ISO 9001 E MANUTENZIONE

Come dobbiamo affrontare la manutenzione nell'ambito della norma ISO 9001?

"I Romani sono rinomati per l'eccezionale qualità e durata delle loro infrastrutture, come acquedotti, strade, ponti e edifici pubblici. Queste strutture, molte delle quali sono ancora in uso o visibili oggi, sono testimonianza delle avanzate tecniche di ingegneria e manutenzione che utilizzavano.
I Romani avevano squadre specializzate (curatores) responsabili della manutenzione delle infrastrutture pubbliche che supervisionavano operai e artigiani che eseguivano le riparazioni necessarie"
(Varie fonti tra cui History.com, BBC History e Smithsonian Magazine)

La manutenzione ha un ruolo fondamentale all'interno di un sistema di gestione della qualità di un'organizzazione, in particolare nel contesto della norma ISO 9001. Una gestione efficace delle attività di manutenzione contribuisce, infatti, a garantire la qualità dei prodotti o servizi, la soddisfazione del cliente e il miglioramento continuo delle prestazioni aziendali.

La ISO 9001 ha requisiti estremamente specifici relativi alla gestione delle attività di manutenzione che si trovano principalmente nella sezione 7.1.3 "Infrastrutture" e nella sezione 7.1.5 "Risorse per il monitoraggio e la misurazione".

La manutenzione regolare delle apparecchiature e delle infrastrutture assicura che esse funzionino in modo ottimale e coerente e questo si traduce in una maggiore affidabilità e disponibilità delle risorse, riducendo i tempi di fermo macchina e minimizzando i difetti di produzione. Di conseguenza, l'organizzazione è in grado di fornire prodotti o servizi di qualità in modo costante, soddisfacendo le aspettative dei clienti e rafforzando la propria reputazione sul mercato.

Una corretta gestione della manutenzione consente, inoltre, di prevenire guasti e malfunzionamenti, riducendo così i costi associati alle riparazioni di emergenza e alle interruzioni della produzione. Attraverso una pianificazione proattiva e una manutenzione preventiva (secondo uno studio del McKinsey, le aziende che adottano pratiche di manutenzione preventiva vedono una riduzione dei tempi di fermo del 30-50% e un aumento della durata delle apparecchiature del 20-40%), le organizzazioni possono ottimizzare le prestazioni delle apparecchiature, prolungarne la durata e minimizzare i costi del ciclo di vita.

La manutenzione svolge anche un ruolo chiave nel miglioramento continuo, un principio fondamentale della ISO 9001. Monitorando e analizzando regolarmente le prestazioni delle apparecchiature e l'efficacia delle attività di manutenzione, le organizzazioni possono identificare opportunità di miglioramento e implementare azioni correttive. Questo processo iterativo di valutazione e miglioramento contribuisce all'ottimizzazione dei processi, all'aumento dell'efficienza e alla riduzione dei costi operativi.

Infine, una gestione efficace della manutenzione secondo la ISO 9001 dimostra l'impegno di un'organizzazione verso la qualità e la soddisfazione del cliente. Attraverso la documentazione e la registrazione delle attività di manutenzione, le organizzazioni possono fornire evidenze tangibili della loro conformità ai requisiti dello standard e della loro dedizione al miglioramento continuo. Questo può rafforzare la fiducia dei clienti e delle parti interessate, oltre a facilitare il superamento degli audit di certificazione.

Requisiti della ISO 9001 per la gestione della manutenzione

La norma ISO 9001 stabilisce requisiti specifici per la gestione delle attività di manutenzione, al fine di garantire l'efficacia del sistema di gestione della qualità. La gestione efficace della manutenzione si basa su tre principi chiave: pianificazione, esecuzione e monitoraggio. Questi principi formano un ciclo continuo che consente alle organizzazioni di ottimizzare le proprie attività di manutenzione, garantire la disponibilità e l'affidabilità delle infrastrutture e delle apparecchiature, e promuovere il miglioramento continuo.

