ALBERI DELLA CONOSCENZA E ISO 9001

Che cos'è un albero della conoscenza e come si può utilizzare nell'ambito della ISO 9001?

knowledge tree iso 9001

"La vera conoscenza è sapere l'estensione della propria ignoranza"
(Confucio)

"Il sapere è l'unica proprietà che non può essere tolta"
(Immanuel Kant)

Cos'è un albero della conoscenza?

Gli alberi della conoscenza o "knowledge tree" rappresentano uno strumento visuale e concettuale utilizzato per organizzare e gestire la conoscenza in maniera strutturata e intuitiva. Immaginati come veri e propri alberi, questi strumenti si radicano nel terreno fertile dell'informazione e si ramificano in modo da coprire un'ampia gamma di argomenti, concetti e dati.

Un albero della conoscenza è una mappa concettuale che organizza e rappresenta la conoscenza in una struttura gerarchica. È progettato per riflettere il modo in cui il pensiero umano organizza naturalmente le informazioni, partendo da concetti ampi e generici e scendendo verso dettagli più specifici e focalizzati. Questa struttura facilita non solo la memorizzazione e il recupero delle informazioni ma anche la scoperta di nuove relazioni e connessioni tra diversi pezzi di conoscenza. In questo contesto, gli alberi della conoscenza sono adottati per rappresentare graficamente le relazioni tra diversi livelli di informazione, partendo da concetti generali (la radice) e progredendo verso dettagli più specifici (i rami e le foglie).

La radice dell'albero rappresenta il concetto più generale o l'area di conoscenza principale. È da qui che tutte le altre informazioni derivano, fungendo da punto di partenza per l'esplorazione e la comprensione. I rami rappresentano le sottocategorie o i sottoinsiemi della conoscenza principale. Si diramano dalla radice e possono avere ulteriori suddivisioni, riflettendo la complessità e la profondità del campo di conoscenza. Le foglie sono i nodi terminali degli alberi, rappresentando le unità di conoscenza più specifiche e dettagliate.
La radice fornisce un punto di ancoraggio chiaro, assicurando che gli utenti abbiano un punto di partenza definito. I rami introducono un livello di dettaglio che struttura la conoscenza in modo logico e navigabile. Le foglie assicurano che l'informazione sia frammentata in pezzi gestibili, rendendo più semplice l'approfondimento di aree specifiche di interesse.

La forza degli alberi della conoscenza risiede nella loro capacità di visualizzare la struttura delle informazioni in modo che sia facile da comprendere e da seguire. Questa struttura gerarchica non solo facilita l'organizzazione e l'archiviazione delle informazioni ma supporta anche il processo di apprendimento e di recupero delle informazioni. Gli utenti possono iniziare dall'argomento generale e navigare attraverso i rami per approfondire i vari sottotemi.

Nel contesto aziendale, gli alberi della conoscenza sono particolarmente utili per mappare le competenze dei dipendenti, catalogare documenti e procedure, gestire grandi basi di dati, ecc. Le organizzazioni li possono utilizzare per creare una base di conoscenza condivisa che aiuta a mantenere tutti i membri del team aggiornati e facilita il processo decisionale basato su informazioni affidabili e ben organizzate.

Scegliere una struttura logica per l'albero della conoscenza

La scelta di una struttura logica adeguata per l'albero della conoscenza è un passo importante che influisce sulla sua efficacia e usabilità. Una struttura ben pensata facilita la navigazione, la comprensione e il recupero delle informazioni. Di seguito, descriviamo tre tipologie di strutture logiche comunemente adottate: gerarchica, sequenziale e tematica.

  • Struttura gerarchica
    Descrizione: una struttura gerarchica organizza le informazioni in livelli, partendo da un concetto generale (radice) e scendendo verso dettagli più specifici (rami e foglie).
    Quando usarla: è particolarmente utile quando esiste un ordine naturale o una chiara relazione di "genitore-figlio" tra le informazioni. È ideale per rappresentare strutture organizzative, categorizzazioni e classificazioni.
    Vantaggi: facilita la comprensione di relazioni complesse e l'organizzazione di grandi volumi di informazioni. Fornisce un percorso chiaro per seguire il flusso delle informazioni dalla radice alle foglie
  • Struttura sequenziale
    Descrizione: una struttura sequenziale presenta le informazioni in una serie specifica, spesso lineare, che segue un ordine logico o cronologico.
    Quando usarla: è adatta per rappresentare processi, istruzioni passo-passo, timeline o qualsiasi scenario in cui l'ordine sia essenziale
    Vantaggi: evidenzia la progressione e la sequenza delle informazioni, facilitando la comprensione di processi e procedure. È particolarmente efficace per guide, manuali e percorsi di apprendimento
  • Struttura tematica
    Descrizione: una struttura tematica raggruppa le informazioni in base a temi, argomenti o categorie simili, senza un ordine gerarchico o sequenziale specifico
    Quando usarla: è ideale quando le informazioni possono essere suddivise in gruppi distinti basati su attributi, temi o argomenti comuni
    Vantaggi: migliora l'accessibilità consentendo agli utenti di accedere rapidamente a tutte le informazioni relative a un determinato tema. Promuove un approccio più focalizzato e tematico alla ricerca e all'apprendimento

