QUALITY MANAGER: FARSI ACCETTARE DA UN NUOVO TEAM

Diventare un leader apprezzato nelle vesti di responsabile qualità e farsi accettare realmente da un nuovo team costruendo un rapporto di fiducia e collaborazione

Qualche giorno fa, una gentile collega ci ha chiesto se avessimo scritto qualcosa su come un quality manager che arriva in una nuova azienda possa farsi accettare dal proprio team e possa gettare immediatamente le basi per una leadership che porti alla collaborazione e a una fiducia reciproca. Non avendo articoli mirati sull'argomento, abbiamo accettato volentieri la sfida di scriverne uno nuovo, usando la nostra quality manager di fantasia, Elena Evidenza che vedete rappresentata qui sopra, come testimonial di un responsabile qualità che varchi per la prima volta la porta di una nuova realtà e che debba dimostrare competenza e affidabilità, sfruttando al meglio la combinazione di conoscenze tecniche, capacità di comunicazione, leadership e impegno costante per il miglioramento continuo.

Iniziamo!

Quando un manager entra a far parte di una nuova azienda e si trova a guidare un team già esistente, una delle sfide più importanti che deve affrontare è quella di costruire un rapporto di fiducia e collaborazione con i suoi membri. Un rapporto di fiducia tra il quality manager e il suo team consente di creare un clima di lavoro positivo e produttivo, in cui le persone si sentono valorizzate, ascoltate e supportate. Quando i membri del team si fidano del loro capo, sono più propensi a condividere idee, a esprimere le proprie opinioni e a collaborare attivamente per trovare soluzioni innovative ai problemi. Inoltre, un ambiente di fiducia favorisce la trasparenza e la comunicazione aperta, consentendo al responsabile qualità di comprendere meglio le esigenze, le aspirazioni e le preoccupazioni dei suoi collaboratori.

Analisi del contesto aziendale e della cultura dell'organizzazione

Quando un quality manager entra in una nuova azienda, è fondamentale comprendere a fondo il contesto aziendale e la cultura organizzativa. Questa fase iniziale di analisi è importantissima per adattare le proprie strategie e per guadagnare la fiducia e il rispetto del nuovo team. Ecco come affrontare questa analisi in modo efficace:

Raccolta delle informazioni preliminari

Ricerche preliminari: utilizzare fonti esterne come articoli di settore, recensioni e social media per avere un quadro completo dell'azienda e della sua reputazione nel mercato è molto utile per capire come si lavora.
Studio dei documenti aziendali: esaminare i documenti ufficiali dell'azienda come il bilancio annuale, i report di sostenibilità, i manuali delle politiche aziendali e le procedure operative fornirà una panoramica delle priorità aziendali e delle pratiche esistenti.

Colloqui con le persone

Colloqui con i dirigenti: organizzare incontri con i dirigenti per capire la visione strategica e gli obiettivi aziendali a lungo termine. Il fine è di allineare le iniziative della qualità con la strategia aziendale complessiva.
Colloqui con i membri del team della qualità: parlare con i membri del team a vari livelli per ottenere un quadro realistico delle attività quotidiane, delle sfide e delle dinamiche interne. Ascoltare le loro preoccupazioni e idee può fornire spunti preziosi per miglioramenti. Prima di incontrare il team, in ogni caso, raccogliere informazioni sui membri, sui loro ruoli e sulle loro esperienze dimostra interesse e preparazione.

Osservazione diretta

Visite ai reparti: effettuare visite nei vari reparti e osservare le attività sul campo aiuta a comprendere meglio i processi, le pratiche lavorative e l'interazione tra i diversi dipartimenti.
Partecipazione alle riunioni: partecipare alle riunioni aziendali al fine di osservare la comunicazione interna e la gestione delle decisioni permette di capire meglio le dinamiche di gruppo e il processo decisionale.

Analisi della cultura organizzativa

Valori: identificare i valori fondamentali che guidano l'azienda e ciò in cui le persone credono è fondamentale per comprendere i comportamenti quotidiani dei dipendenti. Ogni azienda ha la propria cultura, i propri valori e le proprie dinamiche interne. Quando un manager entra in una nuova organizzazione, deve rapidamente comprendere e adattarsi a questo contesto specifico e questo richiede un'attenta osservazione e la capacità di leggere tra le righe delle interazioni e delle comunicazioni aziendali. Il manager deve essere in grado di identificare le norme non scritte, le gerarchie informali e le abitudini consolidate all'interno dell'azienda, al fine di muoversi agevolmente in questo nuovo ambiente.
Norme e comportamenti: analizzare le norme informali e i comportamenti che caratterizzano l'ambiente di lavoro, il modo in cui le persone interagiscono tra loro, come vengono gestiti i conflitti e come vengono celebrate le vittorie.

