IL METODO ALPEN

"Non troverete mai il tempo per niente. Se volete tempo, dovete procurarvelo"
(Charles Brixton)

"Se non riflettiamo, possiamo solo trovare scuse, cercare di razionalizzare e mentire a noi stessi"
(James Clear)

Se è abbastanza comune che terminiate la vostra giornata di lavoro con la sensazione di non aver svolto tutti i compiti necessari e di non essere migliorati nemmeno un po' nella vostra gestione del tempo, forse il metodo ALPEN fa al caso vostro. In ogni caso, premettiamo che, se volete lavorare sul vostro time management, dovete avere un po' di pazienza e testare diversi metodi per valutare se funzionano per le vostre esigenze. Addirittura per voi potrebbe volerci una combinazione di più metodologie diverse. E' vero che continuare a fare tentativi può scoraggiare perché richiede molto tempo ed è proprio quel tempo che vi sembra di non avere ma vi assicuriamo che, alla lunga, ripaga sempre.

Il nome del metodo "ALPEN", molto conosciuto nell'ambito della gestione del tempo, deriva dal tedesco e significa "Alpi", ovvero la "vetta" del time management perché consente di rendere più facile strutturare la propria giornata di lavoro e di tenerne traccia, aumentando le prestazioni e riducendo lo stress. Questa metodologia, estremamente semplice, promette infatti di insegnare a utilizzare il tempo in modo più efficiente.
Il metodo si basa su un'attenta definizione delle priorità e sull'inserimento di un cuscinetto aggiuntivo di tempo quando ci si dedica alla pianificazione e divenne molto popolare nell'ambito del time management perché aiuta le persone a strutturare una buona gestione di se stesse, nell'ottica di gestire al meglio il loro tempo. Fu sviluppato dall'economista ed esperto di gestione del tempo Lothar J. Seiwert ed è tanto semplice quanto efficace perché si basa su un lavoro che si può fare in soli cinque minuti ogni sera.

L'acronimo "ALPEN" deriva dalle iniziali delle cinque parole tedesche:

