TIME MANAGEMENT: PERCHÉ SOVRASTIMIAMO QUELLO CHE POSSIAMO FARE IN UN GIORNO E SOTTOSTIMIAMO QUELLO CHE POSSIAMO FARE IN UN ANNO?
Il time management ci aiuta a combattere un bias comunissimo nella gestione del tempo
"Qualcuno sta seduto all'ombra oggi perché qualcun altro ha piantato un albero molto tempo fa"
(Warren Buffett)
"Non è che abbiamo poco tempo: la verità è che ne sprechiamo molto"
(Seneca)
A cosa è dovuto lo strano fenomeno della sovrastima giornaliera di ciò che possiamo fare e della sottostima annuale? Si tratta di un paradosso cognitivo che influenza in modo significativo il modo in cui pianifichiamo, stabiliamo obiettivi e gestiamo il nostro tempo sia nel breve che nel lungo periodo.
Nello specifico, la sovrastima giornaliera si manifesta quando creiamo to-do list irrealisticamente lunghe o ci impegniamo in più attività di quelle che possiamo effettivamente gestire in 24 ore. D'altra parte, la sottostima annuale si verifica quando non riusciamo a riconoscere il potenziale cumulativo di piccoli progressi costanti nel corso di un anno intero, portandoci spesso a stabilire obiettivi a lungo termine poco ambiziosi.
Sono diversi gli studiosi che hanno indagato a fondo questo fenomeno:
- nel suo libro "Fai di più in 12 settimane di quello che fanno gli altri in 12 mesi", Brian Moran discute come le persone tendano a sovrastimare ciò che possono fare in un giorno ma sottostimino ciò che possono realizzare in 12 settimane, un periodo che lui considera più efficace per la pianificazione rispetto a un anno intero;
- la ricerca condotta da Roy Baumeister e John Tierney, descritta nel loro libro "Willpower", ha dimostrato come la tendenza a sovrastimare la nostra capacità giornaliera possa portare all'esaurimento della forza di volontà, influenzando negativamente la nostra produttività a lungo termine;
- uno studio pubblicato nel "Journal of Consumer Research" ha rivelato che le persone tendono a impegnarsi in più attività quando pianificano per il futuro rispetto a quando pianificano per il presente, un fenomeno noto come "future time slack".
- la ricerca di Dan Ariely, psicologo comportamentale, ha evidenziato come la "planning fallacy" - la tendenza a sottostimare il tempo necessario per completare un compito - contribuisca significativamente alla sovrastima delle nostre capacità giornaliere;
- gli studi sull'"hyperbolic discounting" di George Ainslie hanno mostrato come le persone tendano a svalutare i risultati futuri, portando potenzialmente a una sottostima di ciò che possono realizzare nel lungo periodo
Come potete vedere, abbiamo una base di studi abbastanza solida per comprendere le radici psicologiche e comportamentali di questo fenomeno ma anche per avere spunti preziosi per migliorare la nostra gestione del tempo e la pianificazione degli obiettivi.
Bias cognitivi coinvolti
Sono diversi i bias cognitivi che contribuiscono alla nostra tendenza a sovrastimare le capacità giornaliere e a sottostimare quelle annuali, Vediamo i più famosi:
- planning fallacy: descritta per la prima volta da Kahneman e Tversky, si tratta della tendenza a sottostimare il tempo necessario per completare un compito, nonostante l'esperienza passata suggerisca il contrario;
- optimism bias: è la tendenza a sovrastimare la probabilità che accadano eventi positivi e a sottostimare quella di eventi negativi. Può portarci a credere di poter fare più di quanto sia realisticamente possibile in un giorno;
- present bias: si tratta della tendenza a dare più peso al presente rispetto al futuro. Può portare a sottovalutare l'importanza e il potenziale della pianificazione a lungo termine;
- Dunning-Kruger Effect: è la tendenza delle persone con competenze limitate in un campo a sovrastimare le proprie abilità. Può portare a una sovrastima delle capacità giornaliere;
- Hyperbolic Discounting: si tratta della tendenza a preferire ricompense immediate più piccole rispetto a ricompense future più grandi. Può influenzare la nostra valutazione dei risultati a lungo termine
La differenza tra pianificazione a breve e lungo termine gioca un ruolo estremamente importante in questo fenomeno:
- pianificazione a breve termine (giornaliera): si concentra su compiti concreti e immediati, spesso con scadenze rigide e risultati tangibili. Tende a essere più dettagliata e specifica;
- pianificazione a lungo termine (annuale): coinvolge obiettivi più astratti e distanti nel tempo, richiedendo una visione più ampia e strategica. Tende a essere più generale e flessibile
Come vedete, la natura concreta della pianificazione giornaliera può portarci a sottovalutare le complessità e i tempi necessari mentre l'astrattezza della pianificazione a lungo termine può farci perdere di vista il potenziale cumulativo delle azioni quotidiane.
Fattori che contribuiscono alla sovrastima giornaliera
- ottimismo irrealistico: tendiamo a sottovalutare gli ostacoli e a sovrastimare le nostre capacità;
- mancanza di buffer temporali: non lasciamo spazio per imprevisti o interruzioni;
- sottovalutazione del tempo di transizione: dimentichiamo il tempo necessario per passare da un'attività all'altra;
- affaticamento cognitivo: non consideriamo il calo di energia e concentrazione durante la giornata;
- effetto della disponibilità: basiamo le nostre stime sui giorni più produttivi, ignorando quelli meno produttivi;
- pressione sociale e aspettative: la pressione per essere produttivi può portarci a impegnarci eccessivamente
Fattori che contribuiscono alla sottostima annuale
- difficoltà nel visualizzare risultati composti: è difficile immaginare l'accumulo di piccoli progressi nel tempo;
- mancanza di obiettivi intermedi: senza traguardi a medio termine, è facile perdere di vista i progressi;
- sottovalutazione della consistenza: non riusciamo a riconoscere il potere di azioni quotidiane costanti;
- focus sul risultato finale: concentrarsi solo sull'obiettivo finale può rendere difficile apprezzare i progressi incrementali;
- esperienze passate limitate: spesso non abbiamo abbastanza esempi personali di successi a lungo termine;
- incapacità di pianificare per il lungo termine: la pianificazione a lungo termine richiede competenze specifiche che molti non hanno sviluppato
Strategie di correzione
Bilanciare le stime a breve e lungo termine è essenziale per una pianificazione efficace. Ecco alcuni metodi per raggiungere questo equilibrio:
- Tecnica dello "Zoom in, zoom out"
- Zoom out: iniziamo con una visione annuale ampia;
- zoom In: scomponiamo gli obiettivi annuali in traguardi trimestrali, mensili e settimanali;
- alterniamo regolarmente tra queste prospettive per mantenere un equilibrio
- Metodo OKR (Objectives and Key Results)
- stabiliamo obiettivi ambiziosi a lungo termine (annuali o trimestrali);
- definiamo risultati misurabili a breve termine che contribuiscono agli obiettivi;
- rivediamo e aggiorniamo gli OKR regolarmente
- Pianificazione a 90 giorni
- creiamo piani dettagliati per i prossimi 90 giorni;
- manteniamo una visione generale per i successivi 9 mesi;
- aggiorniamo il piano ogni trimestre
- Metodo delle "tre timeline"
- mantieniamo simultaneamente tre timeline: giornaliera, trimestrale e annuale;
- assicuriamoci che le attività giornaliere si allineino con gli obiettivi trimestrali e annuali;
- rivediamo e aggiustiamo regolarmente le connessioni tra queste timeline