SCEGLIERE IL SOFTWARE PER GESTIRE IL
SISTEMA QUALITA'

Ci sono molti modi di implementare un sistema qualità aziendale e nessuno può essere considerato giusto o sbagliato a priori se si adatta alle esigenze specifiche dell'organizzazione; ad esempio ci sono piccole organizzazioni che fin dall'inizio dell'implementazione del loro sistema di gestione ISO 9001 scelgono di utilizzare come supporto un software per la qualità e altre che preferiscono gestire manualmente un sistema cartaceo. La maggioranza delle piccole aziende parte con un sistema gestito in modo manuale sulla carta o tramite strumenti informatici estremamente semplici e poi si evolve, crescendo, scegliendo soluzioni in grado di sostenere meglio la nuova realtà del business aziendale. Cercate di capire in quale fase è la vostra azienda e a quale categoria appartiene per ciò che riguarda il tipo di cultura che vige nell'organizzazione e scegliete la soluzione migliore per voi.

Di software per gestire il sistema qualità abbiamo già parlato tempo fa su QualitiAmo e, nonostante il fatto che i concetti illustrati in quell'articolo siano tutti perfettamente validi ancora oggi, abbiamo deciso di tornare sull'argomento per offrirvi qualche riflessione in più a complemento di un argomento che vi sta molto a cuore, dato che spesso ci scrivete per chiederci dei consigli in merito.
Quello che ci interessa in modo particolare è mettervi in grado di fare tutte le domande giuste per scegliere la soluzione che vi aiuterà a rispettare i requisiti della ISO 9001:2015 senza penalizzare in alcun modo il vostro business. Del resto, immaginiamo, volete passare a un software per la gestione della qualità aziendale al fine di essere più flessibili, produttivi ed efficienti, giusto? Il vostro obiettivo dovrà, quindi, essere un programma capace di farvi raggiungere standard qualitativi più alti, una maggiore soddisfazione del cliente, una gestione dei processi automatizzata, standardizzata e centralizzata. Non abbiate timore di chiedere al fornitore in quale modo il suo software possa soddisfare queste vostre richieste: è il suo lavoro farlo.

Togliamoci subito il pensiero e parliamo di validazione del software. Se avete necessità di lavorare con un software che sia stato validato, capite bene che le opzioni sul mercato si riducono notevolmente. E' il caso se dovete implementare la norma ISO 13485 "Dispositivi medici - Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti per scopi regolamentari" perché ogni applicazione software che influenzi il sistema qualità aziendale dovrà essere soggetta a un processo di validazione capace di assicurare che sia stata realizzata correttamente per le attività previste. Tenetelo bene a mente se, in futuro, c'è la possibilità che vi troviate a dover lavorare con questa particolare norma.

Accantonata la validazione che riguarda solamente i pochi casi che gestiscono la normativa di cui sopra, iniziamo cercando di capire quale valore può portare alla vostra organizzazione un buon sotware per gestire la ISO 9001 all'interno dell'organizzazione.

Un sistema qualità in elettronico è una versione digitalizzata del tradizionale sistema di gestione della qualità cartaceo. La sostituzione della carta con documenti digitali offre una maggiore efficacia, affidabilità e trasparenza dei processi. Utilizzare un software per implementare e gestire il vostro sistema qualità secondo la ISO 9001 ha innumerevoli vantaggi rispetto a una gestione manuale. Il primo è che non occorre progettare moduli, documenti, procedure, politiche e obiettivi perché, solitamente, sono già impostati e vanno solamente completati con tutte le informazioni relative alla vostra organizzazione (attenzione, però, al grado di personalizzazione: chiedete sempre al fornitore notizie riguardo a questo aspetto!).
Il secondo grande vantaggio è la conformità a tutti i requisiti della norma. Se costruite un sistema da soli, dovete essere certi di rispettare ogni requisito dello standard di riferimento. Se, invece, utilizzate un software per gestire la ISO 9001, i processi per soddisfare ogni requisito sono già stati inseriti nel software e a voi non resterà che la personalizzazione (anche in questo caso verificate quanto il programma sia flessibile). Un altro vantaggio ancora riguarda, poi, la distribuzione dei documenti che può avvenire in modo automatico e controllato.

Come riconoscere, dunque, un buon software per la gestione elettronica del sistema qualità e cosa cercare quando se ne acquista uno?
L'aspetto più importante di qualsiasi software per la gestione della qualità aziendale è, ovviamente, che sia stato sviluppato da esperti del settore della qualità. Chiedete al vostro fornitore quale percorso ha seguito per arrivare a progettare il software che vi sta proponendo.
Un'altra cosa molto importante da valutare è l'adattabilità specifica del programma agli obiettivi dell'organizzazione. Ogni azienda necessita di una soluzione leggermente diversa in base alle dimensioni, al settore e ai processi interni. La soluzione giusta per la vostra realtà è una in grado di supportare i vostri processi e di renderli più efficaci. Partite sempre, quindi, spiegando al fornitore qual è il vostro problema e cercate di capire insieme se il software proposto può aiutarvi a risolverlo. Ad esempio, potreste essere in difficoltà perché siete cresciuti troppo in fretta e la vostra organizzazione fa fatica a comprendere i nuovi processi e le nuove metodologie, oppure potreste esservi ritrovati con un prodotto che ha problemi legati alla qualità del sistema alle sue spalle. O, ancora, potreste trovarvi in una realtà dove la norma viene applicata sporadicamente e in maniera incostante o esservi scoperti troppo inefficienti. Insomma, qualunque sia il vostro problema, cercate di capire se un software per la gestione del sistema qualità può aiutarvi a risolverlo oppure no. Partite dai punti più vulnerabili del vostro sistema di gestione e provate a capire col fornitore del software come quel programma potrebbe esserevi di supporto.

