APPLICHIAMO LE 5S (2/3)

Una metodologia della Qualità

Seconda parte del nostro lungo Approfondimento sulla metodologia delle 5S

metodo 5S

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COME AVVIARE IL PROGETTO 5S

Prima di tutto, occorre capire cosa si aspetta la Direzione dall’implementazione della metodologia delle 5S. Avere aspettative errate è, infatti, il modo migliore per far fallire il progetto.

Il secondo passo è decidere in quale area applicare la metodologia, se si decide di partire con un esperimento pilota, oppure dividere l’azienda in più aree e avviare un programma per ognuna di esse.

Una volta stabiliti i limiti fisici della nostra azione, bisognerà scegliere le persone che si occuperanno di avviare il lavoro e formarle spiegando loro quali sono i principi del metodo che si vuole adottare.
Un buon modo per rompere il ghiaccio è cercare di capire direttamente dalla viva voce della gente cosa piace e cosa non piace dell’area di lavoro in cui vive quotidianamente e raccogliere i suggerimenti per migliorarla in un’ottica 5S.

Per far comprendere meglio cosa ci sia spetta, è utile proiettare una serie di fotografie che illustrino la situazione prima e dopo un approccio 5S.

LA PRIMA “S”

Per affrontare la prima “S”, “Seiri”, che, come abbiamo visto, significa “classificare”, “separare”, “eliminare” e “organizzare” conviene fare una serie di fotografie dell’area di lavoro (quella dell’”abbiamo sempre fatto così”) come si presenta prima di avviare il progetto. Le potremo poi raffrontare con le fotografie dello stesso posto al termine del nostro lavoro per vedere quanto siamo stati bravi e come è visivamente migliorato.

Inizieremo, poi, il lavoro vero e proprio liberando l’area da tutte le cose che vi sono state ammassate e che impediscono di raggiungere agevolmente ciò che serve davvero per lavorare.

Per stabilire cosa ci serve e cosa non ci serve, dovremo porci le classiche domande che si fanno in sede di reingegnerizzazione dei processi quali:

- “cosa facciamo in quest’area?
- “quali sono i nostri clienti interni ed esterni e cosa vogliono da noi?
- “a chi serve questo strumento?
- “perché lo si usa?
- “quando viene utilizzato?
- “dove?
- “viene utilizzato spesso?
…e così via.

Documenti e carte inutili, strumenti poco usati, materiali di scarto, arredi inutilizzati, e-mail datate vanno rimossi dall’area di lavoro e dai nostri uffici per lasciare spazio a ciò che ci serve tutti i giorni e per creare un ambiente di lavoro più armonioso.

Non sarà facile, perché molte persone si comportano come gli scoiattoli: accumulano le cose pensando che, un domani, potranno servire.
Ci sono poi i cosiddetti “beni emozionali” che, pur non servendoci, non abbiamo il coraggio di buttare via.
Per riuscire, invece, a farlo, potremmo stabilire delle regole semplici e seguire criteri legati all’utilità dello strumento, alla frequenza di utilizzo e alla quantità necessaria:

  • oggetti non utilizzati da un anno: eliminare;
  • oggetti utilizzati una o due volte negli ultimi sei mesi: mandare nella zona di scarto;
  • oggetti utilizzati una volta al mese: depositare in un magazzino separato o in un’area marginale;
  • oggetti utilizzati una volta alla settimana: depositare nell’area di lavoro in un’area meno marginale;
  • oggetti utilizzati almeno una volta al giorno: depositare nell’area di lavoro in prossimità dell’operatore
  • e così via...

LA SECONDA “S”

I materiali sopravvissuti alla prima S andranno messi in ordine in questa seconda fase denominata “Seiton” (ordinare).

Il posizionamento dovrà essere pensato in modo da ridurre al minimo la perdita di tempo, anche in un'ottica di time management, dovuta a movimenti inutili tesi al loro recupero.
Gli strumenti che ci serviranno più spesso andranno messi più vicini, davanti a quelli che vengono utilizzati più raramente.
Il concetto può essere applicato con successo anche alla gestione dei file sul nostro computer. Pensiamo a quanto tempo buttiamo via nella ricerca di qualcosa che non troviamo più o di un indirizzo che avevamo salvato nel nostro bookmark senza catalogarlo nella maniera corretta.

Per ordinare meglio l’ambiente potremo utilizzare:

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

- lavagnette con indicazioni, etichette, foto identificative, contenitori colorati, post-it;
- localizzazioni fisiche tracciate sul pavimento o sugli scaffali con nastro colorato;
- indicatori di quantità: cartelli che indicano un minimo e un massimo di recipienti che devono essere presenti nell’area

Questo sistema di indicatori potrà essere facilmente esteso al personale che lavora nell’area mediante l’assegnazione di badge colorati che ne individuino la mansione o la posizione.

(Prima parte)

(Terza parte)

PER SAPERNE DI PIU':
Tutti gli approfondimenti
Perché le 5S sono importanti
I documenti della metodologia 5S
5S - Seiketsu
5S - Seiri
5S - Seiso
5S - Seiton
5S - Shitsuke
I vantaggi delle 5S
Aforismi sulle 5S 5S
Conclusioni sulle 5S