QUALI DOCUMENTI NON POSSONO ESSERE
RICHIESTI DURANTE UN AUDIT DI SECONDA
PARTE?

Sull'ultimo numero della rivista "Quality Progress" un lettore ha rivolto agli esperti una domanda che abbiamo ritenuto interessante sottoporre anche agli amici di QualitiAmo: quali sono le informazioni e i documenti che gli auditor non possono assolutamente richiedere e visionare durante un audit di seconda parte (ovvero una verifica ispettiva fatta presso un fornitore)?

La risposta degli esperti del giornale è stata, per un certo verso, scontata almeno per chi abbia ben chiare le regole degli audit ma sicuramente interessante per chi si stia avvicinando alla professione.
Non ci sono, infatti, prescrizioni che prevedano cosa chiedere e cosa non chiedere al fornitore durante la verifica ispettiva ma le buone regole dell'audit di seconda parte dovrebbero invitarci a non voler visionare documenti che esulino dallo scopo della nostra verifica e dai requisiti relativi ai nostri acquisti presso quel fornitore come, ad esempio, contratti, specifiche, ordini di acquisto, ecc.

C'è da attendersi che il fornitore non abbia alcuna voglia di condividere con voi informazioni riservate prima di avviare un contratto ufficiale e, in alcuni casi, anche dopo averlo fatto.
Esempi tipici di domande che potrebbero rimanere senza risposta sono:

• chi sono i vostri clienti più importanti?
• Quale percentuale del vostro fatturato generano?
• Qual è il margine?

Allo stesso modo, il fornitore potrebbe non essere d'accordo di darvi il libero accesso a documenti che contengano informazioni chiave per ciò che riguarda i vantaggi competitivi, la proprietà intellettuale, pratiche commerciali, ecc.

Per essere certi di non violare l'ambito che il fornitore preferisce mantenere riservato, potreste scegliere di raccogliere alcune informazioni tramite un questionario preventivo inviato qualche giorno prima dell'audit vero e proprio e di anticipare il piano della verifica eventualmente presentandolo durante un incontro dal vivo. In questo modo sareste certi di poter affrontare certi argomenti e potreste già presentare alla vostra Direzione alcune premesse che rischierebbero di influenzare la tipologia di rapporto di fornitura da sviluppare. Ci sono dettagli, ad esempio, che nelle vesti di auditor potreste tranquillamente voler conoscere prima di impostare una collaborazione per poterne prevedere rischi e continuità nel breve e nel lungo periodo e, tra questi, ricordiamo:

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

• il piano strategico a lungo termine (3-5 anni) del fornitore
• la roadmap per ciò che concerne lo sviluppo tecnologico
• i fornitori chiave
• la situazione dei magazzini
• la situazione finanziaria
• ecc.

Per correttezza, potreste spiegare al fornitore come intendete utilizzare le informazioni che raccoglierete e come esse influenzeranno la decisione della vostra Direzione di collaborare. Sarebbe utile anche una rassicurazione che non utilizzerete i dati raccolti per negoziare con altri fornitori.

PER SAPERNE DI PIU':