Scegliere il software per gestire il sistema qualità
Come si sceglie un software per gestire la qualità nelle organizzazioni? A quali fattori bisogna prestare attenzione?
Carta o digitale?
Ci sono molti modi di implementare un sistema qualità aziendale e nessuno può essere considerato giusto o sbagliato a priori se si adatta alle esigenze specifiche dell'organizzazione. Ad esempio, ci sono piccole organizzazioni che fin dall'inizio dell'implementazione del loro sistema di gestione ISO 9001 scelgono di utilizzare come supporto un software per la qualità e altre che preferiscono gestire manualmente un sistema cartaceo.
La maggioranza delle piccole aziende parte con un sistema gestito in modo manuale sulla carta o tramite strumenti informatici estremamente semplici e poi si evolve, crescendo, scegliendo soluzioni in grado di sostenere meglio la nuova realtà del business aziendale. Cercate di capire in quale fase è la vostra azienda e a quale categoria appartiene per ciò che riguarda il tipo di cultura che vige nell'organizzazione e scegliete la soluzione migliore per voi.
Di software per gestire il sistema qualità abbiamo già parlato tempo fa su QualitiAmo e, nonostante il fatto che i concetti illustrati in quell'articolo siano tutti perfettamente validi ancora oggi, abbiamo deciso di tornare sull'argomento per offrirvi qualche riflessione in più. Quello che ci interessa in modo particolare è mettervi in grado di fare tutte le domande giuste per scegliere la soluzione che vi aiuterà a rispettare i requisiti della ISO 9001:2015 senza penalizzare in alcun modo il vostro business.
Del resto, immaginiamo, volete passare a un software per la gestione della qualità aziendale al fine di essere più flessibili, produttivi ed efficienti, giusto? Il vostro obiettivo dovrà, quindi, essere un programma capace di farvi raggiungere standard qualitativi più alti, una maggiore soddisfazione del cliente, una gestione dei processi automatizzata, standardizzata e centralizzata. Non abbiate timore di chiedere al fornitore in quale modo il suo software possa soddisfare queste vostre richieste: è il suo lavoro farlo.
La validazione del software
Togliamoci subito il pensiero e parliamo di validazione del software. Se avete necessità di lavorare con un software che sia stato validato, capite bene che le opzioni sul mercato si riducono notevolmente. E' il caso se dovete implementare la norma ISO 13485 "Dispositivi medici - Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti per scopi regolamentari" perché ogni applicazione software che influenzi il sistema qualità aziendale dovrà essere soggetta a un processo di validazione capace di assicurare che sia stata realizzata correttamente per le attività previste. Tenetelo bene a mente se, in futuro, c'è la possibilità che vi troviate a dover lavorare con questa particolare norma.
I vantaggi del digitale
Accantonata la validazione che riguarda solamente i pochi casi che gestiscono la normativa di cui sopra, iniziamo cercando di capire quale valore può portare alla vostra organizzazione un buon software per gestire la ISO 9001 all'interno dell'organizzazione.
Un sistema qualità in elettronico è una versione digitalizzata del tradizionale sistema di gestione della qualità cartaceo. La sostituzione della carta con documenti digitali offre una maggiore efficacia, affidabilità e trasparenza dei processi. Utilizzare un software per implementare e gestire il vostro sistema qualità secondo la ISO 9001 ha innumerevoli vantaggi rispetto a una gestione manuale:
- Non occorre progettare moduli da zero: documenti, procedure, politiche e obiettivi sono solitamente già impostati e vanno solamente completati (attenzione, però, al grado di personalizzazione: chiedete sempre al fornitore notizie riguardo a questo aspetto!).
- Conformità ai requisiti: se costruite un sistema da soli, dovete essere certi di rispettare ogni requisito dello standard. Se utilizzate un software, i processi per soddisfare ogni requisito sono spesso già inseriti e a voi non resterà che la personalizzazione.
- Distribuzione automatizzata: la distribuzione dei documenti può avvenire in modo automatico e controllato.
Come scegliere il software giusto
Come riconoscere, dunque, un buon software per la gestione elettronica del sistema qualità e cosa cercare quando se ne acquista uno?
