IL METODO ZETTELKASTEN PER IL KNOWLEDGE MANAGEMENT

"La vostra mente serve per avere idee, non per trattenerle"
(David G. Allen - Autore di "Detto, fatto!")

"Per ogni buona idea che avrai, hai bisogno di dieci buone idee che ti vengono in mente. E sta a te assicurarti di rifornirti continuamente di nuove conoscenze, informazioni e impressioni in modo che possa venire fuori qualcosa di nuovo"
(René Redzepi - Chef)

Il concetto alla base della gestione della conoscenza o knowledge management è che le idee non danno il loro meglio prese singolarmente ma unite ad altre idee e concetti. E' in questo modo che si passa da un dato, a un'informazione e, infine, alla conoscenza. Oggi, all'apperenza, abbiamo tutti i concetti a portata di mano ma siamo bombardati da un flusso inarrestabile di informazioni che sono inutili se non vengono trattenute. Il compito di chiunque lavori con la costruzione della conoscenza, personale o aziendale non importa, è - quindi - quello di passare da un mero esercizio di memoria, che poteva andare bene in passato ma è assolutamente inadatto al mondo di oggi, alla capacità di estrapolare dal contesto i concetti più interessanti per archiviarli e poterli ritrovare facilmente quando ci serviranno.

Se siete tra coloro che scrivono le proprie idee su diversi quaderni e che hanno foglietti adesivi appiccicati in tutta la casa, il metodo che stiamo per illustrarvi potrebbe interessarvi perché gli appunti classici raramente diventano davvero utili per costruire la conoscenza perché non aiutano a trovare le giuste connessioni tra le informazioni. Immaginate di leggere un libro in cui ci sono alcune idee che pensate siano davvero brillanti. Mesi dopo, leggete un articolo in qualche modo correlato a quel libro o vedete un film che aggiunge qualcosa a quelle idee originali. Tuttavia, anche se avete preso appunti, è difficile mettere a frutto questa correlazione perché bisognerebbe ritrovare i vecchi appunti e inserire la nuova informazione. Il metodo Zettelkasten serve proprio per aiutarci a fare questo ulteriore passaggio.

Il metodo Zettelkasten (dal tedesco "scatola dei foglietti di carta" o "scatola per appunti") fu ideato negli anni '60 dal sociologo tedesco Niklas Luhmann che organizzò i suoi pensieri come una sorta di ecosistema in cui i singoli cartoncini che riportavano un concetto che lo aveva colpito si collegavano ad altre schede per generare nuove idee. Pensate che - quando lo studioso morì - aveva archiviato, organizzandoli, più di 90.000 cartoncini, uno per ogni concetto che per lui era importante ricordare! Il metodo Zettelkasten serve proprio per tenere traccia dei concetti che ci interessano, con l'idea di poterli - in seguito - collegare in una rete di significati. la metodologia è estremamente semplice perché si basa sull'annotare su alcuni cartoncini tutto ciò che ci sembra interessante per poi archiviarli in modo da conservarli per il futuro sia come supporto alla nostra memoria che come utile esercizio per farci venire in mente nuove idee.

Vediamo come funziona.

"Non c'è bisogno di costruire un sistema complesso e non c'è bisogno di riorganizzare tutto quello che hai già. Puoi iniziare a lavorare e sviluppare idee immediatamente, prendendo appunti intelligenti. La complessità è un problema, però. Anche se non miri a sviluppare una grande teoria e vuoi solo tenere traccia di ciò che leggi, organizzare i tuoi appunti e sviluppare i tuoi pensieri, dovrai fare i conti con un corpo di contenuti sempre più complesso.
(...)
La maggior parte delle persone cerca di ridurre la complessità separando ciò che ha in gruppi più piccoli, provando a lavorare per argomenti, il che sembra rendere il compito meno complesso anche se, in realtà, diventa rapidamente molto più complicato. Inoltre, riduce la probabilità di costruire e trovare connessioni sorprendenti tra le note stesse, il che significa un compromesso tra usabilità e utilità. Per fortuna, non dobbiamo scegliere tra usabilità e utilità. Al contrario. Il modo migliore per affrontare la complessità è mantenere le cose il più semplici possibile e seguire alcuni principi di base. La semplicità della struttura consente alla complessità di accumularsi dove vogliamo: a livello di contenuto"
(Da "How to Take Smart Notes" di Sönke Ahren)

