TIME MANAGEMENT E PRODUTTIVITA':
LAVORARE SECONDO UN PROGRAMMA 9/80

Negli ultimi anni si è parlato molto di una nuova tendenza nel mondo del lavoro che ha come scopo quello di aumentare la produttività e di migliorare il morale dei dipendenti: il programma di lavoro 9/80.
Questo programma rappresenta un buon compromesso tra il classico orario lavorativo 8/40 di otto ore lavorative al giorno per cinque giorni alla settimana e un orario completamente flessibile, costruito sulle esigenze dei lavoratori. L'orario 9/80, infatti, consente ai dipendenti di guadagnare un giorno libero ogni due settimane di lavoro, pur continuando a lavorare a tempo pieno. Il notevole vantaggio è quello di poter gestire meglio il proprio tempo libero.

C'è un altro motivo per provare a prendere almeno in considerazione un nuovo orario di lavoro che permetta maggiore flessibilità ai propri collaboratori. Il classico orario di 40 ore settimanali iniziò a diffondersi negli Stati Uniti a partire dagli anni '20 e, ai tempi, lo si ritenne un vero e proprio status symbol, dato che solamente gli impiegati potevano godere dei vantaggi di un orario di lavoro fisso. Oggi, però, il mondo è cambiato e la situazione è completamente diversa. Le persone iniziano a trovare gli orari di lavoro che vanno dalle nove alle cinque obsoleti e poco adatte a un time management personale che sia davvero di valore. Del resto, ormai sul mercato del lavoro oggi sono presenti tante alternative. Lo abbiamo visto anche con la pandemia: molti di coloro che sono stati costretti a ricorrere al telelavoro, si sono ritrovati con molto più tempo a disposizione da gestire come preferivano e ora trovano difficile tornare indietro, rimanere imbottigliati nel traffico, sprecare tempo nei trasferimenti, ecc.

Aumentare la produttività e l'efficienza, cioè imparare a utilizzare meglio il tempo a disposizione, sono sempre stati in cima alla lista dei desideri prioritari di qualsiasi azienda e, negli ultimi anni, sempre più aziende hanno sperimentato soluzioni per la gestione del tempo atte ad ottenere il massimo dalla giornata lavorativa dei collaboratori.
Le organizzazioni più avvedute si stanno concentrando sempre di più su quanto tempo lavorano le persone per esplorare alternative alla tradizionale settimana lavorativa di 40 ore ripartite su 5 giorni alla settimana (5/40). Uno dei programmi più interessanti tra quelli proposti negli ultimi anni è proprio quello definito "9/80" che non è altro che un programma di lavoro che si svolge su un periodo di due settimane e che offre ai lavoratori un giorno di riposo in più ogni due settimane, comprimendo il lavoro in otto giorni di 9 ore e un giorno di 8 ore. Compattando la settimana lavorativa e aggiungendo quel giorno libero in più ogni 14 giorni, questo programma alternativo della settimana lavorativa mira ad aumentare la produttività e l'efficienza, dando ai dipendenti un po' più di tempo per rilassarsi e fare una gestione del proprio tempo libero (time management) migliore.
Operativamente, il programma funziona in questo modo:

PRIMA SETTIMANA:

• Lunedì: 9 ore lavorative
• Martedì: 9 ore
• Mercoledì: 9 ore
• Giovedì: 9 ore
• Venerdì: 4 ore (fine prima settimana) + 4 ore (inizio seconda settimana)

SECONDA SETTIMANA:

• Lunedì: 9 ore
• Martedì: 9 ore
• Mercoledì: 9 ore
• Giovedì: 9 ore
• Venerdì: libero

Con la terza settimana si ricomincia da capo col programma della prima.

