USARE IL DMAIC NEL SIX SIGMA

Il DMAIC è forse la metodologia più famosa legata al Six Sigma perché ogni progetto Six Sigma segue questo metodo standardizzato e sistemico che definisce e formalizza una procedura di problem solving che può migliorare qualsiasi tipo di processo in ogni organizzazione, focalizzandosi sulla sua efficacia e sulla sua efficienza.

Il nome "DMAIC" è l'acronimo delle parole che caratterizzano le cinque fasi del miglioramento del Six Sigma:

• Define - "Definire"
• Measure - "Misurare"
• Analyze - "Analizzare"
• Improve - "Migliorare"
• Control - "Controllare"

Un team che decida di utilizzare il DMAIC per migliorare un progetto attraverso il Six Sigma inizierà con la definizione del problema, passerà all'implementazione di soluzioni studiate in base alle cause profonde che l'hanno scatenato e arriverà alla definizione delle migliori pratiche per risolverlo e per assicurare che le soluzioni individuate diventino nel tempo uno standard del processo stesso.

La struttura del DMAIC è ciclica, un ciclo di miglioramento che offre un approccio strutturato al miglioramento dei processi attraverso l'analisi, l'osservazione e la verifica. E' uno strumento estremamente utile per migliorare la struttura di un processo e per assicurare che ogni modifica sia basata su dati studiati e affidabili.

Nell'ambiente Six Sigma si ricorre al DMAIC soprattutto in due casi:

• quando il problema da risolvere è particolarmente complesso e le eventuali soluzioni non sembrano così ovvie. Per arrivare alle cause profonde che l'hanno scatenato serve un team di persone che abbiano conoscenze ed esperienze diverse e possono servire diversi dati prima di individuare un modello che riconduca alle vere cause del problema.
  Quando il problema è di semplice soluzione, non servono tutte le fasi del ciclo DMAIC e si può scegliere di procedere diversamente
• i rischi legati alla soluzione sono alti. Una parte importante del DMAIC consiste nel fatto che si basa sullo sviluppo di soluzioni, su una fase di test e sulla loro rifinitura prima di farle diventare uno standard. Se i rischi di implementazione di una soluzione errata sono alti, anche se si pensa che questa soluzione sia del tutto ovvia, è meglio applicare questo strumento.
  Se, al contrario, i rischi di interrompere o di far funzionare male il processo sono bassi, non c'è un impatto diretto sul cliente e i costi sono bassi, si può evitare di utilizzare il DMAIC

Se avete davanti, quindi, un problema la cui soluzione non pare così ovvia e che presenta dei rischi, applicate senza alcuna esitazione questo strumento del Six Sigma, prestando attenzione al fatto che non si passa da una fase all'altra senza aver completato la precedente e che il progetto DMAIC si chiude solamente quando si può dimostrare che ha generato dei benefici al processo.

Fase "Define" o "Recognize"

Lo scopo di questa prima fase del ciclo DMAIC, detta anche "Recognize" per sottolineare il fatto che bisogna riconoscere e scegliere il problema giusto su cui lavorare, è individuare il progetto su cui lavorare e il contesto in cui si opererà, formare un team che vi si dedichi, raggiungere un accordo all'interno del team sullo scopo e gli obiettivi del progetto, definire gli indicatori chiave, assicurarsi che la problematica risulti importante per i clienti e per l'azienda, raccogliere le testimonianze del cliente al riguardo, accertarsi che il problema e possa essere attenuato utilizzando lo strumento del DMAIC.

Le domande da farsi sono:

• "Qual è il problema?"
• "Cos'è critico per la qualità?"
• "Cosa si aspetta il cliente?"

