COSTI, TEMPO E QUALITA': A COSA SERVE
IL PROJECT MANAGEMENT?

Staff di QualitiAmo

Le tre variabili che influenzano ogni progetto e come gestirle al meglio

costi tempo qualita progetti

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Una delle cause che spesso portano i progetti a deludere parzialmente le aspettative è che le parti interressate chiedono che il progetto venga terminato entro una certa data, rispettando un certo budget, centrando le finalità per cui è nato e mantenendo un livello di qualità auspicato.
Come, però, sa bene chi si occupa di Project management le quattrro dimensioni appena citate rappresentano i vincoli di qualsiasi progetto ed è impossibile ottenere il massimo per tutti e quattro.

La relazione che esiste tra le quattro variabili, infatti, è la seguente:

C = f (Q, T, S)

cioè i costi (C) sono una funzione del livello di performance che vogliamo ottenere (P), del tempo che abbiamo a disposizione per ottenerlo (T) e dello scopo che vogliamo raggiungere con il nostro progetto (S).

Se rappresentassimo tutto questo con un triangolo, avremmo i lati identificati con le lettere P, C e T e l'interno dell'area identificato come S.

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In geometria sappiamo che, dati i valori dei tre lati, possiamo calcolare l'area del triangolo oppure che, conoscendo l'area e il valore di due lati, possiamo calcolare la lunghezza del terzo lato perché esiste una relazione ben precisa tra questi valori.
Nel Project management vale una regola simile: le parti interessate possono assegnare un certo valore a tre delle quattro variabili ma è il project manager che determinerà il valore della quarta.

Facciamo un esempio. Mettiamo che al cliente interessi un progetto che dia vita a un prodotto che abbia una certa performance e che lo chieda entro una certa data e nel rispetto di uno scopo ben determinato.
Compito del project manager, in questo caso, sarà stabilire il costo del progetto.
Invariabilmente il vostro cliente esclamerà: "ma è troppo caro! Come può costare così tanto?" e qualche project manager potrebbe sentirsi intimidito e avere la paura di perdere un ordine, soprattutto se pressato da un Ufficio Commerciale miope.
Presentare, però, fin da subito costi realistici è l'unica strada per essere certi che, avviato il progetto, non ci siano sorprese per nessuno, né per il committente né per l'organizzazione. Al contrario, promettere costi bassi e poi consegnare in ritardo o assicurare una qualità inferiore rispetto alle attese può farci andare incontro a costi imprevisti che annulleranno il nostro guadagno e faranno arrabbiare il cliente.

E', prima di tutto, un obbligo morale dire la verità ai nostri clienti in merito a ciò che devono aspettarsi delegandoci il compito di portare avanti un certo progetto.
Se il cliente proprio non può spendere la cifra giusta per quel progetto, c'è sempre un'altra possibilità che consiste nel definire meglio lo scopo del progetto, magari riducendone gli output attesi che spesso sono tarati ai massimi livelli e non secondo le reali esigenze del cliente.

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Avere le idee ben chiare fin dall'inizio vi aiuterà a ridurre l'incertez za che è comunque sempre legata a qualsiasi tipologia di progetto perché, come si dice spesso, le cose in un progetto possono andare male anche quando non l'abbiamo previsto mentre che vadano bene senza sforzo è del tutto mpossibile.
In termini di costi questo significa che il budget di un progetto potrebbe lievitare per mille motivi anche facendo tutte le cose per bene e che è inutile stabilirne uno che sappiamo essere già essere falso fin dall'inizio.

PER SAPERNE DI PIU':

Project management: un'introduzione
Gestire i progetti in un'ottica di Qualità
Le competenze del Project manager
Le caratteristiche del Project manager
L'infrastruttura del Project management
Il Project plan - la Work Breakdown Structure
Il Project plan - lo Statement Of Work
Il Project plan - la lista delle risorse
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Guidare la riunione del varo di un progetto
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Il mansionario del Direttore dell'Ufficio Tecnico
Note utili per redigere la procedura di progettazione
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La gestione collaborativa dei progetti
I libri: Six Sigma Project management
I libri: Project & Process Management. La gestione integrata di progetti e processi: una sfida organizzativa
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