Valutazione dei sistemi di comunicazione

Canali di comunicazione: esaminare i principali canali di comunicazione utilizzati dall'azienda, come email, intranet, riunioni e piattaforme di collaborazione. Questo aiuta a capire come le informazioni vengono condivise e ricevute all'interno dell'organizzazione.
Stile di comunicazione: osservare lo stile di comunicazione prevalente, che può variare da formale a informale. Comprendere questo aspetto è importante per adattare il proprio approccio comunicativo in modo efficace.

Individuazione delle problematiche e delle opportunità

Analisi SWOT: condurre un'analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) per identificare i punti di forza e di debolezza interni, nonché le opportunità e le minacce esterne. Questo strumento fornisce una visione strategica completa della posizione dell'azienda.
Rischi e opportunità: identificare i principali rischi che potrebbero influenzare la qualità e le opportunità per migliorare. Questo passaggio permette di pianificare interventi mirati e proattivi.

Sviluppo di un piano

Obiettivi della qualità: stabilire obiettivi della qualità chiari e allineati con la strategia aziendale, basandosi sui risultati dell'analisi del contesto e della cultura organizzativa.
Coinvolgimento del team: coinvolgere il team nella definizione degli obiettivi e delle strategie della qualità, garantendo che tutti siano allineati e motivati a raggiungere i risultati desiderati

Strategie per un ingresso graduale e rispettoso

Quando un quality manager entra in una nuova azienda, è fondamentale che adotti un approccio graduale e rispettoso per instaurare relazioni positive e guadagnare la fiducia del team. Ecco alcune strategie efficaci per facilitare questo processo:

Ascolto e osservazione

Incontri con gli stakeholder: organizzare incontri individuali con i principali stakeholder per ascoltare le loro prospettive, le aspettative e le eventuali preoccupazioni. Questo aiuta a costruire rapporti e fornisce anche informazioni preziose sullo stato attuale delle attività aziendali.
Osservazione diretta: dedicare del tempo a osservare le attività quotidiane e le interazioni tra i membri dell'organizzazione per comprendere meglio le dinamiche interne e identificare eventuali aree di miglioramento.

Comunicazione aperta e trasparente

Presentazione personale: presentarsi ufficialmente alle persone, condividendo il proprio background, le esperienze precedenti e la propria visione per il ruolo. In questo modo inizierete a stabilire le basi per una buona credibilità e a creare un primo legame con i vostri colleghi.
Trasparenza nelle intenzioni: essere chiari sulle proprie intenzioni e sugli obiettivi a breve termine è fondamentale, così come spiegare che le prime settimane saranno dedicate alla comprensione del contesto e alla raccolta di input da parte del team.
Aspettative: un nuovo manager si trova spesso a dover affrontare aspettative e pressioni da parte dei suoi superiori che possono riguardare obiettivi ambiziosi, richieste di cambiamenti rapidi o la richiesta di risultati immediati. Il responsabile qualità deve essere in grado di gestire queste pressioni in modo equilibrato, cercando di allineare le aspettative dei suoi superiori con le reali capacità e risorse del suo team. Allo stesso tempo, deve saper comunicare in modo chiaro e trasparente con il suo gruppo riguardo alle aspettative e alle sfide che devono affrontare insieme.

Costruzione di relazioni

Empatia e riconoscimento: dimostrare empatia verso i membri del team, riconoscendo il loro contributo e le loro competenze aiuta a creare un clima di rispetto reciproco.
Integrazione graduale: iniziare con piccole modifiche e proposte è un approccio graduale che facilita l'accettazione e riduce la resistenza al cambiamento.

Collaborazione e coinvolgimento del team

Incoraggiare la partecipazione: coinvolgere attivamente il team nei processi decisionali, chiedendo il loro feedback e le loro idee su come migliorare la qualità aumenta il senso di responsabilità e di appartenenza.
Lavoro di squadra: promuovere attività di team building per rafforzare le relazioni interne e creare un ambiente di lavoro collaborativo e coeso.

Dimostrazione di competenza e affidabilità

Esempio personale: dimostrare con le azioni la propria competenza e il proprio impegno verso l'eccellenza. Ad esempio, risolvere problemi complessi in modo efficace o migliorare un processo critico.
Rispetto delle promesse: essere puntuali e coerenti nel mantenere le promesse fatte al team aiuta a costruire fiducia e dimostra affidabilità.

Feedback continuo

Richiesta di feedback: chiedere regolarmente feedback ai membri del team sul proprio operato e sulle eventuali aree di miglioramento. Questo mostra apertura al miglioramento personale e professionale.
Feedback costruttivo: fornire ai membri del team un feedback costruttivo, riconoscendo i successi e suggerendo aree di crescita in modo positivo e incoraggiante.