Requisiti ISO 9001 per la gestione delle conoscenze

Nell'ambito della ISO 9001, la gestione della documentazione e delle conoscenze è estremamente importante per assicurare che i processi aziendali siano eseguiti in modo coerente e che le migliorie possano essere implementate efficacemente. La gestione delle conoscenze, secondo la norma, richiede che le organizzazioni identifichino, gestiscano e rendano disponibili le conoscenze necessarie per il funzionamento dei loro processi e per ottenere la conformità ai requisiti di qualità. Questo può includere le conoscenze interne (ad esempio le conoscenze acquisite dall'esperienza) e le conoscenze esterne (ad esempio gli standard). Alle aziende è richiesto di mantenere questa conoscenza e di renderla disponibile quando necessario. Questo richiede un sistema per catturare, condividere e conservare la conoscenza, nonché per garantire che sia protetta da perdite non intenzionali.
La conoscenza necessaria può cambiare nel tempo e le organizzazioni devono considerare come i cambiamenti nelle condizioni esterne o interne possono influenzare la conoscenza di cui hanno bisogno e come acquisirla. Gli alberi della conoscenza possono servire come una soluzione per soddisfare questi requisiti di documentazione e gestione delle conoscenze.

Possono essere utilizzati per:

  • organizzare la documentazione: creare una struttura ad albero per organizzare manuali, politiche, procedure e registrazioni, facilitando la ricerca e il recupero dei documenti
  • mappare la conoscenza: visualizzare le aree della conoscenza necessarie per i processi aziendali, identificare eventuali lacune e monitorare l'acquisizione di nuove conoscenze
  • facilitare la condivisione delle conoscenze: utilizzare gli alberi della conoscenza come strumento per facilitare la condivisione delle informazioni tra i membri del team, assicurando che le conoscenze importanti siano facilmente accessibili e aggiornate

Integrare gli alberi della conoscenza nei processi aziendali

L'integrazione efficace degli alberi della conoscenza nei processi aziendali esistenti è fondamentale per massimizzare il loro valore e garantire che diventino una parte vitale della cultura organizzativa. Partite cercand di determinare chi siano i principali utenti dei knowledge tree come, ad esempio, i diversi responsabili, i team di progetto, il personale IT, il personale HR, ecc. Coinvolgete questi stakeholder nel processo di integrazione, raccogliendo feedback e incoraggiando la condivisione di idee su come gli alberi della conoscenza possano essere utilizzati per migliorare i processi esistenti.

Impegnatevi, poi, nel comprendere nel dettaglio i processi aziendali e come la documentazione, le informazioni e le competenze vengano utilizzate e gestite in queste attività. A questo punto, collegate rami e foglie specifici degli alberi della conoscenza ai processi aziendali, assicurando che ci sia una corrispondenza diretta tra la struttura dell'albero e le necessità operative.

Assicuratevi che gli alberi della conoscenza siano accessibili attraverso le piattaforme tecnologiche esistenti, come la intranet aziendale, i sistemi di gestione della conoscenza o le piattaforme collaborative e integrate l'utilizzo degli knowledge tree nelle procedure di lavoro, incoraggiando i dipendenti a consultare e ad aggiornare l'albero nel corso delle loro attività quotidiane.

Esempi di come utilizzare gli alberi della conoscenza nell'ambito ISO 9001

Proviamo a fare un esempio pratico di come si potrebbe utilizzare un knowledge tree per mappare i requisiti della ISO 9001. Questo strumento può aiutare a scomporre la norma in parti gestibili, organizzando ogni requisito in una struttura logica e intuitiva.

