ISO 9001 e 8D problem solving

di Staff di QualitiAmo

Otto passaggi per trasformare l'approccio correttivo in preventivo

Molti di voi conosceranno sicuramente la metodologia 8D per il problem solving nata durante la Seconda Guerra mondiale, diventata una metodologia ufficiale del Dipartimento della Difesa statunitense nel 1974, quando fu utilizzata dal governo degli Stati Uniti per le sue operazioni militari e, successivamente, adattata e resa popolare dalla Ford Motor Company negli anni '80 con lievi modifiche e utilizzata da allora soprattutto nel settore dell'Automotive.

La Ford, in particolare, standardizzò il processo per risolvere problemi complessi in una sequenza di 8 passaggi sistematici nel manuale intitolato "Team Oriented Problem Solving", pubblicazione che cambiò le prospettive del problem solving, portandolo da un mero approccio correttivo a un approccio più preventivo.

8D e ISO 9001

Chi tra voi si è già imbattuto nella metodologia 8D nell'ambito della ISO 9001 molto probabilmente è stato sollecitato al suo utilizzo per la risoluzione delle non conformità dai clienti. Il metodo 8D, in effetti, affianca altri strumenti per la risoluzione dei problemi molto conosciuti e utilizzati nell'ambito della qualità, come il metodo dei 5 perché, il diagramma causa-effetto di Ishikawa, il brainstorming, ecc..
Per molti professionisti ISO 9001 meno esperti, la varietà di approcci alla risoluzione dei problemi può creare confusione ma non ci sono poi così tante differenze tra queste metodologie, come ci si potrebbe invece aspettare. Tutte le differenze, infatti, dipendono semplicemente dalla tipologia di problema che deve essere risolto. Proviamo, dunque, a fare un po' di chiarezza:

Metodologie per risolvere i problemi

• il diagramma di Ishikawa o diagramma causa/effetto o diagramma a lisca di pesce deve la sua notorietà alla semplicità con la quale lo strumento permette di elencare in modo sistematico e visuale tutte le possibili cause di un effetto. Nell'ambito del problem solving serve per chiarire meglio un problema complesso;
• il diagramma 4M è una variante del diagramma di Ishikawa ma con quattro voci già individuate in precedenza: Manodopera, Metodo, Macchina e Materiali;
• il brainstorming combina un approccio rilassato e informale alla risoluzione dei problemi mediante il pensiero laterale. Incoraggia le persone a elaborare pensieri e idee che, a prima vista, possono sembrare un po' folli ma che, in alcuni casi, possono essere trasformate in soluzioni originali e creative a un problema;
• ciclo PDCA, chiamato anche ciclo di Deming, è il classico approccio al problem solving in un ambiente di lean manufacturing o anche ISO 9001. Viene utilizzato per problemi di media entità;
• A3 è una metodologia sviluppata da Toyota e si può considerare un PDCA in 8 fasi che dovrebbe stare su un foglio di carta di formato A3. È uno strumento collaborativo e visuale utilizzato anche per la risoluzione di problemi di medie dimensioni. I report A3 sono molto comuni nel mondo lean;
• DMAIC questo approccio ha origine nel mondo del Six Sigma. Fondamentalmente si può considerare un ciclo PDCA a 5 fasi utilizzato per problemi di grandi dimensioni in cui, in genere, è disponibile un'enorme quantità di dati;
• Kaizen questa metodologia si riferisce a miglioramenti incrementali che possono avere a che fare, ovviamente, anche con il problem solving. Gli strumenti più popolari del Kaizen sono i circoli della qualità;
• Kaizen Blitz è un approccio che si utilizza per i progetti di piccole dimensioni. Anche questa è una metodologia nel mondo lean six sigma;
• Kaikaku è una parola giapponese che significa "cambiamento radicale" e, infatti, questa metodologia si utilizza quando si cerca un cambiamento rivoluzionario. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un progetto di vasta portata aziendale, che porta un grande risparmio, la risoluzione di un grosso problema o il miglioramento di un processo o di un prodotto;
• Kakushin è, invece, un cambiamento innovativo o trasformativo che si tradurrà in un completo allontanamento dalla situazione di partenza;
• quella dei 5 perché è una metodologia che consente di esplorare le relazioni causa-effetto per un problema ponendosi una semplice domanda per cinque volte: "Perché"?

