PROJECT MANAGEMENT
UN'INTRODUZIONE

Staff di QualitiAmo

Impariamo a gestire i progetti

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Il Project Management: questo sconosciuto

Come potete vedere, abbiamo deciso di occuparci seriamente di Project management, cedendo alle tante richieste che sono arrivate a QualitiAmo e che ci hanno convinto a trattare un argomento che spesso diamo per scontato ma che, in realtà, non lo è affatto.

Non dobbiamo dimenticare, tra l'altro, che conoscere bene il Project Management porterà a noi professionisti della Qualità almeno due vantaggi:

  • impareremo a gestire al meglio i progetti che ci vengono affidati, a incominciare dall'implementazione del Sistema Qualità all'interno della nostra organizzazione
  • potremo muoverci più agevolmente in quel ginepraio che è la fucina dei progetti (a seconda dei contesti: l'Ufficio Tecnico, il Laboratorio, lo Sviluppo Software, ecc.)

Che cos'è un progetto?

Poniamo il caso che a Marco, il nostro Project manager immaginario, venga avvicinato dal Direttore Vendite della banca dove lavora perché vuole discutere l'implementazione di una nuova campagna di direct mail a tutti i clienti i cui nominativi sono presenti nel database dell'Ufficio Commerciale. Lo scopo di questa campagna e-mail è quello di invitare i clienti a visitare il sito web della società per vedere la nuova linea di prodotti.
Una parte del progetto richiede anche che il sito web aziendale venga aggiornato in modo che sia pronto per la campagna di marketing.

Tutto questo sembrerebbe proprio essere un bel progetto, vero? Ma lo è davvero?

Progetti e normale operatività

In alcune organizzazioni, è tutto un progetto. In altre, invece, i progetti sono esercizi più unici che rari.

C'è una linea sottile, infatti, che distingue i progetti e la normale operatività e spesso queste entità separate si sovrappongono. Vediamo, dunque, di comprendere bene quali sono le similitudini e le differenze tra un progetto e una normale operazione.

Partiamo col dire che entrambi coinvolgono le persone e che entrambi, solitamente, dispongono di risorse limitate: persone, denaro, o entrambi.
Entrambi, poi, si auspica siano ben pianificati, eseguiti e supervisionati da un responsabile.

Dunque che cos'è un progetto e come si fa a sapere se se ne sta gestendo uno?

La definizione che meglio inquadra un progetto è quella che lo ritiene "uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto unico o un servizio". Bene! Abbiamo appena imparato una cosa importantissima! Il progetto è temporaneo, quindi ha una data di fine. Non solo: "unico" significa che il risultato finale del progetto deve essere diverso da altri.

Nell'esempio citato, a Marco viene chiesto di gestire una campagna di direct mail rivolta a tutti i clienti della banca. Secondo voi questo è un progetto?
Certamente, se la banca non ha mai portato a termine un compito simile e se non ci sono reparti interni dedicati che facciano questo tipo di lavoro regolarmente. Assolutamente no, invece, se ci si occupa già regolarmente di inviare e-mail ai clienti per segnalare nuovi prodotti commerciali.

Spesso i progetti vengono confusi con le normali attività relative alle diverse aree aziendali: marketing, vendite, produzione, e così via. La spia che ci indica se siamo davvero davanti a un progetto è che, in questo caso, avremo una data di fine e che ciò che dovremo fare sarà ben distinto da altre attività all'interno dell'organizzazione.

I risultati finali dei progetti, ovviamente, possono comportare nuove operatività. Ad esempio, immaginate un'azienda che porti avanti la creazione di un nuovo piccolo aereo personale. Il team di progetto dovrà progettare un aereo da zero. Questo progetto avrà un inizio e una fine ma non sarà necessariamente di breve termine. Potrebbero essere necessari anni per passare dall'idea alla sua realizzazione. Un progetto di questa portata, infatti, può richiedere moltissimi prototipi prima di avere un modello pronto per il mercato. In aggiunta, ci sono innumerevoli regolamenti, questioni di sicurezza e problemi di Controllo Qualità che dovranno essere vagliati prima di completare il prodotto.
Una volta, quindi, che il piano iniziale sarà stato ben progettato, approvato e implementato, il risultato finale del progetto (il prodotto) andrà a costituire la normale operatività dell'azienda.

L'operatività di un'azienda è costituita dalle operazioni che si svolgono giorno per giorno all'interno dell'organizzazione. Le normali attività, infatti, sono il cuore delle organizzazioni; i progetti, invece, sono sforzi a breve termine che non rientrano nella normale operatività.
Una volta che il progetto è completato, il team del progetto si sposta su nuovi progetti e attività mentre le persone che materialmente costruiscono gli aerei o le auto sulla linea di montaggio continueranno a creare aeroplani e macchine a seconda delle richieste del mercato, senza una data prevista per la fine delle loro attività.

Alcuni esempi

Alcuni esempi di progetti includono:

  • progettare un nuovo prodotto o servizio
  • costruire un nuovo magazzino
  • spostare l'organizzazione da un edificio all'altro
  • organizzare una campagna politica

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Le fasi

Tutti i progetti iniziano con un'idea. L'idea riguarda la creazione di un nuovo prodotto o di un nuovo servizio e, solitamente, include una vision di come sarà il risultato finale.
Successivamente, si affina meglio il concetto iniziale e si arriva a pianificare il progetto. Per farlo, occorrerà rivederne i requisiti e verificare che le esigenze di chi ha avviato il lavoro possano essere integralmente soddisfatte.
Durante l'esecuzione del progetto si effettuano, poi, continui monitoraggi ed eventuali aggiustamenti per controllare che gli obiettivi vengano correttamente perseguiti e che i tre criteri di gestione del progetto (Tempistiche, Qualità e Costi) vengano tenuti ben presenti.

Avremo modo di esaminare a fondo ognuna di queste fasi negli articoli che verranno pubblicati nelle prossime settimane. Nel frattempo, se ne avete voglia, fateci sapere se il nuovo argomento vi interessa.

PER SAPERNE DI PIU':

Project management: un'introduzione
Gestire i progetti in un'ottica di Qualità
Le competenze del Project manager
Le caratteristiche del Project manager
L'infrastruttura del Project management
Il Project plan - la Work Breakdown Structure
Il Project plan - lo Statement Of Work
Il Project plan - la lista delle risorse
Attivare un team di progetto
Le fonti di rischio in un progetto
Affrontare i rischi di un progetto
Il ruolo del Responsabile Qualità nella gestione di un progetto
Redigere il Project plan di un progetto della Qualità
Modulo per il project planning
Guidare la riunione del varo di un progetto
Valutare la qualità di un progetto
Valutare la qualità di un progetto (2)
Gestire i collegamenti vincolanti
Il mansionario del Direttore dell'Ufficio Tecnico
Note utili per redigere la procedura di progettazione
Progettare
La gestione collaborativa dei progetti
I libri: Six Sigma Project management
I libri: Project & Process Management. La gestione integrata di progetti e processi: una sfida organizzativa
La review di un progetto



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