Ma come si confronta questo programma con quello di una normale settimana lavorativa?
Prima di tutto bisogna dire che l'aspetto di una settimana lavorativa "normale" è diverso a seconda della parte del mondo nella quale si lavora e dalla tipologia di lavoro che si svolge. Le statistiche dell'OCSE (Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico), infatti, mostrano che l'orario di lavoro nel mondo varia notevolmente, passando dalle 29 alle 48 ore lavorative settimanali.
Facciamo qualche esempio:

• Paesi Bassi: 116 al mese, 29 ore alla settimana;
• Austria, Belgio, Finlandia, Francia, Italia, Svezia e Australia: 144 o 156 ore al mese, 36 o 40 ore alla settimana;
• Repubblica Ceca, Grecia, Irlanda, Lettonia, Lituania, Portogallo, Repubblica Slovacca e Slovenia: 39 ore alla settimana;
• Turchia e Colombia: 192 al mese, 48 ore lavorative alla settimana

Ma: "Lavorare di più o di meno influisce sulla produttività?" La risposta breve è : "Sì!"
Numerosi studi hanno dimostrato che essere oberati di lavoro e non riuscire a gestire il proprio tempo è dannoso non solo per la salute dei dipendenti, ma anche per la loro produttività. Ed è proprio questo che sta spingendo molte aziende a ridefinire un bilanciamento sano tra vita e lavoro, sperimentando un orario lavorativo più efficace. Vediamo, quindi, cosa succede con un programma lavorativo 9/80.

Un orario di lavoro impostato secondo la regola 9/80 prevede che le ore lavorate in un mese siano più o meno le stesse dell'orario di lavoro tradizionale di 40 ore alla settimana per 5 giorni lavorativi ma il nuovo sistema le raggruppa prevedendo che i dipendenti lavorino 80 ore su nove giorni (da cui il nome: 9 giorni/80 ore) anziché sui soliti 10 giorni (assumendo una settimana lavorativa di cinque giorni). Ciò consente all'organizzazione di concedere ai collaboratori un intero giorno libero in più a settimane alterne rispetto al programma 8/40.

Ovviamente, come ogni cosa, questo programma lavorativo ha una serie di pro ma anche qualche contro. Diamogli un'occhiata:

Pro:

• fornisce un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, permettendo alle persone di poter contare su due interi giorni liberi in più ogni mese;
• si ha un minore numero di spostamenti per i collaboratori e un risparmio mensile per ogni famiglia;
• a costo zero c'è un incentivo in più per i nuovi assunti che potrebbero vedere in questo orario di lavoro "anomalo" un vantaggio per la loro vista privata;
• l'orario 9/80 consente ai dipendenti di avere un po' di tempo in più per colmare le lacune dell'orario di lavoro tradizionale e riuscire ad andare in banca, dal medico, ecc. senza dover chiedere un permesso per assentarsi durante il normale orario lavorativo;
• si rende possibile per le persone fare brevi viaggi di tre giorni, invece del classico weekend (si tratterebbe di 26 weekend lunghi all'anno, non male);
• con due settimane lavorative di 4 giorni al mese, i collaboratori potrebbero ritrovarsi più motivati a condensare il lavoro di 5 giorni lavorativi in 4, aumentando i livelli di produttività aziendale;
• si può risparmiare un po' sui costi d'ufficio, rimanendo chiusi - se possibile - due giorni in più al mese

Con dei giorni di riposo extra al mese, i dipendenti possono avere abbastanza tempo per rilassarsi, per fare le cose e sentirsi motivati a dare il massimo durante l'orario di lavoro.

Contro:

• l'orario di lavoro effettivo secondo il programma 9/80 non è così diverso da quello tradizionale, il che significa che i vantaggi di lavorare meno ore complessivamente non si applicano. Si tratterebbe, però, di un primo piccolissimo passo verso la riduzione effettiva dell'orario di lavoro tradizionale;
• l'orario risulta impraticabile se il personale a disposizione è poco e non permette di avere persone che possano lavorare nei due giorni mensili previsti per il riposo dei colleghi. Se non si possono fare dei turni e bisogna garantire l'apertura 5 giorni alla settimana, questo orario non va assolutamente bene, a meno che non si dividano le persone in due gruppi e al primo turno si dia il venerdì di riposo, mentre al secondo si dia il lunedì;
• se le persone chiedono di poter variare la data dei due giorni di riposo in più, possono nascere dei problemi di gestione;
• il fatto che i collaboratori trovino o meno efficace una settimana lavorativa condensata potrebbe ridursi alle preferenze individuali;
• qualsiasi modifica dell'orario di lavoro può causare un vero e proprio caos nella vostra azienda, anche a livello di complicazioni legali per ciò che riguarda il monitoraggio e il pagamento degli straordinari o il calcolo delle ferie e dei congedi per malattia, in base al programma di lavoro alternativo;
• l'ora di lavoro in più giornaliera potrebbe avere come conseguenza il non riuscire a svolgere alcune attività perché clienti, fornitori e, in generale, il personale di altre aziende non risulta disponibile al di fuori delle ore previste dal classico orario 8/40;
• i dipendenti sono la spina dorsale di un'azienda: senza di loro nulla è possibile e il successo di un'organizzazione dipende da quanto tempo ed energie le persone sono disposte a dedicare al lavoro da svolgere. Sebbene il programma 9/80 fornisca due giorni interi di riposo in più al mese, le lunghe giornate lavorative d nove ore potrebbero far sì che le persone risentano di una mancanza di tempo per rilassarsi la sera, portando a una privazione del sonno e persino alla depressione. Tutto questo va, ovviamente, considerato quando si deve prendere una decisione del genere;
• se un giorno di ferie ricade in una giornata di 9 ore, si usufruisce di un'ora in più rispetto a quella di 8 ore e la stessa cosa capita con i giorni festivi