Che si tratti dei concetti di un libro che stiamo leggendo, delle idee viste in un film, di qualcosa sentito durante una conferenza che potrebbe servirci in futuro o di un aforisma citato da un amico durante una cena, il metodo di Luhmann si basa su un rapido momento in cui si prende un appunto veloce e una rielaborazione successiva in cui si riporta il concetto che vogliamo ricordare su un cartoncino. Attenzione! E' fondamentale che ogni cartoncino riporti solamente un concetto e che venga completato dai tre elementi seguenti:

• un identificativo univoco, di solito riportato in alto
• la breve descrizione del concetto appreso che trova spazio subito sotto all'identificativo
• i riferimenti, ad esempio il libro nel quale abbiamo letto quel concetto, da riportare in fondo alla scheda

Uno Zettelkasten, in sostanza, è un insieme di flash card che, però, serve per la comprensione e non per la sola memorizzazione meccanica. Progettato e utilizzato correttamente, infatti, questo insieme di schede funge da sistema di note dal quale, nel tempo, si impara. E il sistema funziona visto che, seppure in una forma rudimentale, è stato usato nel diciottesimo secolo da Linneo per supportare l'organizzazione della tassonomia alla base del suo libro "Systema Naturae".

Ovviamente su ogni cartoncino si potranno riportare anche altre informazioni, a seconda dei percorsi mentali che è solito fare il cervello di ognuno di noi e del contesto nel quale vogliamo ci sia utile gestire le nostre conoscenze. Oltre a un identificativo univoco, alla descrizione del concetto e ai riferimenti possiamo, quindi, riportare:

• una sorta di titolo che identifichi immediatamente il concetto;
• la data in cui state scrivendo la scheda, per avere un riferimento temporale;
• ecc.

prestate, però, sempre attenzione a mantenere una struttura uguale per ogni scheda, in modo da poter contare sull'uniformità del materiale raccolto e renderlo, in questo modo, più fruibile.

Niklas Luhmann non organizzava le sue schede per argomento ma in un modo piuttosto astratto, mediante dei numeri fissi che non avevano alcun significato e servivano solo per identificare ogni nota in modo univoco e permanente. Il primo concetto archiviato riportava, quindi, il numero "1", il secondo il "2" e così via. Se, dopo un po', Luhmann trovava un nuovo concetto da collegare a quello riportato sul cartoncino identificato col numero "1", chiamava questa nuova nota "1a", cioè il primo cartoncino di riferimento del cartoncino 1, e la posizionava subito dopo il cartoncino "1". Se, invece, doveva aggiungere un concetto al cartoncino "1a", chiamava la nuova scheda "1a1" e la posizionava nell'archivio subito dopo la "1a". Praticamente, la scheda "11a" va tra la "11" e la "12", la "11a1" va tra la "11a" e la "11b", eccetera. Alternando numeri e lettere era in grado di diramare concetti in tutte le direzioni, lungo le stringhe di pensiero che voleva.
Più recentemente, lo scrittore americano Ryan Holiday ha spiegato che usa più o meno lo stesso metodo di Luhmann ma organizzando i concetti in progetti, il che va bene per alcuni ma non per tutti perché, per archiviare le idee in questo modo, occorre avere già ben chiaro in quale contesto ci serviranno e, soprattutto, duplicarle qualora volessimo archiviarle in due ambiti differenti. Anche il maestro di Holiday, Robert Greene, usa un metodo simile per padroneggiare tutto il materiale che legge a scopo di ricerca per scrivere i suoi libri e persino un presidente degli Stati Uniti, Ronald Reagan, usava un metodo simile per conservare il materiale da utilizzare nei suoi discorsi, proprio come Vladimir Nabokov - autore di "Lolita" - lo utilizzava per "assemblare" i suoi libri.

