CONDIVIDERE CIO' CHE SI E' APPRESO

"Non avere problemi, è il problema più grande"
Taiichi Ohno ("padre" del sistema di produzione attuato nell'azienda automobilistica Toyota)

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Quando un'organizzazione avveduta risolve un problema fa in modo di assicurare che le conoscenze acquisite vengano condivise in modo da essere trattenute al suo interno nel modo migliore possibile. Tutto ciò che si impara, infatti, si può applicare anche in futuro senza imparare ogni volta tutto da capo e la condivisione delle conoscenze garantisce di poter risparmiare, nel tempo, preziose risorse.
Ottimo, quindi, lasciare che chi ha fatto esperienza la condivida con il resto dell'azienda per assicurarsi un miglioramento continuo, se non altro per comunicare, ad esempio, che la più recente versione delle attività standard che vengono espletate ogni giorno non era abbastanza chiara o era insufficiente per evitare il verificarsi di un determinato problema.

A questo punto è corretto chiedersi quale sia il modo migliore per condividere ciò che abbiamo imparato.
Prima di tutto bisogna dire che è abbastanza raro dover condividere con l'intera organizzazione tutto ciò che si è imparato. Se in un'azienda, infatti, vi sono molte persone che svolgono la stessa mansione o che utilizzano tecnologie simili la condivisione è estremamente importante perché certe problematiche si rivelano essere universali. Pertanto, la prima considerazione da fare è decidere con quali persone condividere le informazioni.
Naturalmente è impossibile rispondere in questa sede, ma possiamo comunque dare qualche consiglio. Condividete tutto ciò che può essere utile agli altri. Ovviamente andrà coinvolto chiunque abbia a che fare col processo in cui si è verificato il problema perché dovrebbe essere informato della causa principale che ha scatenato la problematica e della soluzione che si è deciso di adottare.
Riflettiamo poi sul fatto che parte del lavoro del management è di far crescere professionalmente i collaboratori e questo include assicurarsi che le modalità di risoluzione delle problematiche siano incorporate nelle routine di tutte le persone coinvolte.

E veniamo adesso all'aspetto più pratico. Condividere la conoscenza non è una cosa semplice e, anche se alcune organizzazioni hanno predisposto apposite procedure affinché questo processo avvenga nel migliore dei modi, non saranno una riunione o il fatto che alcune informazioni vengano trasmesse da una paersona all'altra a garantire che i risultati portino a un miglioramento continuo. Se, infatti, non avviene un reale apprendimento, tutto resta inutile.
Non basta scrivere e leggere un paio di paragrafi nei quali si descrive la nuova soluzione adottata. Bisogna che questa soluzione venga compresa e assimilata da tutti attraverso la chiara individuazione del problema, la consapevolezza della soluzione adottata, l'interiorizzazione della metodologia seguita. Tutto questo, nel suo insieme, è condivisione della conoscenza.

Aggiornamento standard, procedure, ecc.

La condivisione di conoscenza che riguardi l'aggiornamento di standard, fogli di lavoro, procedure, istruzioni o moduli va gestita in modo che i vecchi documenti vengano dichiarati obsoleti e ritirati o, comunque, messi nelle condizioni di non poter essere consultati e i nuovi vengano portati all'attenzione di quanti devono essere informati degli aggiornamenti.
La cosa migliore, in questi casi, è segnalare - in particolare - quale modifica interesserà ogni singola area o persona e assicurarsi che tutti abbiano capito come dovranno agire in futuro.

E-mail

Oggi le e-mail sembrano il modo migliore per comunicare qualsiasi cosa a chiunque e, in effetti, si rivelano un mezzo estremamente utile in certi casi perché possono fornire informazioni che il destinatario può leggere in qualsiasi momento della giornata (ad esempio quando è più tranquillo) e può rileggere ogni volta che ne ha bisogno. E', inoltre, possibile archiviare il documento dove è più comodo per eventuali consultazioni future.

Anche in questo caso, però, trattandosi di una condivisione della conoscenza scritta manca la possibilità per il ricevente di chiarire eventuali incomprensioni del testo oltre al fatto che non si può essere certi che l'e-mail sia stata letta.

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