GUIDA ALL'IMPLEMENTAZIONE DEL METODO 5S GIAPPONESE: PROCEDURA PASSO DOPO PASSO E STANDARD OPERATIVI
di Francesco Maioli
Scopri come implementare il metodo 5S giapponese passo dopo passo. Guida completa agli standard operativi per organizzare il posto di lavoro secondo i principi Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke
Un affezionato lettore di QualitiAmo ci ha inviato, per la pubblicazione sul sito, questo schema sulle 5S che, una volta stampato, si presta bene a diventare un poster o un memo da appendere vicino alla scrivania per ricordare i passaggi che portano ad un maggiore ordine dell'ambiente di lavoro e a una sua migliore organizzazione.
Di 5S abbiamo parlato molto spesso su QualitiAmo perché rappresentano uno strumento di facile applicazione ma dai risultati immediati e duraturi. Un buon inizio per avviare il percorso della Qualità sia negli uffici sia nei reparti produttivi.
Il metodo 5S giapponese (五つの S) rappresenta l'eccellenza nell'organizzazione del posto di lavoro, sviluppato originariamente nelle fabbriche giapponesi per massimizzare efficienza, produttività e qualità. Questo sistema, basato su cinque principi fondamentali identificati da parole giapponesi che iniziano con "S", offre una metodologia strutturata e sequenziale per trasformare qualsiasi ambiente di lavoro.
Implementazione del metodo 5S: guida passo dopo passo
FASE 1 - IMPLEMENTAZIONE SEIRI: il primo passo dell'implementazione si concentra sull'organizzazione e la classificazione. Azioni concrete da implementare:
- creare un inventario completo di tutti gli elementi nell'area di lavoro
- utilizzare il sistema dei cartellini rossi per identificare gli elementi non necessari
- documentare tutti gli elementi eliminati per future verifiche
- stabilire una zona di quarantena per gli oggetti di dubbia utilità
FASE 2 - IMPLEMENTAZIONE SEITON: il secondo step riguarda mettere in ordine tutti gli elementi. Standard operativi da seguire:
- mappare il layout ottimale dell'area di lavoro
- implementare un sistema di etichettature chiaro e visibile
- definire le posizioni con marcature a pavimento e pareti
- creare shadowboard per gli strumenti di uso frequente
FASE 3 - IMPLEMENTAZIONE SEISO: la terza fase del processo rappresenta la pulizia sistematica. Procedure standard di implementazione:
- sviluppare checklist 5S di pulizia giornaliere, settimanali e mensili
- assegnare responsabilità specifiche per ogni area
- implementare un sistema di ispezione visiva quotidiana
- documentare le condizioni ideali con foto di riferimento
FASE 4 - IMPLEMENTAZIONE SEIKETSU: il quarto step si focalizza sulla standardizzazione. Standard operativi da definire:
- creare procedure e istruzioni per ogni attività
- Sviluppare sistemi di controllo visivo (visual management)
- implementare un sistema di audit interno
- Stabilire indicatori di performance (KPI) per ogni standard
FASE 5 - IMPLEMENTAZIONE SHITSUKE: l'ultima fase garantisce il mantenimento. Azioni di mantenimento degli standard:
- programmare audit periodici di conformità
- implementare un sistema di suggerimenti per il miglioramento
- sviluppare un programma di formazione continua
- creare un sistema di riconoscimento dei risultati
Standard operativi per il monitoraggio e il mantenimento:
- implementare una dashboard 5S per il monitoraggio visivo dei progressi
- stabilire un calendario di audit mensili con checklist standardizzate
- creare un sistema di reporting standardizzato per le non conformità
- definire procedure per le problematiche riscontrate
Il successo dell'implementazione del metodo 5S giapponese dipende dalla rigorosa applicazione di ogni fase e dal coinvolgimento di tutto il personale. Seguendo questa guida passo dopo passo e rispettando gli standard operativi definiti, ogni organizzazione può raggiungere l'eccellenza operativa tipica delle aziende giapponesi che hanno sviluppato e perfezionato questo metodo.
Per garantire il successo dell'implementazione, è fondamentale:
- documentare ogni fase del processo con foto "prima e dopo"
- misurare e celebrare i progressi raggiunti
- mantenere alta la motivazione attraverso comunicazioni regolari
- adattare gli standard operativi alle specifiche esigenze dell'organizzazione
PER SAPERNE DI PIU':
Introduzione alle 5S
Perché implementare le 5S: motivazioni e ragioni per adottare la metodologia
Seiketsu
Seiso
Seiton
Shitsuke
Vantaggi e benefici delle 5S: misurare l'impatto sulle performance aziendali
Aforismi sulle 5S
Conclusioni sull'applicazione delle 5S: analisi dell'impatto e considerazioni finali