IL PROJECT MANAGEMENT COME GESTIONE
DEL PROGETTO

Staff di QualitiAmo

Ci soffermiamo mai su cosa significhi gestire un progetto? Del resto, "Project management" significa proprio questo

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Project management come lavoro di gruppo

Molti credono, erroneamente, che il Project management non sia altro che la creazione di programmi precisi e la gestione di tempistiche e budget.
In realtà, tutto questo non è che una piccola parte del lavoro. Il lavoro più impegnativo è sicuramente quello di insegnare alle persone a lavorare insieme per risolvere problemi e per sfruttare tutte le opportunità e le potenzialità.

Fare del buon Project management significa, prima di tutto, avere davanti a sé una miscela entusiasmante di idee, caratteristiche diverse e modi di lavorare che - se sfruttati al massimo - possono dare risultati strabilianti.

I progetti spesso non vanno in porto

Molti progetti falliscono. In informatica (installazione di computer e sviluppo di software) circa la metà dei progetti iniziati non va a buon fine e oltre l'80% è gestito in ritardo o con uno sforamento nel budget. Tutto questo è estremamente pericoloso perché basta Il fallimento di un solo progetto importante per affondare una piccola impresa mentre il peso di molti progetti gestiti male non può che trascinare verso il basso i profitti anche di una grande azienda.

Se a questo aggiungiamo il costo umano, la frustrazione e lo stress di chi lavora sui progetti, si delinea un quadro ancora peggiore.
E' difficile restare in un'organizzazione che gestisce male i suoi progetti perché il clima di insoddisfazione che deriva dagli errori e da una gestione incompetente porta inevitabilmente a cercare una nuova occupazione altrove. Le aziende con un'elevata rotazione del personale generano costi fuori controllo che sono uno dei maggiori problemi delle realtà lavorative di oggi. Impensabile che tutto questo sia legato a come gestiamo i progetti, vero? Eppure spesso è così. Provate a chiedere a chi è stufo di lavorare in un'azienda se nella sua organizzazione si lavora bene, se i progetti iniziati vengono portati a termine secondo le tempistiche previste, senza sforare il budget, senza recriminazioni nei confronti di chi ci ha lavorato.
E' inutile negarlo: lavorare bene dà soddisfazione, ripaga della fatica e motiva spesso molto di più di un aumento di stipendio.

Cosa significa "gestione" di un progetto?

Parliamo tutti di gestione o di management, ma raramente ci soffermiamo e chiederci che cosa significhi veramente la parola "gestione". La gestione non è altro che il lavoro che facciamo per assicurarci che un compito o una serie di attività, nel nostro caso il progetto, venga fatto bene.

La gestione comprende alcuni passaggi fondamentali:

  • Definizione: definiamo il lavoro da fare. Si definiscono i requisiti, ciò che è necessario fare, le specifiche, il metodo e le unità di misura
  • Pianificazione: creiamo un piano scritto che descrive quello che faremo
  • Stima: creiamo una previsione di quello che ci vorrà per fare il lavoro
  • Comunicazione: il Project management presupppone un grande lavoro gomito a gomito con gli altri per creare un piano, per assicurarsi che tutti si impegnino, per migliorare il piano e il modo in cui si lavora, per risolvere i problemi che, via via, emergono. Per svolgere al meglio questo lavoro, occorre sincerarsi che tutti abbiano capito cosa bisogna fare e una buona comunicazione è lo strumento migliore per ottenere questi risultati
  • Monitoraggio: solo confrontando quello che stiamo facendo con quello che abbiamo scritto nel nostro piano potremo assicurarci che il progetto stia proseguendo nel migliore dei modi o apportare le necessarie azioni correttive
  • Misurazioni: per gestire al meglio un progetto occorre misurare quanto stiamo lavorando bene. Le misure si effettueranno sia durante il lavoro che alla fine
  • Reporting: l'attività di reporting continua ci aiuta a specificare esattamente dove siamo col nostro progetto, i progressi che stiamo facendo, il punto dove siamo arrivati e le previsioni di quando si pensa che arriveremo al termine del lavoro
  • Decidere: all'interno delle attività di gestione è posto anche il momento decisionale. Decidiamo cosa fare, annotiamo eventuali modifiche del progetto e ci assicuriamo che le persone portino a compimento il lavoro da fare
  • Sostegno: anche fornire aiuto e supporto ai membri del team di progetto fa parte di un lavoro di Project management, così come l'attività successiva
  • Coordinamento: lavorare sui dettagli da mettere insieme e sulle singole capacità delle persone è il modo migliore per far funzionare le cose

Gestire un progetto, però, significa anche assumersi le proprie responsabilità. Quando gestiamo un progetto, dobbiamo assumerci la responsabilità del suo successo ma anche quella di un eventuale insuccesso.
Conoscere a fondo i principi del Project management probabilmente non vi porterà a gestire tutti i vostri progetti con successo ma vi porterà a fare del vostro meglio, cercando il modo migliore di lavorare con gli altri e di risolvere i problemi.

Questo è vero Project management!

PER SAPERNE DI PIU':

Project management: un'introduzione
Gestire i progetti in un'ottica di Qualità
Le competenze del Project manager
Le caratteristiche del Project manager
L'infrastruttura del Project management
Il Project plan - la Work Breakdown Structure
Il Project plan - lo Statement Of Work
Il Project plan - la lista delle risorse
Attivare un team di progetto
Le fonti di rischio in un progetto
Affrontare i rischi di un progetto
Il ruolo del Responsabile Qualità nella gestione di un progetto
Redigere il Project plan di un progetto della Qualità
Modulo per il project planning
Guidare la riunione del varo di un progetto
Valutare la qualità di un progetto
Valutare la qualità di un progetto (2)
Gestire i collegamenti vincolanti
Il mansionario del Direttore dell'Ufficio Tecnico
Note utili per redigere la procedura di progettazione
Progettare
La gestione collaborativa dei progetti
I libri: Six Sigma Project management
I libri: Project & Process Management. La gestione integrata di progetti e processi: una sfida organizzativa
La review di un progetto



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