I principi su cui si basa lo Zettelkasten

Il sistema di Luhmann si basa su tre principi fondamentali che permettono di ottenere il massimo da questa metodologia:

• contesto e connessione - una nota è utile quanto il suo contesto. Il vero valore di una nota, infatti, si dispiega nella sua rete di connessioni e relazioni con le altre. Non fate riferimento solamente al contesto in cui avete trovato un concetto ma anche a quello in cui volete "riscoprirlo". Collegando nuove note con le note esistenti, infatti, passo dopo passo svilupperete nuove connessioni;
• l'utilità dello Zettelkasten cresce con il tempo - quando memorizzate di più, le connessioni diventano più forti e il sistema diventa più utile, man mano che cresce perché vi permette di scoprire idee correlate a cui non avevate pensato in prima battuta;
• il sistema si basa sulla rete e non su una gerarchia - il problema degli approcci tradizionali per prendere appunti è la struttura lineare perché le idee vengono chiuse in una cartella e, con il tempo, vengono dimenticate. Con lo Zettelkasten è diverso

Come funziona lo Zettelkasten

Il metodo si articola nelle seguenti tipologie di processi per prendere appunti, archiviarli e utilizzarli per costruire la nostra conoscenza che si basano l'uno sull'altro:

• mentre si legge un libro o si guarda un video o si ascolta qualcuno che sta parlando, si prendono appunti. Queste per Luhmann sono "note fugaci", una sorta di promemoria temporanei di idee che ci vengono sotto la doccia, cose che pensiamo di voler fare, domande alle quali vogliamo dare una risposta, contenuti che abbiamo letto, visto, ecc. Non importa come e dove vengono presi questi appunti; ognuno potrà seguire la metodologia preferita. Quando si prendono appunti, è importante tenere a mente un paio di cose. In primo luogo, le note fugaci sono promemoria di idee. In secondo luogo, affinché ci sia la necessità di prendere una nota fugace, occorre che sian soddisfatto almeno uno dei seguenti due criteri:
  • volete ricordare l'idea in modo permanente
  • volete utilizzare l'idea in un progetto che vi aiuti a fare un passo concreto verso un vostro obiettivo
  Ad esempio, quando si prendono appunti da un libro, si può iniziare scrivendo il titolo del libro in cima alla pagina. Quindi, per ogni idea che soddisfi uno o più dei criteri sopra descritti, si annota il numero della pagina da cui l'idea è stata ispirata e una parola o una breve frase che aiuti a ricordare l'idea nel suo complesso;
• in un momento successivo, dopo poche ore o un giorno, si creano le "note letterarie", elaborando i promemoria di quelle idee in un paragrafo che descriva l'idea per intero. Quando si fa questo lavoro, è importante non cercare l'idea originale sulla pagina da cui è stata presa per provare davvero a scriverlo in autonomia. Questo passaggio renderà davvero chiaro cosa si è capito davvero di quel concetto e cosa va, invece, approfondito. Ci sono cinque criteri che sarebbe utile che questo tipo di nota soddisfacesse:
  • essere scritta con parole nostre;
  • essere scritta in modo tale che se lo leggessimo dopo dieci anni, avrebbe perfettamente;
  • che contenga una sola idea. Se, ad esempio, per ricordare meglio l'idea serve una definizione di un termine, occorre creare un nuovo cartoncino con la definizione e collegarlo alla nostra nota concettuale;
  • includere il riferimento completo alla fonte da cui è stata tratta l'idea;
  • includere eventuali citazioni pertinenti
  Luhmann cercava anche di scrivere i suoi cartoncini cercando si essere il più chiaro possibile, come se scrivesse per un'altra persona. In effetti è proprio così: quando vi troverete a rileggere dopo settimane o mesi un cartoncino, sarete persone diverse da quelle che l'hanno scritto e potreste non ricordare certe sensazioni che vi hanno accompagnato mentre scrivevate. E' il motivo per cui è bene far passare un po' di tempo tra il momento in cui prendete gli appunti e quello in cui preparate i cartoncini: ragionando a mente fredda, potreste avere un'idea più chiara di quali siano i concetti davvero importante da inserire nel vostro archivio perché il tempo è un buon filtro.
