GLI AUDIT DELLA QUALITA': DA STRUMENTO DI CONTROLLO A STRUMENTO DI GESTIONE

Per la ISO 9001:2015 il rischio è l'effetto dell'incertezza. Quando qualcuno è incerto, lo è - spesso - perché non ha una base sufficiente di conoscenze e, in tali circostanze, c'è una maggiore probabilità di fallimento quando si intraprende un particolare progetto o impresa.
Sebbene il rischio possa essere definito in molti modi, si rileva costantemente che ha due componenti distintive: il potenziale impatto dell'evento avverso e la probabilità che accada. Il rischio, qualora si realizzi, può avere un impatto sul cliente, sul prodotto, sull'azienda o sulla società nel complesso.

Parlando, in generale, delle catene di approvvigionamento dovremmo notare che ne esistono di interne e di esterne all'organizzazione. Quelle esterne le conosciamo tutti, mentre tendiamo a trascurare quelle interne che trasportano materie prime, componenti e informazioni attraverso i vari processi aziendali. Fatta questa importante premessa, affinché il lettore mantenga la mente aperta alla gestione del rischio anche all'interno dell'organizzazione, in questo articolo ci occuperemo delle supply chain classiche, quelle esterne.

Nel nuovo mercato in espansione a livello globale di questi anni sappiamo che un buon cinquanta percento della creazione di valore si costruisce al di fuori delle mura dell'organizzazione, attraverso i suoi fornitori. In questo articolo vedremo come applicare il pensiero basato sul rischio agli audit di seconda parte che riguardano i fornitori.

Gli audit della catena di approvvigionamento sono una componente essenziale per salvaguardare il vostro marchio, la vostra reputazione e la clientela perché in questo campo i rischi sono infiniti e continuano ad espandersi come conseguenza della globalizzazione. Più complessa, diversificata ed esternalizzata è la supply chain, maggiore è il rischio potenziale. Comprendere e definire le criticità della catena di approvvigionamento lungo l'intero percorso del prodotto e identificare le aree maggiormente a rischio consente a un'organizzazione di gestire i rischi in modo efficace.
Per capire come effettuare gli audit ai fornitori possa aiutare a gestire il rischio dell'organizzazione, occorre prima capire dove si inserisca all'interno del sistema di gestione della catena di approvvigionamento. Partiamo con la definizione di "catena di fornitura" che non è altro che l'insieme dei processi di progettazione, pianificazione, esecuzione, controllo e monitoraggio delle attività dell'intera filiera con l'obiettivo di creare valore, costruire un'infrastruttura competitiva, sfruttare la logistica a livello mondiale, sincronizzare l'offerta con la domanda e misurare le prestazioni a livello globale. L'audit ai fornitori si inserisce nel processo di monitoraggio e controllo della supply chain e l'analisi dei risultati ottenuti costituisce una parte davvero importante nell'ottica del miglioramento del sistema qualità e della gestione del rischio. Debolezze all'interno del la catena di approvvigionamento, infatti, possono portare a problemi di qualità, di consegna, ecc.

La catena di fornitura può essere analizzata suddividendola in cinque fasi: la pianificazione che consente il bilanciamento dell'offerta con la richiesta del mercato, il vero e proprio approvvigionamento di beni e servizi per soddisfare la domanda, la fase in cui l'organizzazione prende le materie prime e i componenti forniti per trasformarli in prodotti finiti per l'utente finale, la consegna al cliente e l'eventuale ultima fase che è quella di reso.

Per avviare una supply chain progettata e costruita bene, occorre avere una vision ben chiara della propria organizzazione. Bisogna farsi domande quali:

• "Qual è il nostro ruolo sul mercato?"
• "Quali sono i nostri valori?"
• "Dove ci vediamo in un prossimo futuro?"

che serviranno per promuovere obiettivi comuni, avere una direzione chiara e coerente da seguire e poter contare su una forte motivazione, qualora le cose dovessero complicarsi. Stabilita una vision, si svilupperanno le strategie necessarie a raggiungerla, facendo in modo che la gestione delle informazioni relative ai fornitori, l'approvvigionamento, la pianificazione del flusso dell'inventario, i sistemi e le infrastrutture deputati al trasporto, la gestione della distribuzione, la qualità e il servizio clienti lavorino tutti insieme in modo collaborativo per assicurare costi contenuti, tempi di consegna rapidi e qualità alta.
Le strategie implementate determineranno la tolleranza al rischio dell'organizzazione. Se, ad esempio, per perseguire gli obiettivi aziendali occorre insierire nuovi fornitori all'interno del mix già esistente, sarà importante supportare con audit regolari la mancanza della base dati in possesso della supply chain che ancora non appartiene alle nuove aziende aggiunte e che permetterebbe di basare le decisioni sull'esperienza. Agli audit si affiancheranno, ovviamente, anche tutti gli altri strumenti a disposizione dell'azienda per mitigare il rischio legato a nuove forniture: specifiche di acquisto dettagliate, controlli in ingresso delle merci, sondaggi sulla soddisfazione, ecc.