PDCA, DMAIC e 8D

Limitandoci alle tre metodologie PDCA, DMAIC e 8D si può che dire che:

• La fase "Plan" del PDCA corrisponde alle fasi:
  • "Define" del DMAIC che, a sua volta, corrisponde alle fasi:
    • D0 dell'8D
    • D1 dell'8D
  • "Measure" del DMAIC che, a sua volta, corrisponde alle fasi:
    • D2 dell'8D
    • D3 dell'8D
  • "Analyse" del DMAIC che, a sua volta, corrisponde alle fasi:
    • D4 dell'8D
    • D5 dell'8D
• La fase "Do" del PDCA corrisponde alla fase:
  • "Improve" del DMAIC che, a sua volta, corrisponde alla fase:
    • D6 dell'8D
• La fase "Check" del PDCA corrisponde alla fase:
  • "Control" del DMAIC che,a sua volta, corrisponde alla fase:
    • D7 dell'8D
• La fase "Act" del PDCA corrisponde alla fase:
  • "Control" del DMAIC che, a sua volta, corrisponde alla fase:
    • D8 dell'8D

8D come variazione del ciclo PDCA

La metodologia 8D (8 "Demands" o 8 Discipline), in particolare, è un metodo di problem solving utilizzato dai professionisti della qualità e dai responsabili di produzione principalmente nell'industria manifatturiera. Il suo scopo è quello di identificare, correggere e prevenire i problemi che possono riguardare i clienti e l'efficienza operativa, in modo che vengano risolti definitivamente e non si verifichino nuovamente.
È sostanzialmente una variante del PDCA con un forte focus sulla reazione di tamponamento veloce del problema, finalizzata a ridurre al minimo eventuali lamentele del cliente. Proprio per questa ragione, i primi passaggi dell’8D andrebbero completati entro tre giorni. 

Il metodo 8D è un processo strutturato che utilizza un team di persone interfunzionale per veicolare idee e determinare in modo scientifico la RCA ("Root Cause Analysis" o causa alla radice del problema) e fornire soluzioni efficaci grazie all'utilizzo di strumenti efficaci e 8 passaggi chiave che servono per aggiungere una certa disciplina al problem solving e a identificare le vere cause che hanno generato i problemi. E' importante che qualunque professionista della qualità la conosca perché, in base alle aspettative del cliente, si possono utilizzare tante "D" (tanti passaggi) quante servono per soddisfarlo.

Il nome 8D deriva dagli 8 passaggi della metodologia, denominati "discipline" perché il successo del processo dipende dalla sinergia e dall'impegno di ciascuna delle persone coinvolte nei diversi step.

Come si applica l'8D? La metodologia è preceduta da una fase D0 e, successivamente, viene suddivisa in due cicli, un ciclo di rilevazione ed uno di prevenzione.
La fase D0 si occupa della preparazione delle persone alla metodologia e della creazione della necessaria consapevolezza. In questa fase occorre stabilire se il problema segnalato richieda la metodologia 8D, cioè se la causa che l'ha generato sia sconosciuta o se sia risolvibile con semplici correzioni, trattamenti e azioni correttive standard.

Il ciclo di rilevazione cerca una soluzione immediata al problema e comprende:

• D1 - la creazione del team di miglioramento interdisciplinare con un team leader efficace che abbia le conoscenze necessarie, il tempo, l'autorità e la capacità di risolvere il problema;
• D2 - la descrizione del problema in termini misurabili. Andrà condotta un'analisi per accertarsi di non confondere i sintomi con il problema;
• D3 - il contenimento del problema: vanno implementate e verificate le azioni di contenimento che proteggeranno i clienti dal problema fino all'implementazione dell'azione correttiva.

Il ciclo di prevenzione va un po' di più all'origine del problema e alle azioni che possono essere intraprese per prevenirne la ricomparsa e, per questo, presuppone un'analisi più olistica del problema, del suo contesto, dei fattori di variabilità che hanno generato tale effetto. Comprende le seguenti fasi:

• D4 - una fase di analisi della causa principale, in cui viene verificata la correlazione di metodi, macchine, ambiente, materiali, misurazioni e fattore umano nel problema da prevenire;
• D5 - la scelta e la verifica delle azioni correttive pianificate per eliminare queste fonti di errore. Si possono utilizzare programmi di pre-produzione per confermare quantitativamente che la correzione selezionata risolverà il problema;
• D6 - l'implementazione e la validazione (verifica dell'efficacia) delle azioni correttive permanenti;
• D7 - la prevenzione, la standardizzazione e l'estensione dell'azione correttiva. I sistemi di gestione, quelli operativi, le pratiche e le procedure vanno modificate per prevenire il ripetersi di problemi simili;
• D8 - il riconoscimento dello sforzo del gruppo di analisi e il ringraziamento del gruppo.

Vantaggi della metodologia 8D

Tra i vantaggi della metodologia 8D ricordiamo:

• il fornire una risposta rapida al cliente;
• il fatto che ci si concentri sull'eliminazione o ridurzione al minimo del rischio che si ripetano gli errori, intervenendo sia sugli effetti evidenti dei problemi, sia sulle loro cause profonde;
• l'abbattimento dei costi legati alle difettosità;
• la riduzione della varianza e il miglioramento dell'efficienza dei processi;
• il fatto che ci si concentri sulla prevenzione più che sull'individuazione dei problemi;
• la semplificazione del sistema qualità che non deve più scendere a patti di continuo con difetti che ne complicano la gestione;
• il miglioramento della qualità del prodotto che arriva al cliente finale;
• minore spreco di materie prime e di ore/uomo;
• personale più motivato.

Il metodo di problem solving 8D va bene solamente per affrontare problemi per i quali non si conoscono le cause scatenanti mentre non è adatto ad affrontare problematiche potenziali o problemi già ben definiti.

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