Adattamento e flessibilità

Adattarsi al contesto: essere pronti ad adattarsi alle specifiche dinamiche aziendali e culturali. Ogni azienda ha le sue peculiarità, e un buon quality manager deve essere flessibile nel proprio approccio.
Rivedere le strategie: essere disposti a rivedere e modificare le strategie iniziali in base ai feedback ricevuti e all'evoluzione delle circostanze.

Un buon primo impatto può facilitare l'integrazione e promuovere una cultura di collaborazione. Quando vi presenterete all'azienda, pianificate i punti principali da trattare come, ad esempio, il proprio background, le aspettative e la vostra visione per il futuro. Create un ambiente accogliente e positivo, iniziando con un saluto caloroso e con un ringraziamento per l'opportunità di lavorare insieme. Ad esempio: "Buongiorno a tutti, sono [Nome], il nuovo quality manager. Ho lavorato in questo settore per [X] anni, occupandomi di [breve descrizione delle esperienze passate]. Sono entusiasta di unirmi a questo team e di contribuire al miglioramento continuo della nostra azienda"

Condividete la visione per il ruolo e gli obiettivi a lungo termine. Spiegate come intendete lavorare per migliorare la qualità e supportare il successo dell'azienda. Ad esempio: "Credo fermamente nell'importanza della qualità come fattore chiave per il successo aziendale. Il mio obiettivo è quello di lavorare insieme a voi per elevare i nostri standard di qualità, migliorare i processi e creare un ambiente di lavoro positivo e collaborativo. Il mio approccio si basa sull'ascolto e sulla collaborazione. Mi impegno a essere disponibile per ciascuno di voi, a comunicare in modo trasparente e a prendere decisioni condivise. Credo che insieme possiamo raggiungere grandi risultati".

Dopo un breve discorso introduttivo, avviate una sessione di domande e risposte, incoraggiando le persone a fare domande, esprimere dubbi e condividere idee. nelle settimane successive, pianificate incontri individuali per approfondire la conoscenza delle persone e comprendere meglio le loro esigenze e aspettative.

Un aspetto spesso trascurato è quello di chiedere un feedback immediato sui primi giorni e sulle impressioni iniziali per effettuare eventuali aggiustamenti e a dimostrare che si dà valore all'opinione dei colleghi.

Dimostrare competenza e affidabilità

Nel ruolo di responsabili qualità, è essenziale dimostrare sia competenza che affidabilità per guadagnare la fiducia e il rispetto del team e degli stakeholder. Assicuratevi, quindi, i di avere una solida formazione nelle principali normative che sono rilevanti per le organizzazioni moderne come la ISO 9001, la ISO 45001 e la ISO 14001. Sforzatevi di rimanere aggiornati sulle ultime novità e sulle modifiche delle normative.

Effettuate un'analisi dettagliata dei processi esistenti per identificare aree di miglioramento. Utilizzare strumenti come il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) per gestire il miglioramento continuo.

Cercate di anticipare i problemi potenziali e di adottare misure preventive per evitarli. Dimostrate capacità di problem-solving quando sorgono problemi.

Preparate report dettagliati che illustrino i progressi e le aree di miglioramento. Presentate queste analisi durante le riunioni per mantenere trasparenza e la responsabilità.

Pianificate e coordinate progetti di qualità, assicurando che siano completati nei tempi previsti e rispettino il budget. Utilizzare metodologie di project management per gestire i progetti in modo efficace.

Organizzate sessioni di formazione per il team, migliorando le competenze collettive e promuovendo una cultura dell'apprendimento continuo. Fornite supporto, aiutando i membri del team a sviluppare le loro competenze e a crescere professionalmente.

Esempi pratici di come guadagnarsi la fiducia del proprio team

Eccovi alcuni esempi pratici di come potrete guadagnare la fiducia del vostro team:

Condivisione delle informazioni: comunicate apertamente le informazioni rilevanti riguardo ai progetti e alle decisioni aziendali, sia le buone notizie che quelle cattive.
- Esempio: "Abbiamo raggiunto i nostri obiettivi di qualità per questo trimestre ma dobbiamo migliorare la gestione dei tempi di consegna. Ecco il piano per affrontare questo problema"
Ammettere gli errori: mostrate umiltà ammettendo i vostri errori e lavorando per correggerli.
- Esempio: "Ho commesso un errore nell'interpretazione dei dati. Mi scuso e sto lavorando per rimediare e prevenire che accada di nuovo"
Incontri uno a uno: organizzate incontri individuali regolari per ascoltare le preoccupazioni e le idee dei membri del team. Dimostrate che si apprezza il loro contributo.
- Esempio: "Apprezzo il tuo feedback sulla nuova procedura. Come possiamo migliorare ulteriormente?"
Sessioni di brainstorming: avviate sessioni di brainstorming per coinvolgere il team nella soluzione dei problemi e nella generazione di idee innovative.
- Esempio: "Riuniamoci per discutere le possibili soluzioni al problema della gestione dei rifiuti di produzione. Ogni idea è la benvenuta"
Premiare i successi: riconoscete pubblicamente i risultati ottenuti dai membri del team.
- Esempio: "Voglio ringraziare [Nome] per il suo eccezionale lavoro nel migliorare il nostro processo di audit interno. Grazie al suo impegno, abbiamo superato con successo l'audit di certificazione"
Feedback positivo: fornite regolarmente un feedback positivo, sottolineando gli aspetti in cui i membri del team eccellono.
- Esempio: "Il tuo contributo al progetto di miglioramento continuo è stato fondamentale. Ottimo lavoro!"
Delegare: delegare alcune responsabilità e fidarsi delle competenze del team, permette alle persone di prendere decisioni autonome in ambiti specifici. Una delle responsabilità chiave di un manager, del resto, è quella di assegnare compiti e progetti ai membri del team in modo efficace ed efficiente. Per ottenere buoni risultati e favorire la motivazione e la crescita dei collaboratori, sarà fondamentale tenere in considerazione le competenze specifiche e gli interessi delle persone.
- Esempio: "Ti affido la responsabilità di guidare il prossimo audit. Sono sicuro che farai un ottimo lavoro"
Mantenimento delle promesse: assicuratevii di mantenere le promesse fatte al team, rispettando le scadenze e gli impegni presi.
- Esempio: "Avevo promesso di rivedere questa procedura entro la fine del mese. Ecco le modifiche che ho apportato in base ai vostri suggerimenti."
Gestire i conflitti in modo costruttivo: affrontate i conflitti in modo aperto e costruttivo, cercando soluzioni che soddisfino tutte le parti coinvolte.
- Esempio: "Ho notato che ci sono state alcune incomprensioni. Parliamone insieme per trovare una soluzione che funzioni per tutti"
Promuovere un ambiente positivo: lavorare per creare un ambiente di lavoro positivo dove le differenze sono rispettate e valorizzate.
- Esempio: "Apprezzo la diversità di opinioni nel nostro team. Utilizziamola come un punto di forza per trovare le soluzioni migliori"

Impegnatevi a trovare momenti di confronto e collaborazione perché sono essenziali per promuovere un ambiente di lavoro positivo e orientato al miglioramento continuo. Organizzare riunioni settimanali per aggiornare le persone sui progressi, discutere i problemi e pianificare le attività future. Pianificate attività di team building per rafforzare le relazioni e migliorare la comunicazione tra i membri del team. Questi eventi possono essere sia formali che informali. Facilitate incontri e progetti che coinvolgono diversi dipartimenti, promuovendo la collaborazione tra team con competenze diverse. Formate gruppi di lavoro dedicati a progetti specifici o alla risoluzione di problemi complessi.

Importanza della leadership per il ruolo di quality manager

La leadership è un elemento molto importante per i responsabili qualità perché influenza direttamente l'efficacia delle iniziative della qualità e la cultura aziendale. Un quality manager, infatti, non è solo un esperto di norme e processi ma deve diventare anche un leader capace di guidare il proiprio team e i colleghi verso l'eccellenza.

Il responsabile qualità deve avere una visione chiara della qualità all'interno dell'organizzazione e questa vision deve fungere da guida per tutte le attività del team e assicurare che tutti lavorino per gli obiettivi comuni. Se il "management", infatti, si concentra sul mantenimento e sul miglioramento dell'efficienza operativa, la "leadership" riguarda l'ispirazione e la motivazione delle persone.

Un leader forte è in grado, assieme alla direzione, di promuovere una cultura della qualità, dove ogni membro dell'azienda si sente responsabile di mantenere uno standard di lavoro elevato.

Sempre attraverso la leadership, un quality manager può coinvolgere il personale nei processi di miglioramento continuo, incoraggiando la partecipazione e il contributo delle idee innovative.

Un responsabile qualità deve essere in grado di motivare il proprio team, riconoscendo e valorizzando i contributi individuali e collettivi e rafforzando la motivazione e l'engagement. Il management, infatti, si basa su strutture gerarchiche e linee di comando ben definite ma la leadership si fonda sulla costruzione di relazioni solide e sul coinvolgimento delle persone. I leader comunicano apertamente, ascoltano attivamente e cercano di comprendere le esigenze e le aspirazioni dei loro collaboratori, promuovendo un senso di appartenenza e di responsabilità condivisa.

Un buon leader, inoltre, si assume la responsabilità delle decisioni prese e dei risultati ottenuti, dimostrando integrità e costruendo fiducia all'interno del team. La trasparenza nelle comunicazioni e nelle decisioni è fondamentale per costruire un rapporto di fiducia con le persone e assicurare che tutti comprendano le motivazioni dietro le scelte fatte.

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