I fornitori vanno valutati, come prima cosa, in base alla loro capacità di produrre un prodotto che soddisfi i requisiti in modo coerente e prevedibile e poi in base all'abilità di soddisfare la domanda dei clienti, adeguandosi alle sue oscillazioni. Le aspettative dell'azienda che verranno utilizzate per il monitoraggio delle prestazioni del fornitore vanno comunicate prima che il lavoro in comune inizi e dovrebbero prendere in considerazione sia i fattori tangibili (qualità, consegna puntuale, consegna totale e non parziale, risultati degli audit, evasione delle azioni correttive, ecc.) che quelli intangibili (approccio collaborativo, reattività a domande o dubbi, apertura nei confronti dell'organizzazione, disponibilità a condividere informazioni utili, ecc.). Se, per controllare i rischi, vi affidate molto agli audit di seconda parte, almeno quando il fornitore entra per la prima volta all'interno della catena di approvvigionamento, andrà segnalato come una parte importante del controllo e del monitoraggio effettuato sui fornitori, spiegando che fattori quali il tipo di audit, la frequenza e la composizione del team di audit derivano da decisioni che vengono prese basandosi sui fatti per gestire eventuali rischi.

I controlli effettuati sui fornitori saranno differenziati in base alla tipologia di fornitura. Se, ad esempio, si ordinano prodotti strategici, cioè con un impatto alto sui profitti dell'azienda e sottoposti a rischi notevoli, si deve considerare che saranno legati a un rischio elevato ma anche ad un ritorno economico importante. E' ovvio che i fornitori che si occuperanno di queste forniture saranno oggetto della massima attenzione da parte dei responsabili degli acquisti. Per ciò che riguarda, invece, prodotti che hanno un impatto alto sui profitti ma sono sottoposti a rischi minori si potrà pensare a relazioni di tipo differente con i fornitori, valutando di avere più alternative a disposizione. Nel caso dei prodotti che hanno un impatto basso sui profitti ma sono sottoposti a rischi notevoli legati alla disponibilità, l'approccio strategico da parte dell'azienda sarà diverso e punterà su ordini massicci quando il prodotto è disponibile e alla ricerca di modi per controllare al meglio i fornitori. In ultimo, per i prodotti di routine a basso impatto sulla redditività e a basso rischio a livello di offerta si punterà sull'ottimizzazione del volume degli ordini e dei livelli del magazzino.

L'audit di seconda parte serve per valutare se un'organizzazione stia adempiendo ai propri obblighi o meno. Dovrebbe essere utile, principalmente, per mettere a fuoco eventuali aree di non conformità ma anche come bussola per il miglioramento continuo e per gestire il rischio tramite sforzi che siano reciprocamente vantaggiosi per il fornitore ma anche per l'organizzazione cliente. Operativamente, lo scopo dell'audit ai fornitore dovrebbe essere determinata dalla strategia di gestione della catena di approvvigionamento come riflesso delle esigenze e degli obiettivi dell'azienda. L'audit ai fornitori , però, non dovrebbe riguardare solo la conferma della conformità, la gestione del rischio o il miglioramento continuo delle prestazioni. Se condotto bene, questa tipologia di audit è importante anche per costruire buone relazioni con i fornitori. Secondo Joseph M. Juran, ci sono nove attività necessarie per raggiungere questo obiettivo:

• definire i requisiti della fornitura;
• valutare diversi fornitori;
• selezionare i fornitori;
• condurre una pianificazione della qualità congiunta;
• collaborare con il fornitore durante l'esecuzione del contratto;
• ottenere una prova di conformità ai requisiti;
• certificare i fornitori qualificati;
• condurre programmi di miglioramento della qualità facendo partecipare anche i fornitori;
• effettuare regolarmente valutazioni della qualità dei fornitori

Riflettendo, noterete che - per essere realizzata con successo - ognuna di queste nove attività richiede pianificazione, una comunicazione chiara, la costruzione di buone relazioni con i fornitori e un'ottima gestione dei rischi.

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