La pianificazione è il punto di partenza per una gestione efficace della manutenzione. Le organizzazioni devono sviluppare piani di manutenzione che definiscano le attività, le risorse e le tempistiche necessarie per mantenere le infrastrutture e le apparecchiature in condizioni ottimali.
Il secondo step è l'esecuzione della manutenzione che riguarda l'implementazione dei piani di manutenzione definiti nella fase di pianificazione. Le organizzazioni devono assicurare che le attività di manutenzione siano svolte in modo competente, sicuro ed efficiente.
Il terzo e ultimo punto è il onitoraggio della manutenzione che risulta essenziale per valutare l'efficacia delle attività di manutenzione e identificare opportunità di miglioramento.

Attraverso l'applicazione sistematica di questi tre principi, le organizzazioni possono stabilire un ciclo virtuoso di miglioramento continuo della manutenzione. I dati e le informazioni raccolti durante il monitoraggio possono essere utilizzati per ottimizzare i piani di manutenzione, migliorare l'esecuzione delle attività e, in definitiva, aumentare l'affidabilità e le prestazioni delle infrastrutture e delle apparecchiature.

Ricapitolando, si inizia chiedendo che vengano determinate e fornite le infrastrutture necessarie per il funzionamento dei propri processi e per conseguire la conformità dei prodotti e servizi. La pianificazione efficace della manutenzione è essenziale per garantire la disponibilità, l'affidabilità e le prestazioni delle apparecchiature e delle infrastrutture.
Le infrastrutture includono edifici, spazi di lavoro, attrezzature (hardware e software) e servizi di supporto come trasporti o comunicazioni. Oltre a questo, le organizzazioni devono pianificare e implementare processi di manutenzione per assicurare che le apparecchiature e le infrastrutture siano sempre in grado di soddisfare i requisiti dei clienti e delle parti interessate.
La pianificazione della manutenzione deve tenere conto dei seguenti aspetti:

Definizione degli obiettivi della manutenzione, cioè identificazione delle apparecchiature e delle infrastrutture critiche per i processi dell'organizzazione e di traguardi di manutenzione chiari e misurabili come la riduzione dei tempi di fermo, l'aumento dell'affidabilità o l'ottimizzazione dei costi di manutenzione
Definizione dei requisiti di manutenzione basati sulle raccomandazioni del produttore, sui requisiti normativi e sull'esperienza operativa
Definizione dei criteri di prestazione
Schedulazione delle attività di manutenzione preventiva e predittiva
Allocazione delle risorse necessarie (identificare le risorse necessarie per eseguire le attività di manutenzione, inclusi personale qualificato, strumenti, attrezzature e materiali). Assicurare la disponibilità delle risorse necessarie al momento giusto e nel luogo giusto. Considerare l'outsourcing delle attività di manutenzione specializzate o non critiche per ottimizzare l'uso delle risorse interne
Definizione delle responsabilità e delle autorità per la gestione della manutenzione

Alle organizzazioni è poi richiesto di eseguire le attività di manutenzione in conformità con i piani stabiliti e secondo procedure documentate e questo include:

Preparazione delle apparecchiature e delle aree di lavoro
Esecuzione delle attività di manutenzione preventiva, predittiva e correttiva
Verifica e controllo delle apparecchiature dopo la manutenzione
Gestione dei materiali e dei ricambi necessari per la manutenzione
Formazione e qualificazione del personale di manutenzione
Assegnazione delle attività di manutenzione a personale qualificato -

In ultimo, la ISO 9001 richiede che le organizzazioni monitorino e misurino regolarmente le prestazioni delle attività di manutenzione cioè che:

si stabiliscano processi per monitorare e misurare le prestazioni della manutenzione e per analizzare i dati raccolti
si definiscano indicatori di prestazione per la manutenzione (ad esempio, il tempo medio tra i guasti e il tempo medio di riparazione, i tempi di fermo, i guasti, i costi, ecc.)
si raccolgano e si analizzino dei dati relativi alle prestazioni di manutenzione
si valuti l'efficacia delle attività di manutenzione rispetto agli obiettivi stabiliti
si identifichino le opportunità di miglioramento e di implementazione delle azioni correttive necessarie
si identifichino le tendenze, i problemi ricorrenti o le aree di miglioramento
si riesamini periodicamente ll'efficacia dei processi di manutenzione e si aggiornino i piani di manutenzione