Da questa prima fase bisognerebbe ricavare i seguenti output:

• definizione dettagliata del problema da affrontare e, di conseguenza, del progetto: quando è stato riscontrato per la prima volta il problema, di cosa si tratta, quanto è grande, quali consguenze ha;
• definizione del suo impatto sull'azienda;
• definizione dell'ambito del progetto;
• individuazione dei principali stakeholder;
• individuazione degli obiettivi;
• definizione delle tempistiche;
• definizione del team;
• definizione di quali clienti, interni o esterni, sono interessati da questo progetto e delle loro necessità con un'analisi dei bisogni;
• realizzazione di mappa del processo di alto livello, almeno una SIPOC, per identificare input, output, clienti, fornitori, confini del processo, variabili, ecc.;
• preparazione del piano di progetto;
• realizzazione dell'analisi dei rischi;
• definizione delle responsabilità;
• pianificazione delle comunicazioni tra il team e il resto dell'azienda e tra il team e i clienti;
• validazione dei benefici finaziari del progetto calcolati in termini di costi attuali, profitti, margini, ecc.

Fase "Measure"

In questa seconda fase del DMAIC, si misura la performance del processo e ci si accerta maggiormente dello stato del processo su cui si andrà a lavorare, raccogliendo tutti i dati utili (ad esempio sulla qualità, sulla velocità, sui costi, ecc.)

Le domande di questa fase sono:

• "Posso misurarlo?"
• "Com'è la performance del processo?"

Gli output di questa fase dovrebbero essere:

• una mappa del flusso del valore del processo che comprenda tempistiche, difettosità, ecc.;
• i dati relativi agli input e agli output critici;
• le misure della capacità del processo;
• un'eventuale ridefinizione degli obiettivi di miglioramento in seguito ai dati raccolti;
• la definizione e la validazione del sistema che verrà utilizzato per misurare i miglioramenti che dovrà restituire dati ripetibili e riproducibili

Fase "Analyze"

Lo scopo d questa terza fase è di inviduare e verificare le cause che hanno una diretta influenza sugli input e sugli output legati agli obiettivi del progetto.

La domande in questo caso sarà:

• "Quali sono le cause profonde del problema?"

Gli output della fase di analisi dovrebbero essere:

• una documentazione delle cause potenziali del problema;
• un'analisi che colleghi gli input, le variabili del processo e gli output che sono stati presi in considerazione;
• una chiara identifcazione del lavoro a valore aggiunto e di quello privo di valore aggiunto all'interno del processo;
• un calcolo dell'efficienza del ciclo del processo;
• l'identificazione di eventuali colli di bottiglia e dei vincoli all'interno del processo;
• l'individuazione dei punti in cui occorrono rilavorazioni e le loro ripercussioni sul processo e sulla capacità del processo di soddisfare i clienti;
• l'analisi dei dati raccolti nella precedente fase di misurazione;
• una teoria sulle cause potenziali degli effetti osservati durante il processo;
• la raccolta di nuovi dati per verificare le cause profonde

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Fase "Improve"

In questa fase si dovrà apprendere come migliorare la problematica tramite dei test pilota che permetteranno di selezionare la soluzione migliore per avviarla su larga scala affinché diventi il nuovo standard di processo. Si dovranno, quindi, individuare le possibili soluzioni, studiando le relazioni causa-effetto, per scegliere la migliore. I risultati, ovviamente, vanno documentati.

Ci si chiederà:

Gli output attesi sono:

• soluzioni pilota testate che mostrino di avere effetto sulle reali cause profonde della problematica che si riverbera sugli output del processo;
• la scelta della soluzione migliore che abbia restituito un processo migliorato che sia stabile, abbia risultati prevedibili e soddisfi i requisiti dei clienti;
• una nuova mappa del valore che renda evidenti i miglioramenti come, ad esempio, i risparmi di tempo o il miglioramento della qualità;
• un piano per lo sviluppo della soluzione su larga scala

Fase "Control"

Questa è l'ultima fase del DMAIC e serve per fare piani e per stabilire procedure che garantiscano che i miglioramenti stabiliti vengano adottati su larga scala e sostenuti nel tempo.

L'ultima domanda da farsi sarà:

• "Come posso tenere sotto controllo le cause che avevano scatenato il problema, in modo da non dover più intervenire?"

Gli output che dovrebbero esserci in chiusura sono:

• un piano documentato per la transizione del processo allo stato migliorato che comprenda metodologie e documentazione;
• definizione del training da erogare;
• definizione del monitoraggio della soluzione

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