Si può procedere creando un albero che rappresenti la struttura dello standard, con rami che rappresentano i vari capitoli, i paragrafi e le sezioni. Bisognerà, poi, associare ogni processo interno dell'organizzazione con i relativi requisiti normativi per creare una mappa concettuale delle relazioni tra i processi aziendali e lo standard.

Utilizzare l'albero della conoscenza per organizzare e gestire la documentazione richiesta dalla ISO 9001: create rami per la politica della qualità e per gli obiettivi specifici, collegandoli agli documenti pertinenti e alle registrazioni relative. Strutturate la documentazione operativa in modo logico, facilitando l'accesso e l'aggiornamento delle procedure.

Create, in seguito, rami che rappresentino le conoscenze richieste per ogni processo, evidenziando le aree dove la conoscenza deve essere sviluppata o aggiornata.

Infine, collegate gli indicatori ai corrispondenti processi e agli obiettivi della qualità, in modo da offrire una visione chiara delle aree di forza e di miglioramento.

La gestione delle competenze è un altro requisito fondamentale della ISO 9001. Gli alberi della conoscenza possono essere particolarmente utili in questo contesto perché si possono creare rami che rappresentano le diverse aree funzionali o unità operative e utilizzare le foglie per dettagliare le competenze specifiche richieste per ogni ruolo o attività. L'albero nel suo insieme, poi, può essere utilizzato per visualizzare le competenze attuali rispetto a quelle richieste, identificando le aree in cui sono necessari ulteriore crescita o formazione. Infine, possiamo anche sviluppare percorsi di crescita professionali che siano basati sull'albero delle competenze, guidando le persone attraverso un percorso di apprendimento strutturato e mirato.

Gli alberi della conoscenza possono anche svolgere un ruolo cruciale nella conservazione delle conoscenze più importanti e nella promozione della condivisione delle conoscenze tra i dipendenti. Un albero si può utilizzare per organizzare le risorse della conoscenza come i manuali, le guide, gli studi, le best practice, ecc. rendendoli facilmente accessibili a tutti i dipendenti.

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Vantaggi degli alberi della conoscenza

L'adozione degli alberi della conoscenza per organizzare informazioni e competenze offre una serie di vantaggi distinti che possono trasformare significativamente il modo in cui un'organizzazione gestisce la sua base di conoscenze:

  • Visualizzazione intuitiva delle informazioni
    • chiarezza strutturale: gli alberi della conoscenza presentano le informazioni in una struttura gerarchica chiara, rendendo immediatamente evidente il rapporto tra concetti generali e specifici.
    • facilitazione della navigazione: la struttura ad albero consente agli utenti di navigare facilmente tra i diversi livelli di informazioni, aiutando a trovare rapidamente ciò che cercano.
  • Miglioramento dell'apprendimento e della comprensione
    • percorsi di apprendimento guidati: gli alberi della conoscenza possono guidare gli utenti attraverso percorsi di apprendimento strutturati, facilitando la comprensione di argomenti complessi.
    • memorizzazione: la struttura gerarchica e visuale degli alberi aiuta a migliorare la memorizzazione delle informazioni, sfruttando la tendenza naturale del cervello umano a organizzare le informazioni in schemi e categorie.
  • Efficienza nella gestione delle informazioni
    • accesso rapido: la struttura organizzata degli alberi della conoscenza consente un rapido recupero delle informazioni, facendo risparmiare tempo e risorse.
    • manutenzione semplificata: gli alberi della conoscenza rendono più semplice aggiornare, aggiungere o rimuovere informazioni, mantenendo la base di conoscenze sempre attuale e pertinente.
  • Supporto alle decisioni
    • visione completa: gli alberi della conoscenza forniscono una visione completa delle informazioni disponibili, aiutando i decision maker a comprendere tutte le opzioni e le implicazioni.
    • identificazione di eventuali lacune e opportunità: la struttura visuale aiuta a identificare facilmente le aree in cui le informazioni sono insufficienti o dove ci sono opportunità per l'acquisizione di nuova conoscenza.
  • Promozione della condivisione e della collaborazione
    • condivisione della conoscenza: gli alberi della conoscenza facilitano la condivisione delle informazioni tra i membri del team, assicurando che tutti abbiano accesso alle stesse risorse e informazioni.
    • collaborazione migliorata: la comprensione condivisa e l'accesso facilitato alle informazioni promuovono una collaborazione più stretta e un lavoro di squadra più efficace.

Risorse

Vi lasciamo una checklist per la realizzazione degli alberi della conoscenza

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