Prima di prendere qualsiasi decisione, un'azienda dovrebbe valutare alcune cose tra cui:

• le implicazioni legali legate al lavoro secondo orari più lunghi;
• come debbano essere pagati gli straordinari, se in base alle ore giornaliere, alle ore settimanali o a quelle mensili;
• se l'azienda deve rispettare particolari cicli temporali e se è concentrata maggiormente sulla produttività e meno sulle ore effettive lavorate, a condizione che i risultati riflettano lo sforzo, oppure no;
• se il nuovo orario potrebbe funzionare per i collaboratori dell'azienda, a seconda dei loro punti di forza e di debolezza, degli orari più produttivi e di quei segni rivelatori di una cattiva gestione del tempo

Prima abbiamo accennato al fatto che una rivoluzione dell'orario lavorativo come quello rappresentato dal programma 9/80 servirebbe per fare amicizia col concetto di settimana lavorativa di quattro giorni invece che di cinque. Non stupitevi di quanto stiamo scrivendo: da quando le persone hanno iniziato a lavorare secondo orari fissi, la storia ci insegna che questi orari sono sempre diminuiti e che la produttività, al contrario, è aumentata. Negli ultimi anni, però, gli orari sono rimasti gli stessi (tipicamente 40 ore alla settimana) e la produttività ha iniziato a diminuire. Per questo motivo in molte parti del mondo le realtà più illuminate hanno iniziato a parlare di un orario di lavoro ridotto per aumentare l'efficienza dei dipendenti.
Come esempio di successo del programma, abbiamo l'esperienza di Microsoft Japan che, all'interno del suo progetto "Work-Life Choice Challenge Summer 2019", nell'agosto del 2019 ha implementato settimane lavorative di quattro giorni, affermando di aver riscontrato che la loro produttività era aumentata del 40% rispetto all'agosto del 2018. Inoltre, c'era stata, ovviamente, una diminuzione dei costi di gestione dovuta al fatto che gli uffici erano rimasti chiusi 5 giorni in più e il CEO di Microsoft Japan, Takuya Hirano, aveva notato che i lavoratori avevano chiesto meno giorni di riposo. Visti i risultati assolutamente sbalorditivi, Microsoft Japan ha detto che ripeterà assolutamente la sperimentazione per decidere se rendere la modifica dell'orario permamente.

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla nuova norma)

Anche la Spagna ha lanciato un esperimento di tre anni, a livello nazionale, per adottare su base volontaria un orario settimanale di 32 ore e anche i primi ministri della Nuova Zelanda e della Finlandia hanno lanciato l'idea di una settimana lavorativa di quattro giorni.
Per ciò che riguarda la strada più percorribile dell'orario 9/80, soprattutto in quei Paesi del mondo dove, tradizionalmente, si ritiene che le persone debbano lavorare molte ore per essere più produttive, un'altra azienda, Clif Bar & Company, azienda alimentare americana che produce bevande e barrette energetiche, ha adottato con successo un orario di lavoro opzionale 9/80 perché ritiene che avere un ambiente di lavoro sano e senza stress sia il segreto del successo. In effetti, sembra proprio che la soddisfazione dei dipendenti e la loro motivazione siano aumentate, così come la produttività sul lavoro.
E voi cosa ne pensate? La settimana di 32 ore o l'orario 9/80 sono qualcosa che potrebbe funzionare nella vostra realtà lavorativa?

PER SAPERNE DI PIU':