Bisogna poi prestare attenzione a un altro po' di cose. la prima riguarda il passaggio da un sistema qualità basato sulla carta a uno digitalizzato e il tempo necessario per la transizione. Questa tempistica dovrà prendere in considerazione il periodo di set-up e di configurazione, il tempo necessario per formare gli utenti (chiedete al fornitore di specificare il tempo previsto per la formazione degli utenti e come verrà erogata la formazione, se una tantum o distribuita su più incontri per dare alle persone il tempo di familiarizzare con il software) e quello necessario per la migrazione dei documenti in elettronico (fino a che punto la migrazione può essere fatta in automatico? Chiedetelo al fornitore del software).
Stabilito questo, potreste scegliere un software per la gestione del sistema qualità che sia pronto all'uso e che necessiti, quindi, di pochissima configurazione o un programma che ha bisogno di una configurazione maggiore ma che, per questo, può adattarsi meglio a particolari esigenze dell'azienda e a specifici riferimenti normativi che, ad esempio, vadano al di là della ISO 9001. Ovviamente la seconda soluzione sarà più costosa e richiederà un tempo maggiore per il passaggio dal sistema cartaceo a quello gestito in elettronico ma sarà anche più flessibile. Se vi servono moduli che abbiano un formato particolare, ad esempio, è questa la fase in cui chiedere fino a che punto gli output del sistema siano personalizzabili.

E veniamo all'interfaccia del programma . E' intuitiva e "user friendly" per l'utente medio? E' una cosa importante, non sottovalutatela.
Un altro aspetto a cui bisogna prestare enorme importanza è il supporto offerto dal fornitore del software per la gestione del sistema qualità. Potrebbe essere molto utile avere un fornitore che vi sia di supporto in qualsiasi situazione e che accetti di fornire consigli rapidi e affidabili su qualsiasi problema possiate incontrare nell'utilizzo del programma, soprattutto all'inizio. Chiedete informazioni sulle opzioni di assistenza disponibili. Non dimenticatevi anche del fatto che la ISO 9001 viene aggiornata ogni tot di anni (sette in media) e chiedete cosa è previsto relativamente all'aggiornamento della norma. Informatevi anche per ciò che riguarda un'eventuale integrazione con un altro sistema di gestione come, ad esempio, la ISO 14001 "Sistemi di gestione ambientale - Requisiti e guida per l'uso".

In ultimo, vi serve un software per la gestione della qualità che sia gestito tramite cloud o che risieda sul vostro server aziendale? Un cloud ha il vantaggio di essere accessibile da qualunque posto del mondo e in qualsiasi momento (da tenere presente se avete intenzione di lavorare con diverse sedi in diversi Paesi, se pensate di coinvolgere i vostri fornitori o se parte del vostro personale viaggia spesso e deve interfacciarsi con il sistema qualità) ma potrebbe non essere del tutto sicuro per il vostro tipo di business. Un programma che risieda su server, d'altronde, potrebbe costare di più in termini di manutenzione e aggiornamenti,
In caso di cloud, non dimenticatevi anche di chiedere come venga gestita la questione dei backup e una situazione di attacco informatico.

Ricordate che il vostro sistema qualità è il cuore dell'organizzazione ed il sistema più efficace per gestire il business della vostra azienda. Il suo compito principale è raggiungere gli obiettivi che vi siete posti per la qualità, rendendo la vostra azienda più competitiva, ben focalizzata sul cliente e sulle parti interessate e capace di avere successo nel lungo termine. Non avete bisogmo di un software che "imbrigli" tutto questo, giusto? Cercate una soluzione che vi lasci liberi di crescere, di sperimentare, di migliorare su base continua ma che riesca a farvi dimenticare tutti gli adempimenti più "burocratici" legati alla gestione di un sistema qualità certificato secondo la norma ISO 9001.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

In definitiva, un software per la gestione del sistema qualità secondo la ISO 9001 può farvi risparmiare risorse ma bisogna essere in grado di scegliere la soluzione giusta, quella che si adatta meglio alle esigenze della vostra azienda, che è più giusta per la sua grandezza (anche in un'ottica di crescita futura), della somma che siete disposti a spendere, della struttura aziendale e del campo in cui lavora la vostra organizzazione. Adottare un software che non fa al caso vostro può portare a uno spreco di denaro (magari per pagare personalizzazioni alle quali non avevate pensato al momento dell'acquisto) e a diversi problemi di gestione. Meglio fare una domanda in più al fornitore!

PER SAPERNE DI PIU':