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(Martin Luther King Jr.)

"Non realizziamo nulla in questo mondo da soli... e ciò che accade è il risultato dell'intero arazzo della vita e di tutte le tessiture dei singoli fili gli uni agli altri che creano qualcosa"
(Sandra Day O'Connor)

Importanza delle interconnessioni nelle organizzazioni moderne

In un mondo che corre veloce come quello in cui viviamo oggi, le organizzazioni si trovano di fronte a sfide e opportunità senza precedenti. In questo contesto, il ruolo del quality manager si evolve continuamente, richiedendo un approccio che vada oltre le tradizionali strutture e procedure. L'importanza delle interconnessioni all'interno delle organizzazioni emerge come un fattore fondamentale per il successo di un'azienda.

Strutture come gli organigrammi, pur essendo utili per definire la struttura gerarchica e le responsabilità formali, spesso non riescono a catturare la complessità delle dinamiche organizzative reali. Un organigramma tende anche a offrire una rappresentazione statica delle organizzazioni, delineando strutture gerarchiche e relazioni formali e, per questo, raramente riesce a catturare le interazioni dinamiche e i flussi di lavoro effettivi che si verificano in un ambiente aziendale in continuo cambiamento. Inoltre, gli organigrammi non riflettono le relazioni informali, che spesso giocano un ruolo importantissimo nella facilitazione della comunicazione e nella promozione dell'innovazione.
E' essenziale che i responsabili qualità comprendano che le relazioni e le reti informali giocano un ruolo chiave nel determinare come le informazioni vengono condivise, come si prendono le decisioni e come si formano le alleanze all'interno dell'organizzazione.

Le reti informali sono costituite da collegamenti spontanei e interazioni tra individui che trascendono le linee gerarchiche. Queste reti possono avere un impatto significativo sull'efficienza, sul morale e sul successo complessivo di un'organizzazione. I quality manager capaci di riconoscere e di coltivare queste reti possono sfruttarle per migliorare la qualità e l'efficienza del lavoro, facilitando la condivisione di conoscenze e delle idee innovative.Il capitale sociale, definito come la rete di relazioni tra persone, gruppi e organizzazioni, è fondamentale per il funzionamento efficiente di un'azienda. Le relazioni basate sulla fiducia, sul rispetto reciproco e sulla comprensione comune possono migliorare significativamente la collaborazione e l'efficacia del lavoro di squadra. I professionisti della ISO 9001 che investono nel capitale sociale tendono a vedere un aumento dell'impegno e del coinvolgimento dei dipendenti e una riduzione dei conflitti interni.

Attraverso la mappatura e l'analisi delle reti di competenza, fiducia e comunicazione, i manager possono identificare i punti di forza e le aree di miglioramento, favorendo così processi decisionali più informati e strategie di qualità più efficaci.

Anche le procedure formali, sebbene essenziali per garantire standard e coerenza, presentano alcuni limiti significativi perché, spesso, vengono progettate avendo come obiettivi quelli di standardizzare i processi e garantire la qualità e la conformità. Se vengono ideate in maniera troppo rigida e non vengono aggiornate ai cambiamenti del contesto, possono limitare la capacità di un'organizzazione di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato o alle esigenze emergenti. In situazioni in cui l'innovazione e la reattività sono cruciali, l'adesione stretta a procedure rigide può ostacolare l'efficienza e limitare le opportunità di miglioramento se questi documenti non sono pensati in modo da essere adatti a una realtà che si confronta spesso con il cambiamento.
La necessità di seguire processi predefiniti può anche limitare la creatività e l'esplorazione di nuove idee o soluzioni e, se abbiamo a che fare con un contesto in cui l'innovazione è la chiave per mantenere un vantaggio competitivo, questi limiti possono avere conseguenze significative sul successo a lungo termine dell'organizzazione e vanno affrontati e risolti. In questi contesti, è essenziale un approccio più flessibile che consenta ai dipendenti di esercitare il giudizio e adattare le procedure alle circostanze specifiche, ovviamente nell'ottica di un sistema qualità che si adatta in continuazione, si autocorregge e formalizza i cambiamenti. C'è poi un problema che certe volte è legato un po' a tutte le organizzazioni e non solo a quelle più innovative e che consiste in un disallineamento tra le procedure formalizzate e le dinamiche organizzative reali che si esplicitano nelle interazioni umane e nelle reti informali che svolgono un ruolo significativo nel funzionamento quotidiano delle aziende. Un'eventuale disconnessione tra la teoria e la pratica va individuata e sistemata al più presto o il prezzo da pagare sarà un sistema qualità fittizio che si sovrappone ai reali flussi di informazioni, documenti e azioni.