• a questo punto vanno create le "note permanenti" che differiscono da quelle letterarie perché le note letterarie vengono scritte all'interno del contesto della fonte da cui sono state ispirate mentre quelle permanenti vengono scritte nel contesto delle nostre idee e dei nostri interessi. Le note letterarie hanno un solo collegamento, con il libro da cui provengono. Le note permanenti, al contrario, possono avere molte connessioni (a singole note, come parte di più argomenti, ecc.). Queste differenze sono fondamentali per capire come scrivere le note permanenti che, a differenza di quelle letterarie, devono essere collegabili in più contesti. Ecco perché è importante riportare una singola idea su un cartoncino a parte (la stessa struttura va mantenuta anche in digitale).
  Anche in questo caso, assicuratevi di scrivere solo UN concetto per cartoncino e che abbia senso autonomamente. Un concetto è qualcosa che sta in piedi da solo, senza alcun collegamento, e che non può essere suddiviso in ulteriori parti. Ogni scheda, tirata fuori dal vostro archivio, dovrà avere perfettamente senso autonomamente. E' molto probabile che all'inizio facciate un po' fatica a svolgere bene questo passaggio perché spesso non ci rendiamo contro che le nostre idee sono composte da più concetti collegati tra loro. Prendetevi qualche secondo di tempo per ragionare bene su ogni concetto che volete "congelare" nel vostro archivio e, per ognuno, fatevi queste domande:
  • "Il concetto sta in piedi da solo così come lo voglio riportare sulla scheda? Ha senso?"
  • "Il concetto non è, per caso, un insieme di più concetti che possono essere suddivisi e riportati ognuno su una scheda differente?"
• preparate un indice del materiale fisico o contrassegnate ogni appunto elettronico con un "tag", un'etichetta che permetta di ritrovarlo facilmente. Le etichette dovrebbero essere scelte con attenzione e dovrebbero essere poche. Luhmann aggiungeva una o due note accanto a una parola chiave nell'indice, raramente di più. Il motivo per cui era così parsimonioso nell'associare note ad ogni parola chiave risiedeva nel modo in cui utilizzava il sistema che non veniva usato principalmente come archivio, anche se lo era, ma come un sistema per pensare. Ecco perché i collegamenti tra le note erano molto più importanti dei riferimenti dall'indice a una singola nota. Concentrarsi esclusivamente sull'indice significherebbe, sostanzialmente, che sappiamo sempre in anticipo cosa stiamo cercando mentre il motivo principale per cui usiamo questo sistema è, in primo luogo, liberare i nostri cervelli dal compito di organizzare le note. Gli indici degli argomenti vanno creati solamente una volta che le note si sono naturalmente suddivise nei propri gruppi di argomenti. Una nota indice rappresenta, quindi, un gruppo di note permanenti correlate. Sono molto simili allo schema di un singolo articolo/capitolo e sono creati da contenuti già esistenti.
  Un altro modo di creare degli indici è per parole chiave più generiche. E' un po' come avere l'indice di un intero libro e l'indice di ogni singolo capitolo.
  Quando si inizia a creare uno Zettelkasten, ci si accorge quasi immediatamente che i raggruppamenti di argomenti si formano abbastanza rapidamente. Ci vorrà, invece, del tempo prima che le note inizino a collegarsi tra loro tra argomenti diversi, anziché all'interno di uno stesso argomento ma questo è del tutto normale. Finché si farà uno sforzo per cercare di collegare ogni nuova nota a quelle esistenti che siano pertinenti, i legami si creeranno col tempo in modo naturale;
• raccogliere approfondimenti è solo il preambolo di ciò che conta davvero - periodicamente occorre rivedere, con un certo livello di coerenza, quegli approfondimenti per trovare collegamenti, per ricordare, per consolidare ciò che è importante per voi;
• in ultimo, quando - consultando periodicamente il vostro archivio - vi accorgerete che, collegando due concetti, ne avete sviluppato uno nuovo e completamente autonomo, preparerete un cartoncino di collegamento tra i due che, volendo, sarà di colore diverso e riporterà i riferimenti alle due schede da cui deriva. La cosa importante, anche in questo caso, è che quanto riportato sia un nuovo concetto, autonomo e che non si può ulteriormente suddividere

