacia. In ultimo, si richiede che vengano mantenute apposite informazioni documentate relative alla prova della competenza delle persone. Questi quattro requisiti del piunto 7.2 della ISO 9001:2015 possono costituire le basi di un vero e proprio processo in quattro fasi che servirà a garantire alle persone di sapere tutto ciò che serve per lavorare al meglio all'interno del sistema qualità aziendale.

Ci sono altri due punti della norma che includono requisiti relativi alla gestione delle risorse umane: il punto 5.3 "Ruoli, responsabilità e autorità nell'organizzazione" e il punto 7.3 "Consapevolezza". Nel primo punto si specifica che la direzione deve assicurare che responsabilità e autorità relative al sistema qualità siano state stabilite, comunicate e ben comprese da tutti. Nel punto 7.3 si richiede che le persone che lavorano sui processi di un sistema qualità siano consapevoli della politica della qualità aziendale, degli obiettivi della qualità che le riguardano, del contributo che, con il loro lavoro, danno al sistema di gestione e delle implicazioni che le non conformità hanno all'interno del sistema qualità.

Ogni organizzazione progetterà, quindi, dei processi in linea con questi requisiti. Tendenzialmente, si tratterà di processi che avranno questi temi: l'identificazione dei ruoli e delle responsabilità, l'assunzione e la responsabilizzazione delle risorse umane, l'individuazione dei bisogni formativi di ogni persona, la valutazione dell'efficacia della formazione erogata, la messa a disposizione di opportunità per acquisire le competenze necessarie, anche alla luce dei continui cambiamenti che intervengono nel contesto aziendale e nei processi dell'organizzazione e la gestione (pianificazione, preparazione e conservazione) delle informazioni documentate associate alle risorse umane.

L'audit dei processi relativi alle risorse umane è un metodo completo di verifica oggettiva e sistematica delle pratiche, della documentazione, delle politiche e delle procedure relative alla gestione delle risorse umane nell'organizzazione. Un audit efficace di questi processi aiuta a identificare le necessità di miglioramento in quest'area così importante, oltre ad aiutare nell'analisi del divario tra qual è la gestione attuale delle risorse umane e quale dovrebbe essere o potrebbe essere se fossero migliorati alcuni processi.
Le componenti primarie del sistema di gestione della qualità che si riferiscono alle risorse umane e che sono generalmente controllate durante un audit includono: la documentazione, le descrizioni del lavoro, le politiche relative al personale, le politiche relative alla selezione e all'assunzione, quelle della formazione e dello sviluppo, la gestione della carriera di ogni collaboratore, le relazioni con i dipendenti, la misurazione delle prestazioni, il processo di valutazione e gli indicatori chiave.

Il processo di auditing delle risorse umane è suddiviso in una fase di raccolta delle informazioni pre-audit, una di analisi in loco e di raccolta delle registrazioni e in un'ultima fase in cui si fa il verbale dell'audit .

E arriviamo adesso alla preparazione della checklist dell'audit da fare sulle risorse umane, cosa dovrà contenere? È fondamentale ricordare che qualsiasi checklist di un audit fatto bene su qualsiasi processo dell'organizzazione dovrebbe, non solo esaminare il rispetto dei prerequisiti contenuti nella ISO 9001:2015, ma anche affrontare quelli previsti in maniera specifica dall'azienda. Potrebbe tornarvi comodo suddividere ciò che volete verificare a seconda del ruolo ricoperto dalle singole persone:

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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• Direzione e Responsabile delle risorse umane
  • riepilogo delle principali iniziative e attività di formazione previste per l'anno;
  • garanzia che ci siano risorse adeguate per la formazione;
  • assegnazione dei ruoli e delle responsabilità alle singole persone;
  • garanzia che manager e supervisori intraprendano una formazione pertinente alle loro responsabilità;
  • comprensione delle esigenze delle risorse e garanzia di personale qualificato e competente, al fine di fornire l'efficace attuazione e controllo del sistema qualità, soddisfare le esigenze dei clienti e garantire un elevato livello di soddisfazione dei clienti;
  • esame dei requisiti e identificazione dei fabbisogni di risorse umane quando vengono rivisti gli obiettivi o quando se ne presenta la necessità;
  • definizione delle competenze richieste per ciascuna posizione e descrizione del lavoro da svolgere a seconda dei casi;
  • condivisione con tutti i manager della strategia e degli obiettivi aziendali su base annuale affinché si pianifichino le esigenze di formazione, in linea con i requisiti del piano aziendale;
  • messa a disposizione delle risorse necessarie per erogare una formazione adeguata, così come previsto dall'analisi dei fabbisogni;
  • assicurazione che avvengano regolarmente dei riesami della valutazione della formazione erogata per stabilire se ne occorra di aggiuntiva o se servano altre azioni per migliorare i livelli di competenza del personale
• Singoli responsabili di processo
  • formazione adeguata alle responsabilità ricoperte;
  • pianificazione delle esigenze di formazione della propria area di competenza in base alle esigenze;
  • identificazione delle esigenze di formazione dei collaboratori;
  • esame delle qualifiche, delle licenze e dei certificati dei singoli lavoratori;
  • assicurazione che i dipendenti e i collaboratori esterni sotto il controllo dell'organizzazione siano formati a sufficienza per completare al meglio i compiti che sono stati loro affidati;
  • garanzia che ad ogni collaboratore siano assegnati solo i compiti per i quali sono stati formati;
  • assicurazione che i nuovi dipendenti siano in possesso delle qualifiche, dei certificati e delle licenze richieste per la posizione ricoperta;
  • valutazione se, all'atto dell'inizio della collaborazione con una nuova risorsa umana, occorra una formazione iniziale. La formazione dovrebbe essere impartita per migliorare e garantire che tutto il personale sia adeguatamente informato e formato in tutti gli aspetti dei propri doveri, responsabilità e funzioni lavorative, nonché del sistema di gestione della qualità dell'organizzazione e dei requisiti della ISO 9001:2015;
  • sviluppo, implementazione e monitoraggio di un piano di formazione per i collaboratori sulla base dei risultati dell'analisi dei bisogni formativi e riesame regolare dei piani di formazione per garantire che siano aggiornati e soddisfino in ogni momento le esigenze dell'azienda;
  • sviluppo per ogni ruolo di na descrizione del lavoro da svolgere e di ciò che il ruolo comporta;
  • laddove vengano identificati processi speciali, 'esistenza di una formazione specifica per il controllo di tali processi. La formazione specialistica aggiuntiva deve essere identificata attraverso l'analisi dei bisogni di formazione
• Singoli collaboratori
  • consapevolezza dei rischi e delle misure di controllo associate al proprio lavoro in modo che tutto funzioni come previsto;
  • presenza delle licenze, dei certificati e delle competenze richiesti per svolgere il ruolo assegnato;
  • partecipazione delle persone all'identificazione dei propri bisogni formativi;
  • presenza delle copie delle qualifiche, delle licenze e dei certificati come richiesto
• Personale esterno
  • se necessario, partecipazione alla formazione specifica erogata dall'organizzazione cliente prima di iniziare il lavoro;
  • presenza delle le licenze, dei permessi e dei certificati appropriati per i compiti assegnati e assicurazione che questi rimangano validi nel tempo

PER SAPERNE DI PIU':