Lavoro di gruppo: le tipologie - Se volete approfondire i vari tipi di gruppi, formali e informali che si creano all'interno delle nostre organizzazioni

IL CAFFE' DI GOOGLE

Si racconta che Google, nella progettazione dei suoi uffici, ha deliberatamente posto le cucine e le aree dove i dipendenti possono prendere il caffè a distanze strategiche dalle postazioni di lavoro per incoraggiare incontri casuali tra i dipendenti di diversi dipartimenti e promuovere, così, scambi creativi e nuove idee.

Definizione e ruolo delle reti di relazioni informali

Nel tessuto delle organizzazioni moderne, le reti di relazioni informali emergono come parallele e spesso più influenti delle strutture formali. Vediamo nel dettaglio in cosa consistono. Le reti di relazioni informali si riferiscono a quei legami interpersonali che si sviluppano in modo naturale all'interno di un'organizzazione al di fuori delle strutture formali. Queste reti sono costituite da connessioni spontanee, conversazioni casuali, collaborazioni non programmate e rapporti sociali che trascendono ruoli e gerarchie ufficiali. Sono spesso guidate da affinità personali, interessi comuni, e talvolta dalla necessità di condividere informazioni e risorse per raggiungere obiettivi comuni.

Le reti informali svolgono diversi ruoli all'interno delle organizzazioni:

• facilitare la comunicazione: permettono una comunicazione più rapida e meno formale, superando le barriere gerarchiche e burocratiche. Ad esempio, un dipendente che affronta un problema tecnico può trovare una soluzione più velocemente consultando un collega esperto piuttosto che seguendo i canali ufficiali. Questo scambio informale di informazioni e competenze accelera la risoluzione dei problemi e migliora l'efficienza operativa. Attenzione perché c'è anche un aspetto estremamente negativo di tutto questo: le reti informali possono, a volte, diffondere informazioni errate o distorte e gestire e correggere queste informazioni può essere una vera e propria sfida, soprattutto quando sono radicate o ampiamente accettate all'interno del gruppo
• condividere la conoscenza: le reti informali sono piattaforme efficaci per lo scambio di idee, esperienze e know-how che possono non essere facilmente accessibili attraverso canali ufficiali
• supportare e collaborare: queste reti forniscono un supporto emotivo e pratico ai membri dell'organizzazione, contribuendo a costruire un ambiente di lavoro più collaborativo e coeso. Le relazioni informali contribuiscono significativamente alla costruzione di una cultura organizzativa. I legami che si formano durante le attività non ufficiali, come le pause caffè o gli eventi aziendali, possono rafforzare il senso di appartenenza e migliorare il morale. Un esempio concreto è un team che, attraverso interazioni informali, sviluppa un forte senso di fiducia e supporto reciproco, contribuendo a creare una maggiore soddisfazione lavorativa e ad aumentare la produttività
• innovare: stimolano l'innovazione e la creatività fornendo un terreno fertile per la discussione aperta e l'esplorazione di nuove idee. Le reti informali possono agire come incubatrici per l'innovazione perché, in un contesto dove i dipendenti si sentono liberi di condividere idee e pensieri al di fuori dei confini formali, si possono generare soluzioni creative. Ad esempio, una conversazione casuale tra colleghi di diversi dipartimenti potrebbe portare allo sviluppo di un nuovo approccio per migliorare un processo o un prodotto
• gestire meglio il cambiamento: le reti informali possono giocare un ruolo significativo nel change management. Ad esempio, durante l'implementazione di una nuova tecnologia o di una nuova procedura, i dipendenti influenti all'interno delle reti informali possono aiutare a facilitare l'accettazione e l'adozione del cambiamento tra i colleghi, agendo come "ambasciatori" informali del cambiamento
• gestire i conflitti interni: questi reti possono anche essere utili nella gestione dei conflitti perché, in una situazione di disaccordo tra reparti, i membri della rete informale possono facilitare la comunicazione e la comprensione tra le parti, aiutando a trovare soluzioni amichevoli e a prevenire l'escalation dei litigi

Sebbene spesso non vengano riconosciute a livello formale, queste reti possono avere un impatto significativo sulle decisioni aziendali e sulle politiche delle organizzazioni. Le informazioni e le opinioni che circolano attraverso queste reti possono, infatti, influenzare le percezioni e le scelte dei dirigenti, modellando indirettamente le strategie aziendali. Per i quality manager, la sfida è riconoscere l'esistenza e l'influenza di queste reti informali e trovare modi per integrarle efficacemente nelle strategie di gestione della qualità. Per riuscire in questo lavoro, occorre considerare non solo i sistemi e i processi formali ma anche la dinamica umana e relazionale che pervade l'organizzazione.