Come avrete notato, il punto di forza sta nelle tecniche di link building tra le varie note. Ogni volta che aggiungete un collegamento nel vostro Zettelkasten, le note diventano un nodo concettuale della vostra mappa mentale. A differenza di una mappa mentale gerarchica, però, questa diventa una mappa fluida, senza sovrapposizioni di categorie, dove sta a voi decidere come collegare i punti. Questo modo di procedere favorisce l'apprendimento, aumentando la capacità del cervello d'immagazzinare nuove informazioni e contribuisce alla creatività.

Le tre tipologie di note

Nello Zettelkasten di Luhmann esistono tre tipi di note:

• le note transitorie - sono le note veloci che hanno come scopo quello di catturare le idee che abbiamo in testa nel minor tempo possibile. I pensieri sono effimeri e quindi, se ne vogliamo ricordare uno, è bene metterlo subito nero su bianco. Si tratta di appunti non strutturati che devono semplicemente essere comprensibili a sufficienza quando il nostro sé futuro le revisionerà;
• le note “letterarie” - sono appunti presi a partire dai libri, dai corsi, dagli articoli, dai video, ecc. Sono note brevi che contengono la fonte e che riassumono passaggi che ci hanno colpito in maniera particolare e riteniamo meritevoli di essere ricordati. E' importante che queste note siano una rielaborazione con parole proprie del passaggio in questione e quindi non un semplice "copia-incolla", a meno che non si tratti di una citazione. Questo perché, per poter riformulare un’idea, bisogna prima averla capita e quindi questo processo stimola la comprensione e l'apprendimento. Come vedete è qualcosa di decisamente molto diverso da quello che si tende a fare abitualmente, cioè limitarsi a sottolineare, evidenziare o copiare il testo
• le note definitive - sono il distillato dei concetti che, uno per scheda, entreranno nello Zettelkasten

Per costruire la conoscenza è importante, poi, che si susseguano questi tre momenti:

• la selezione dei concetti importanti che intendiamo trattenere;
• la loro archiviazione;
• la consultazione periodica dei concetti archiviati per costruire nuova conoscenza associandoli, calandoli in contesti differenti, ecc.

