I DOCUMENTI: COME APPORTARE LE
MODIFICHE - 2

(Prima parte)

All'inizio del loro ciclo di vita, i documenti vengono approvati dal management e dalla funzione Qualità. Una volta pubblicati come documenti controllati, essi rimangono soggetti a controlli periodici (solitamente almeno una volta ogni due anni) per verificarne l'attualità e l'aderenza alle necessità dell'organizzazione.

Qualora, invece, dovessero insorgere dei problemi nell'applicazione dei documenti ci sono due opzioni che è possibile seguire:

• nel caso in cui, seguendo il documento, si rivelassero problemi (ad esempio di esecuzione) occorrerà decidere se essi siano critici (rischio per la sicurezza, per la qualità o per il business) oppure no, documentarli al proprietario del processo e alla funzione Qualità e, a seconda dei casi:
  • inseriti in una revisione futura (in presenza di problemi non critici come, ad esempio, il cambiamento del nome di un dipartimento, ecc.)
  • inseriti in una richiesta di revisione immediata dopo aver bloccato il processo di riferimento (in presenza di problemi critici)

Iniziamo a considerare solamente quei casi di revisione periodica non dovuti all'evidenziarsi di problematiche e vediamo quali step seguire per svolgerla nel migliore dei modi, assicurando un controllo critico alla luce della complessità e della criticità dei processi associati ai documenti aggiornati.
Gli step di una buona modifica documentale sono:

• identificare il documento che necessita di una modifica
• pianificare la modifica e stabilirne le tempistiche
• identificare il proprietario del processo/autore del documento
• chiedere al proprietario del processo/autore quali modifiche ritiene opportuno apportare. Se esse non sono né numerose né sostanziali, preparare una revisione minore mentre, se le modifiche sono numerose o sostanziali, prevedere una nuova emissione completa del documento
• stimare e identificare l'eventuale impatto delle modifiche su tutti i dipartimenti coinvolti, sui processi, sui materiali, sui prodotti, sui riferimenti, ecc. e gli adeguamenti da apportare
• contattare tutte le parti interessate e proporre una riunione interdisciplanare per discutere le modifiche da apportare
• identificare le attività da svolgere per aggiornare il documento, i singoli responsabili di ogni compito, le tempistiche, le risorse
• stilare il nuovo documento in formato di bozza
• richiederne la verifica e l'approvazione
• se necessario, apportare nuove modifiche
• pubblicare il documento definitivo aggiornato e inserirlo nella gestione documentale periodica
• inviare a tutte le parti interessate il documento aggiornato

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(Terza parte)

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