CONTROLLO E AUDIT DI PROCESSO - 2

(Prima parte)

Qualsiasi audit di processo deve sottostare ai principi che ne regolano il buono svolgimento e che sono ben indicati nella norma ISO 19011.

Questi principi riguardano l'affidabilità complessiva e il buon funzionamento dell'audit, l'integrità degli auditor e come i controlli vengano effettuati e le evidenze oggettive raccolte.
Un audit dovrebbe essere in grado di ottenere risultati coerenti, indipendentemente dall'auditor che lo conduce perché le verifiche ispettive costiuiscono un input fondamentale per il top management nel determinare l'adeguatezza e l'efficacia del sistema qualità. Il management dovrebbe essere messo in grado di poter contare sui risultati dell'audit e sapere che offrono un quadro corretto, accurato ed esauriente della gestione della qualità all'interno dell'organizzazione.

Per garantire questa coerenza e affidabilità, la direzione ha la necessità di assicurare che gli auditor presentino alcune caratteristiche. Proviamo a ricordarle insieme.

Obiettività

Il processo di audit deve essere impostato in modo che le idee personali, i sentimenti del singolo auditor, le sue opinioni e i suoi interessi non lo influenzino. Questo significa che allo svolgimento di questo compito di verificatori andranno assegnate solamente le persone che sanno essere davvero obiettive.

Imparzialità

Il programma di audit non deve favorire una parte dell'organizzazione, un certo manager o un certo processo. Gli audit di processo dovrebbero trattare ogni parte dell'organizzazione in modo imparziale. Ciò include il metodo di pianificazione dell'audit, il modo per stabilirne la frequenza, l'assegnazione degli auditor, la conduzione delle verifiche e la comunicazione dei risultati finali dell'audit.

Focalizzazione sulle evidenze oggettive

L'audit deve sempre essere focalizzato sul determinare la verità. Gli auditor, però, si trovano spesso ad avere risorse e un periodo di tempo limitati e cogliere l'essenza della verità può non essere facile. Per determinare la verità assoluta è necessario considerare tutti i punti di vista (cosa non sempre possibile, visti i vincoli citati) e concentrarsi sul determinare i fatti.
L'audit comprende al suo interno l'idea di ottenere prove (evidenze oggettive) e di confrontarle con altre prove in base a criteri oggettivi e imparziali. Se determinare la "verità" può essere impossibile per un singolo audit, bisogna almeno essere certi di aver individuato i fatti e di averli supportati con dati attendibili.

Le evidenze raccolte dovrebbero essere sufficienti a giustificare le conclusioni tratte dalla verifica e questo anche se gli elementi probatori sono basati su un campionamento e se, spesso, non è possibile analizzare una dimensione di campioni sufficientemente grande da conseguire elevati livelli di confidenza statistica. Ciò significa che l'auditor dovrebbe essere in grado di comprendere a fondo come effettuare il campionamento e come interpretarne i risultati.

Competenza

Perchè vengano svolti buoni audit, bisognerebbe anche garantire che gli auditor abbiano le competenze richieste, abbiano sostenuto la formazione necessaria, abbiano condotto studi adatti e, soprattutto, possiedano l'esperienza necessaria per svolgere al meglio la verifica a loro assegnata. Nessun auditor dovrebbe mai auditare un processo per il quale non è qualificato.

Cooperazione e fiducia

Anche l'idea di fiducia è fondamentale per il controllo per miglioramento delle prestazioni che dovrebbe stare alla base di un audit. Gli auditor dovrebbero sostenere un ambiente di cooperazione tra chi controlla e chi viene controllato.
Senza compromettere i principi di audit, occorre che questi professionisti si concentrino su ciò che è bene per l'intera organizzazione. Le persone auditate hanno bisogno di sentire che fanno parte della squadra, così come di riconoscere i risultati di un audit come input chiave per migliorare le proprie attività di gestione del lavoro.

Professionalità

Gli auditor devono essere diligenti, coscienziosi e abili nel loro lavoro.

Onestà

Questi professionisti devono essere sempre responsabili e non smettere mai di segnalare i problemi, le non conformità o eventuali violazioni. Ovviamente, a questi signori di richiede anche la massima onestà nei confronti di coloro che vengono auditati.

Etica

La credibilità di un audit viene mantenuta solamente se gli auditor aderiscono ad uno standard etico. Questi professionisti devono ricordare che il loro ruolo è quello di raccogliere evidenze oggettive, di confrontarle con i criteri della ISO 9001:2015 e di giungere a conclusioni ragionevoli sul fatto che questi criteri siano stati o meno rispettati. Il ruolo non è quello di un consulente o di un consigliere.
Indipendentemente dagli obiettivi di un audit, gli auditor dovrebbero concentrarsi sull'identificazione dei problemi e di eventuali lacune e non devono mai e poi mai offrire consulenza su come affrontare questi problemi o su quali azioni intraprendere per colmare le lacune individuate.

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Riservatezza

Gli auditor dovranno anche essere prudenti nell'utilizzo e nella protezione delle informazioni ottenute durante le verifiche ispettive. Le informazioni ricavate nel corso di un audit non dovranno mai essere utilizzate per scopi personali. Allo stesso modo, le informazioni riservate dell'organizzazione dovranno essere protette dalla divulgazione.

Obbligo di segnalare

Gli auditor, nel corso della loro verifica, possono trovare molte tipologie di violazioni (ad esempio, di tipo legale). Ovviamente, hanno l'obbligo di segnalare la questione all'interno dell'organizzazione (o all'esterno, in tutti i casi dovuti). Naturalmente, le prove raccolte dovranno essere protette per un possibile utilizzo all'interno di un eventuale procedimento giudiziario.

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