TIME MANAGEMENT: KANBAN O
TO-DO LIST?

In un'ottica di time management, è meglio utilizzare una to-do list o il kanban?
Chi prova soddisfazione a depennare un compito appena completato sceglierà senza dubbio la lista di cose da fare, mentre chi preferisce utilizzare il kanban di questo strumento amerà il fatto che si possa facilmente visualizzare in ogni momento a che punto è il lavoro che sta svolgendo.

Su come si utilizzi una to-do list, c'è poco da dire, dato che è una semplice lista di cose da fare.
Resta da capire come si possa utilizzare uno strumento come il kanban per la produttività personale, visto che l'abbiamo sempre ritrovato in altri ambiti. Il metodo kanban, infatti, fu introdotto da Toyota per supportare la produzione just-in-time e venne, successivamente, adattato per gestire lo sviluppo del software. Oggi questo strumento viene applicato in moltissimi campi: per gestire le attività di sviluppo di un nuovo prodotto, per seguire al meglio un processo di reclutamento e assunzione e, perché no, anche per fare un buon time management.

Quando si utilizza un sistema kanban per tenere traccia delle attività lavorative che si devono svolgere, bisogna:

• decidere quali sono tutti i compiti da svolgere;
• riportarli su un cartellino, uno per foglietto;
• decidere da quale attività partire;
• tracciare sulla lavagna o delimitare col nastro adesivo sul muro tre colonne: "Da fare", "In corso", "Evasi";
• attaccare i cartoncini nella prima colonna, quella con su scritto "Da fare";
• stabilire quanti compiti si è in grado di svolgere contemporaneamente;
• scegliere un numero di attività che si è deciso di poter svolgere contemporaneamente e porle sulla seconda colonna "In corso";
• spostare ogni attività conclusa nell'ultima colonna, "Evasi" e, contemporaneamente, spostare una nuova attività da "Da fare" a "In corso"
• potrebbero tornarvi utili anche delle colonne in più, quindi stabilitelo prima. Cosa ne pensate, ad esempio, di una colonna "In attesa di risposta" se sapete che molte delle vostre attività dipendono da informazioni che vi arrivano da altri?

Per utilizzare il kanban a livello personale, ci sono solo due regole da seguire:

• visualizzare lo stato di avanzamento del proprio lavoro
• limitare le attività in corso (WIP - Work In Process)

Inquadrati i due strumenti, quali dovremmo utilizzare per gestire meglio il tempo?

Come abbiamo già visto, segnare da qualche parte tutti i compiti che dobbiamo svolgere è utile per permettere al cervello di concentrarsi su altro. In questo senso va benissimo una lista di attività da svolgere, alla quale si aggiungerà semplicemente una nuova riga, ma anche il sistema kanban dove basterà riportare la nuova attività su un nuovo foglietto adesivo.

Per ciò che riguarda l'assegnazione delle priorità alle singole attività, è possibile farlo con entrambi i sistemi: nella to-do list useremo un ordine di immissione dei compiti a seconda della loro importanza/urgenza/priorità o una numerazione che le riordini, mentre nel sistema kanban ci limiteremo a spostare alcuni foglietti sopra o sotto gli altri.

A livello di visualizzazione del lavoro da svolgere, invece, il kanban risulta sicuramente più immediato perché chiunque può vedere in ogni momento quali sono le attività in attesa, quali sono quelle in corso e quali quelle terminate. In una to-do list tutto questo è meno immediato, soprattutto se si vuole condividerne l'avanzamento.

Lavorare con un sistema di kanban personale ha anche il vantaggio di far rilevare facilmente il ritmo del flusso di lavoro (quando ha un senso rilevarlo, ad esempio nel caso di attività simili) e di imparare a operare in base a questo ritmo, limitando le attività in corso e lavorando con una mente più calma e lucida. Non è che tutto questo non sia possibile con una lista di cose da fare ma è decisamente meno immediato perché gli elenchi di cose da fare sono statici, non seguono un flusso.

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In definitiva, quindi, quale strumento è meglio usare? Dipende da quello che dovete fare e da come siete abituati.
Il vantaggio di una semplice to-do list è il fatto che sia decisamente più immediata, soprattutto per quei compiti da svolgere una tantum come inviare un'e-mail a un certo cliente. E' anche un sistema semplice da avere sempre a portata di mano perché è facile infilare in tasca un quadernetto o scaricare sullo smartphone un'applicazione che aiuti nel tenere traccia delle cose che bisogna fare.
Il Kanban si mostra sicuramente uno strumento più adatto per gestire un progetto di squadra, coordinare le diverse attività per cercare un nuovo lavoro e per quegli obiettivi che vogliamo avere sempre sott'occhio a livello di quadro generale perché un po' più complesse.

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