PROJECT MANAGEMENT - GLI
STAKEHOLDER

Come sappiamo, nell'ambito del project management, uno stakeholder è chiunque abbia un interesse nell'esito del progetto. Questa categoria può includere collaboratori, clienti, manager, persone dell'universo finanziario, ecc. Chiarito chi sia lo stakeholder, capite bene che è importante che, prima di avviare un lavoro di gestione del progetto, vengano identificati e poi gestiti per tutta la vita del progetto perché hanno un effetto diretto sul suo successo.

La gestione degli stakeholder all'interno di un progetto non è difficile ma richiede una certa attenzione. Inizia con l'identificazione delle singole parti interessate, cosa che si può fare ponendosi tre domande:

• "Chi beneficia del progetto?" Concentratevi sul risultato finale del progetto e stabilite chi ne trarrà un qualche vantaggio;
• "Chi contribuisce al progetto?" Determinate su quali persone, gruppi o società dovrete fare affidamento per portare a termine il lavoro relativo al progetto;
• "Chi è interessato dal progetto?" Il risultato finale del progetto può avere un impatto su altre figure che non ne trarrano necessariamente uno vantaggio ma che saranno interessate dal suo esito. Tutte queste persone devono essere considerate stakeholder perché il loro lavoro sarà influenzato dal risultato finale della gestione del progetto

A questo punto, sarà necessario analizzare come ciascuna delle parti interessate si relazioni al progetto. Alcune saranno di supporto, altre no. È particolarmente importante che gli stakeholder che hanno un atteggiamento negativo nei confronti del progetto vengano affrontati il prima possibile e che le loro preoccupazioni vengano prese in carico, discusse e, quando è possibile, ridotte o azzerate.
Esempi di parti interessate che potrebbero ostacolare il progetto sono manager che hanno bisogno di risorse per i loro progetti e che ritengono non sia corretto che queste risorse siano state stanziate per il vostro progetto o un lavoratore che resiste al cambiamento. Possono essere molti i motivi per cui uno stakeholder tende ad avere un atteggiamento negativo verso un particolare progetto: il vostro compito, in questa fase del lavoro, sarà scoprire quali siano e cosa c'è davvero dietro un atteggiamento così negativo per provare a risolvere le cose con un atteggiamento "win-win" che vada bene a tutti.
Il modo più intelligente di procedere quando ci sono problemi con le parti interessate è il seguente:

• Prima di compiere qualunque azione, chiaritevi le idee sulla posizione dello stakeholder. Accertatevi di aver compreso bene tutte le eventuali preoccupazioni che lo stanno portando ad avere un atteggiamento negativo nei confronti del progetto;
• Descrivete l'impatto sul progetto che avrà la presa in carico delle sue precouupazioni e l'eventuale attuazione dell'idea dello stakeholder perché, spesso, è solo in questo preciso istante che una parte interessata può davvero comprendere le conseguenze sul progetto dell'implementazione di una sua richiesta;
• Proponete idee alternative che possano essere persuasive e convincere il vostro stakeholder a non revocare l'appoggio al progetto e chiarite tutti i pro e i contro di ogni idea;
• Negoziate nel migliore dei modi e cercate di accordarvi su una soluzione che soddisfi entrambe le parti e non metta in pericolo il buon esito progettuale

Una volta chiarita l'influenza di ogni parte interessata e il suo appoggio al progetto, non resta che coinvolgere gli stakeholder chiave fin dai primi passi delle attività di gestione progettuale. Alcuni stakeholder sono fondamentali per il successo del vostro progetto e bisogna coinvolgerli e fare in modo che si impegnino per la sua buona riuscita. Alcuni andranno coinvolti per la loro esperienza o per le loro conoscenze. Altri potrebbero venire coinvolti perché sono persone estremamente influenti all'interno dell'organizzazione. Il modo migliore di procedere è formulare un piano per guidare ciascuno di loro nel modo migliore. Siate proattivi e massimizzate il coinvolgimento degli stakeholder investendo tutto il tempo e la fatica necessari.

Un altro aspetto estremamente importante da gestire è la comunicazione con gli stakeholder e il loro allineamento con il progetto. Chiedetevi regolarmente se tutti gli stakeholder siano d'accordo con ogni elemento e fase di avanzamento del progetto e gestite al meglio la comunicazione con ognuno di loro, soprattutto nelle fasi più delicate. Nell'ambito del project management, le parti interessate, solitamente, sono molte e varie e, spesso, sono influenzate in modo diverso dal risultato del progetto. Hanno anche diversi livelli di competenza tecnica e di conoscenza del prodotto/progetto e, per fare in modo che tutte si muovano nella stessa direzione e massimizzare la loro interazione occorre allinearsi con il loro livello di conoscenza e di preparazione e parlare una lingua comune che aiuti tutti a comprendere ogni aspetto progettuale.
Il modo migliore di procedere è quello di suddividere gli stakeholder in gruppi distinti, a seconda della conoscenza e del livello di comprensione tecnica che hanno del progetto e assicurarsi di adattare la propria comunicazione alle persone che ci stanno ascoltando, non dando per scontati quegli aspetti che per un project manager lo sono.
Lavorate con ogni stakeholder per farne una risorsa, non un impedimento all'avanzamento del progetto.

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