• A - Aufgaben - Creare una lista di attività, meglio se alla sera che precede la nuova giornata lavorativa: per poter utilizzare il metodo Alpen, occorre aver in precedenza definito una lista di obiettivi e aver poi suddiviso ogni obiettivo in una serie di attività da inserire in una lista di task che saranno una sorta di percorso che vi guiderà alla realizzazione degli obiettivi che avete individuato.
  A volte si pensa che una lista mentale dei compiti che dobbiamo svolgere sia sufficiente come guida durante la giornata, ma la verità è che la nostra memoria di lavoro non può contenere più di quattro elementi alla volta, quindi è utile poter contare su un elenco di cose da fare. Ancora più importante, il metodo ALPEN è un sostenitore della priorità di alcune attività, il che si traduce in una lista fattibile, non infinita.
  In questa prima fase dell'applicazione della metodologia bisognerà riflettere su quali attività specifiche vi porteranno a centrare ogni obiettivo. A queste attività andranno aggiunte quelle rimaste in sospeso e le pause. In questa prima fase non c'è bisogno di seguire un ordine particolare nell'annotare questi elementi e nemmeno di prestare grande attenzione a quanto questi obiettivi siano grandi o impegnativi. La cosa importante è registrare tutte le attività, comprese quelle standard come leggere e rispondere alle e-mail;
• L- Länge schätzen - Stimarne la durata: nel secondo passaggio, occorre assegnare un periodo di tempo a tutte le attività individuate in precedenza, allo scopo di utilizzare il tempo in modo efficiente ed essere più produttivi.
  Cercate di essere realistici nelle vostre stime. L'esperienza ha dimostrato che i compiti tendono ad espandersi se si concede loro più tempo sin dall'inizio. Avere delle finestre temporali ben precise vi costringerà a dire addio a idee troppo legate al perfezionismo;
• P - Pufferzeiten einplanen - Pianificare più tempo del necessario: questo è un passaggio fondamentale nella metodologia del professor Seiwert perché significa dare per scontato che ci saranno delle perdite di tempo e dei ritardi difficilmente prevedibili. Del resto, questo è lo stesso principio che utilizzano i project manager quando devono stimare le tempistiche delle diverse attività di un progetto.
  L'indicazione di Seiwert è di aggiungere alle tempistiche previste per ogni attività il 20% in più di quanto si è stimato. Oltre a questo, un 20% della durata della giornata lavorativa sarà da riservare alle attività sociali come la chiacchierata con il collega o la pausa caffé. Può sembrare tanto ma, se ci prestassimo attenzione, probabilmente ci accorgeremmo che, sommando tutte le mini conversazioni di una giornata, arriveremmo a un valore simile in termini di tempo. La grande domanda, a questo punto, è: quale percentuale della giornata dovremmo dedicare alla pianificazione e quale alla gestione degli imprevisti? Dipende da come si dipanano, solitamente, le vostre giornate e da quanti imprevisti ed emergenze vi trovate a gestire. In generale, potrebbe essere un buon consiglio pianificare solo il 60% della giornata, lasciando il restante 40% alla gestione degli imprevisti. Naturalmente, in assenza di imprevisti, il tempo avanzato dovrà essere utilizzato per iniziare a lavorare sulle attività pianificate per il giorno successivo;
• E - Entscheidungen treffen - Fissare le priorità: riesaminate la vostra pianificazione e ragionate in questo modo: se aveste a disposizione solamente il 60% del tempo e non l'intera gironata lavorativa, da quali attività partireste? Quali sono davvero urgenti e quali, invece, possono essere posticipate o delegate?
  Le vostre priorità saranno più o meno evidenti, a seconda di come abbiate definito i vostri obiettivi e di quanto siate stati meticolosi nel definire le dipendenze tra un'attività e l'altra. Se qualcosa è urgente e importante, fatelo subito. Se è importante ma non urgente, pianificatela. Se è urgente ma non importante cercate di delegarla. Se non è né urgente né importante,eliminatela. Il segreto non è concentrarsi suille attività da svolgere giorno per giorno ma sull'eseguire un piano che vi porti al successo, cioè al raggiungimento dei vostri obiettivi;
• N - Nachkontrolle - Tenere traccia del lavoro fatto: come sempre, quando si applica una metodologia per il time management, occorre metterla in pratica e analizzare il risultato del lavoro fatto per vedere se ci sia qualcosa da correggere o migliorare. Cercate di capire se avete pianificato più attività di quanto siate poi riusciti effettivamente a svolgere, se qualcosa in particolare vi ha portato via più tempo del previsto, se i vostri piani erano accurati, ecc.

I vantaggi di questa metodologia sono rappresentati da un elenco di cose da fare che rende i vostri compiti molto più chiari, dalle tempistiche ad esse associate che vi permettono di rimanere concentrati su di esse e motivati , dal cuscinetto di tempo che, qualora non venga eroso da qualcosa di inaspettato, vi permette addirittura di essere in anticipo sulla pianificazione, dalla sua estrema semplicità che richiede solo pochi minuti al giorno per essere applicata e dalle pause programmate che permettono di mantenere sempre alta la concentrazione sul lavoro.

In definitiva, il metodo ALPEN si occupa di organizzare meglio le singole giornate lavorative, una dopo l'altra, mediante una pianificazione non troppo precisa che si basa sul compromesso di di un utilizzo del tempo orientato all'obiettivo anche se non efficiente al massimo. Dato che ogni pianificazione richiede del tempo, il segreto di questo metodo è di mantenerla semplice, anche se non precisissima. Dovrà essere realistica, questo sì, e pretendere che tutte le attività importanti vengano registrate per iscritto, insieme alle tempistiche necessarie per svolgerle.

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla ISO 9001)

PER SAPERNE DI PIU':