L'aspetto più importante è che sia stato sviluppato da esperti del settore della qualità. Chiedete al vostro fornitore quale percorso ha seguito per arrivare a progettare il software che vi sta proponendo.
Un'altra cosa molto importante da valutare è l'adattabilità specifica del programma agli obiettivi dell'organizzazione. Ogni azienda necessita di una soluzione leggermente diversa in base alle dimensioni, al settore e ai processi interni. La soluzione giusta per la vostra realtà è una in grado di supportare i vostri processi e di renderli più efficaci. Partite sempre, quindi, spiegando al fornitore qual è il vostro problema (es. crescita troppo rapida, difficoltà nel comprendere i nuovi processi, inefficienza, applicazione sporadica della norma) e cercate di capire insieme se il software proposto può aiutarvi a risolverlo.
La transizione: tempi e formazione
Bisogna poi prestare attenzione al passaggio da un sistema qualità basato sulla carta a uno digitalizzato e il tempo necessario per la transizione. Questa tempistica dovrà prendere in considerazione:
- il periodo di set-up e di configurazione;
- il tempo necessario per formare gli utenti (chiedete al fornitore di specificare il tempo previsto e se la formazione verrà erogata una tantum o distribuita su più incontri);
- il tempo necessario per la migrazione dei documenti in elettronico (fino a che punto la migrazione può essere fatta in automatico?).
Stabilito questo, potreste scegliere un software per la gestione del sistema qualità che sia pronto all'uso e che necessiti di pochissima configurazione o un programma che ha bisogno di una configurazione maggiore ma che può adattarsi meglio a particolari esigenze dell'azienda. Ovviamente la seconda soluzione sarà più costosa e richiederà un tempo maggiore, ma sarà anche più flessibile.
Interfaccia, supporto e aggiornamenti
E veniamo all'interfaccia del programma. E' intuitiva e "user friendly" per l'utente medio? E' una cosa importante, non sottovalutatela.
Un altro aspetto a cui bisogna prestare enorme importanza è il supporto offerto dal fornitore. Potrebbe essere molto utile avere un fornitore che vi sia di supporto in qualsiasi situazione e che accetti di fornire consigli rapidi e affidabili, soprattutto all'inizio. Chiedete informazioni sulle opzioni di assistenza disponibili. Non dimenticatevi anche del fatto che la ISO 9001 viene aggiornata ogni tot di anni e chiedete cosa è previsto relativamente all'aggiornamento della norma. Informatevi anche per ciò che riguarda un'eventuale integrazione con un altro sistema di gestione come, ad esempio, la ISO 14001.
Cloud o server aziendale?
In ultimo, vi serve un software per la gestione della qualità che sia gestito tramite cloud o che risieda sul vostro server aziendale? Un cloud ha il vantaggio di essere accessibile da qualunque posto del mondo e in qualsiasi momento (utile per diverse sedi o fornitori) ma potrebbe non essere del tutto sicuro per il vostro tipo di business. Un programma che risieda su server, d'altronde, potrebbe costare di più in termini di manutenzione e aggiornamenti. In caso di cloud, non dimenticatevi anche di chiedere come venga gestita la questione dei backup e una situazione di attacco informatico.
Ricordate che il vostro sistema qualità è il cuore dell'organizzazione ed il sistema più efficace per gestire il business della vostra azienda. Il suo compito principale è raggiungere gli obiettivi che vi siete posti per la qualità, rendendo la vostra azienda più competitiva, ben focalizzata sul cliente e sulle parti interessate e capace di avere successo nel lungo termine. Non avete bisogno di un software che "imbrigli" tutto questo, giusto? Cercate una soluzione che vi lasci liberi di crescere, di sperimentare, di migliorare su base continua ma che riesca a farvi dimenticare tutti gli adempimenti più "burocratici".
In definitiva, un software per la gestione del sistema qualità secondo la ISO 9001 può farvi risparmiare risorse ma bisogna essere in grado di scegliere la soluzione giusta, quella che si adatta meglio alle esigenze della vostra azienda, alla sua grandezza e al budget disponibile. Adottare un software che non fa al caso vostro può portare a uno spreco di denaro e a diversi problemi di gestione. Meglio fare una domanda in più al fornitore!