LA NASCITA DEL POST-IT

L'interconnessione tra diversi settori può portare a innovazioni rivoluzionarie, come è successo alla 3M. Spencer Silver, un chimico che lavorava per l'azienda, aveva sviluppato un adesivo che non era particolarmente forte. In un primo momento, sembrava un fallimento ma il collegamento con un'altra idea di un altro dipendente, Art Fry, che stava cercando un modo per mantenere i suoi segnalibri attaccati ai libri senza danneggiarli, ha portato alla creazione del Post-it. Non male, vero?

Identificazione e mappatura delle reti di competenza

Le reti di competenza all'interno di un'organizzazione rappresentano quei gruppi informali di individui che possiedono conoscenze, abilità e esperienze specifiche che vengono scambiate in continuazione. Per identificarle, è necessario osservare e analizzare come i dipendenti interagiscono tra loro durante le attività lavorative quotidiane, i progetti o le sessioni di problem solving. E' possibile anche condurre dei colloqui o effettuare dei sondaggi per scoprire quali persone vengono considerate come esperti o punti di riferimento in determinate aree. Anche rappresentare visivamente i flussi di lavoro consente di visualizzare come il lavoro "si muova" attraverso l'organizzazione e quali siano le interconnessioni critiche tra i diversi reparti o i team.

Per monitorare questi flussi di comunicazione, è bene creare una mappa visuale che mostri le relazioni e i nodi delle competenze all'interno dell'organizzazione, evidenziando come le informazioni e le conoscenze vengono condivise. Una volta identificate e mappate, le reti di competenza possono essere utilizzate in vari modi:

• ottimizzazione della formazione e dello sviluppo: utilizzate le informazioni dalla mappatura per creare programmi di formazione mirati che colmino le lacune di competenza e rafforzino le competenze esistenti
• condivisione della conoscenza: promuovete iniziative che incoraggino la condivisione di conoscenze e esperienze tra i membri della rete
• supporto alla risoluzione dei problemi: identificate gli esperti all'interno delle reti per poterli coinvolgere rapidamente nelle situazioni dove c'è bisogno delle loro competenze per risolvere un problema, in modo da garantire una risposta più efficace ed efficiente

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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Problematiche legate alla gestione delle dinamiche informali

Uno dei problemi principali legati alla gestione delle dinamiche informali è la loro natura intrinsecamente nascosta e non strutturata. A differenza delle strutture formali, infatti, le reti informali non sono sempre immediatamente visibili e questo rende difficile monitorarle e comprenderne l'impatto sull'organizzazione.

Un altro problema è legato al fatto che queste reti informali possono creare centri di influenza non ufficiali che sfuggono al controllo diretto dei manager e possono influenzare significativamente le decisioni e le attitudini all'interno dell'organizzazione.

Una terza problematica è rappresentata dal fatto che, spesso, c'è una tensione tra le strutture formali e le dinamiche informali e occorre trovare il giusto equilibrio tra sfruttare i benefici delle reti informali e mantenere l'efficacia delle strutture e dei processi formali.

Anche valutare l'effetto reale delle dinamiche informali sui risultati aziendali in termini di indicatori può essere complesso.

Problema	Strategia proposta	Risultato atteso
Visibilità limitata delle dinamiche informali	Implementazione di strumenti di social network analysis per mappare le interazioni informali	Maggiore comprensione delle reti interne e miglioramento dell'efficienza comunicativa
Gestione dell'influenza ufficiosa	Sviluppo di programmi di formazione per i leader sull'inclusione e la gestione della diversità	Diminuzione di gruppi isolati e aumento della collaborazione trasversale
Equilibrio tra formalità e informalità	Creazione di spazi di lavoro condivisi e iniziative di team building per incoraggiare le interazioni	Integrazione tra le strutture formali e le reti informali, con una cultura aziendale più coesa
Rischi di esclusione e favoritismi	Promozione di politiche di inclusione e riesame dei processi di riconoscimento dei risultati ottenuti e promozione	Un ambiente di lavoro più equo e meritocratico, con opportunità uguali per tutti.
Misurazione dell'impatto delle reti informali	Introduzione indicatori per valutare l'impatto delle reti informali	Decisioni basate su dati concreti e sulla valutazione obiettiva del contributo delle dinamiche informali

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