I DOCUMENTI: COME APPORTARE LE
MODIFICHE

I documenti controllati che compongono un Sistema Qualità (Manuale della Qualità, procedure, registrazioni, ordini di produzione, progetti, ecc.) sono strumenti che forniscono a chi li consulta una guida per:

• conoscere i compiti da svolgere e la corretta sequenza delle attività
• preparare l'ambiente nel quale svolgerli al meglio
• allocare tutte le risorse necessarie
• stabilire il personale responsabile di ogni attività
• identificare standard e riferimenti

I documenti servono, dunque, per assicurare che le attività di un'organizzazione vengano svolte correttamente, coerentemente e in conformità con ciò che è stato deciso internamente e con cogenze e riferimenti esterni.

Le prime, gravi conseguenze che potrebbero capitare in assenza di un sistema di documenti scritti sono:

• una grave confusione riguardo ai compiti da svolgere, a come svolgerli, e a chi deve svolgerli
• una cattiva allocazione delle risorse necessarie per svolgere le singole attività che, non essendo ben specificate, potrebbero portare a sottostimare ciò che serve oppure, al contrario, a sovrastimarlo (con un conseguente spreco delle stesse)
• senza una sequenza di attività stabilità, c'è il rischio che si dimentichino dei passaggi, oppure che compiti correlati non vengano svolti quando servirebbero
• il personale potrebbe essere confuso riguardo a ciò che ognuno dovrebbe fare
• una mancanza degli standard di riferimento per giudicare se un'attività sia stata svolta in maniera soddisfacente oppure no

Stabilita la grande utilità di un sistema documentale, dobbiamo - però - ricordare che ciò che abbiamo scritto nei nostri documenti non è scolpito nella pietra e non è destinato a durare per sempre.
La stessa norma ISO 9001 ha previsto - con il punto 4.2.3 - la necessità di aggiornare una o più parti del sistema documentale di un'organizzazione, in modo da poter sempre contare su documenti al passo coi tempi, con le richieste dei clienti, con le necessità dell'azienda e con le esigenze legate al miglioramento continuo.

Per ciò che riguarda i cambiamenti di un sistema documentale, ci sono due aspetti da considerare:

• primo: un documento del Sistema Qualità è un documento "controllato" e, dunque, ogni cambiamento nei processi ad esso associati deve essere documentato in conformità con ciò che è stato stabilito nella procedura per la gestione dei documenti
• secondo: ogni cambiamento degli standard di riferimento o delle cogenze che riguardano l'ambito di lavoro dell'organizzazione deve essere prontamente recepito dai documenti che vanno aggiornati immediatamente

Dato che, come abbiamo appena visto, i nostri documenti vanno costantemente aggiornati in maniera controllata, è utile identificare le situazioni nelle quali dobbiamo prestare una particolare attenzione perché potrebbero implicare la necessità di una revisione documentale:

• una non conformità legata ai documenti rilevata durante un audit o segnalata dal personale interno
• un aggiornamento nelle normative e nelle cogenze di riferimento
• una nuova richiesta da parte della clientela
• un reclamo o una non conformità rilevata dai clienti o da un auditor esterno

Ovviamente, il processo di modifica del documento non deve per forza terminare con un suo aggiornamento ma deve prevedere una seria analisi e una decisione se occorra o meno aggiornare i nostri supporti documentali.

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(Seconda parte)

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