Vantaggi e svantaggi dello Zettelkasten

Il grande vantaggio di questa metodologia è che può renderci fiduciosi che saremo in grado di trovare ciò di cui abbiamo bisogno, senza dover sfogliare decine di libri o di articoli per cercare un determinato concetto o una citazione. In questo modo, tra l'altro, potremo conservare meno materiale perché potrebbe non doverci servire più rileggere un dato libro o consultare un foglietto adesivo nel quaderno degli appunti presi durante una conferenza. Avremo a disposizione solo i concetti che vogliamo trattenere.
Per Luhmann questo sistema costituiva un vero e proprio secondo cervello che l'ha aiutato a organizzare le sue idee, a considerarne di nuove, a perfezionare meglio i suoi obiettivi e ad approfondire i diversi concetti raccolti, diventando uno strumento per la riflessione e il ragionamento.
Un altro vantaggio di questo metodo è che, consultando periodicamente il vostro archivio di concetti, potrete trovare nuovi collegamenti e sviluppare, in questo modo, ulteriore conoscenza. Ad esempio, potete tirare fuori dal vostro archivio delle schede a caso e provare a trovare dei collegamenti tra loro, facendo una sorta di brainstorming. Riportare, infatti, i concetti su un quaderno o sottolonearli sui libri non ci rende facile combinarli tra loro per sviluppare nuova conoscenza mentre utilizzare dei semplici cartoncini facilita immensamente questo processo di immagazzinamento e costruzione della conoscenza. Oltretutto, questo sistema ci permette facilmente di associare concetti simili e di metterli uno vicino all'altro, cosa che con un quaderno sarebbe impossibile da fare. Una delle principali preoccupazioni di Luhmann che lo portò a ideare il suo metodo Zettelkasten fu proprio il desiderio di evitare le strutture gerarchiche nella costruzione della conoscenza perché ogni gerarchia impone un limite dall'alto verso il basso alle informazioni e cerca di ridurre la complessità. Luhmann, invece, era interessato ad aumentare la complessità senza soccombere alla struttura. Ogni scheda può essere collegata a qualsiasi altra scheda senza gerarchia perché non c'è unità di significato. una linea di indagine, ad esempio, può cambiare la natura delle carte e collegarle in modi diversi o con intenti diversi, producendo risultati diversi. A differenza delle pagine di un quaderno che sono unite da un dorso centrale, le carte possono esistere tutte su un un unico piano di consistenza. Il quaderno va bene per i metodi tradizionali utilizzati per prendere appunti perché si basano sul principio di "organizzazione delle informazioni" e questo significa che le note sono, generalmente, organizzate in categorie, ad esempio con una suddivisione per data, per argomento o per progetto.
Altro due indubbi vantaggi sono che il metodo dello Zettelkasten può coprire qualsiasi argomento e che ci aiuta a essere produttivi. Con qualche minuto nella sala d'attesa dal dentista, cosa sceglieremmo: di leggere un libro per un progetto o di ammazzare il tempo con i social media? Con uno Zettelkasten - se digitale - c'è una terza opzione: sistemare piccole note, direttamente dal telefono o leggere una parte del materiale già entrato a far parte del sistema.
L'ultimo vantaggio è che, oiché siamo gli autori di tutte le nostre note, impariamo di pari passo con la crescita dell'archivio e questa è una differenza fondamentale rispetto all'utilizzo di un'enciclopedia come Wikipedia. Per organizzare il nostro schedario fisico o digitale usiamo gli stessi modelli mentali e le stesse teorie che stanno alla base dell'organizzazione dei nostri pensieri nel cervello. Non è solo l'archivio o solo il nostro cervello a creare connessioni tra i concetti ma la dinamica che si crea tra di loro. E' questa che rende il lavoro così produttivo.

C'è anche uno svantaggio nell'utilizzo di un metodo del genere ed è che, se si vuole utilizzarlo per archiviare i concetti in modo da poterli collegare tra loro, occorre raggiungere una certa massa critica e serve parecchio tempo.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

Conclusioni

Una semplice scatola piena di carte, secondo Luhmann, ci può aiutare a ricordare cose che potremmo aver dimenticato o che potremmo ricordare in modo diverso e può sorprenderci con la periodica scoperta di nuove idee, proprio come se si trattasse di una sorta di alter ego con il quale confrontarsi regolarmente. Pensate che il sociologo si riferiva al suo Zettelkasten parlando di "noi", proprio come se lo associasse alla sua persona considerandolo un vero e proprio compagno di riflessioni:

"Il risultato che deriva dal lavorare a lungo con questa tecnica è una sorta di seconda memoria, un alter ego, con cui si può comunicare regolarmente"
(Niklas Luhmann)

In ultimo, introduciamo la domanda che siamo certi rappresenti un po' l'elefante nella stanza, dopo tutto quello che abbiamo scritto: "Scrittura a mano o su supporto digitale?"
La risposta è semplice: scegliete ciò che funziona meglio per voi. Tiago Forte, autore de: "Il tuo secondo cervello", preferisce il digitale mentre altri come il regista Dustin Lance Black scelgono la scrittura a mano. Gli esperti, sostanzialmente, si dividono perché non tutti impariamo nello stesso modo e abbiamo voglia di fare le stesse cose. Se vi interessa, approfondiremo presto il discorso con un altro articolo dedicato proprio al confronto della metodologia su carta e in formato elettronico. Cosa ne pensate?

PER SAPERNE DI PIU':