Documentazione e registrazione delle attività di manutenzione

Una volta rispettati tutti i requisiti della ISO 9001 relativi alla manutenzione, ce n'è un altro al quale siamo estremamente abituati al quale adempiere: documentare e registare ciò che facciamo, in questo caso le attività di manutenzione. Questo lavoro include:

Predisposizione di piani e procedure di manutenzione documentati (ad esempio un piano di manutenzione preventiva per le apparecchiature critiche della produzione)
Registrazione delle attività di manutenzione eseguite, inclusi i risultati delle ispezioni e delle verifiche
Conservazione delle registrazioni di manutenzione per un periodo definito
Utilizzo delle registrazioni di manutenzione per l'analisi delle prestazioni e per il miglioramento continuo

Best practice per l'esecuzione delle attività di manutenzione

L'esecuzione efficace delle attività di manutenzione è fondamentale per garantire il successo del programma e per minimizzare i tempi di fermo non pianificati. Alcune best practice per l'esecuzione della manutenzione includono:

Assicurarsi che tutto il personale della manutenzione sia adeguatamente formato e qualificato per le attività assegnate
Verificare la disponibilità e l'idoneità di strumenti, attrezzature e materiali prima di iniziare le attività di manutenzione
Eseguire le procedure di lockout/tagout (isolamento dalle fonti di alimentazione delle macchine) e altre misure di sicurezza necessarie
Condurre ispezioni visive e strumentali delle apparecchiature e delle infrastrutture per identificare segni di usura, danni o malfunzionamenti
Utilizzare tecniche di manutenzione predittiva, come l'analisi delle vibrazioni o la termografia, per rilevare potenziali problemi prima che si verifichino guasti
Eseguire le attività di manutenzione correttiva in modo tempestivo ed efficace per minimizzare i tempi di fermo
Seguire le procedure e le istruzioni del produttore per la riparazione e la sostituzione dei componenti
Verificare il corretto funzionamento delle apparecchiature e delle infrastrutture dopo la manutenzione e prima di rimetterle in servizio

Riflessioni

È importante notare che la ISO 9001 non prescrive metodi specifici per la gestione della manutenzione, limitandosi a richiedere che le organizzazioni definiscano e applichino processi di manutenzione adeguati al proprio contesto e alle proprie esigenze.

Le organizzazioni hanno la flessibilità di adottare le metodologie e le pratiche di manutenzione più appropriate, purché soddisfino i requisiti della norma e dimostrino l'efficacia dei propri processi di manutenzione.

Esempi pratici di applicazione dei requisiti relativi alla manutenzione

Per illustrare concretamente come i requisiti della ISO 9001 possano essere applicati nella gestione della manutenzione, esaminiamo alcuni esempi pratici.

Esempio 1: pianificazione della manutenzione preventiva

Un'azienda manifatturiera ha identificato una pressa idraulica come un'apparecchiatura critica per il proprio processo produttivo. Per garantire la disponibilità e l'affidabilità della pressa, l'azienda sviluppa un piano di manutenzione preventiva che include:

Ispezioni visive settimanali per identificare segni di usura o danni
Lubrificazione mensile dei componenti mobili secondo le specifiche del produttore
Sostituzione annuale dei filtri dell'olio e dell'olio idraulico
Taratura annuale dei sensori di pressione e temperatura
Revisione completa ogni 5 anni, inclusa la sostituzione delle guarnizioni e dei componenti soggetti a usura

Esempio 2: esecuzione della manutenzione correttiva

Durante il monitoraggio di routine, un tecnico della manutenzione rileva un rumore anomalo proveniente da un compressore d'aria. Seguendo le procedure di manutenzione correttiva dell'organizzazione, il tecnico:

Registra il problema nel sistema di gestione della manutenzione
Esegue un'ispezione dettagliata del compressore per identificare la causa del rumore
Identifica un cuscinetto usurato come causa del problema
Sostituisce il cuscinetto usurato con un ricambio appropriato
Verifica il corretto funzionamento del compressore dopo la riparazione
Registra le attività di manutenzione svolte e il tempo di fermo associato

Esempio 3: monitoraggio delle prestazioni di manutenzione

Un'azienda di servizi di trasporto monitora le prestazioni della propria flotta di veicoli utilizzando indicatori di manutenzione. Alcuni degli indicatori monitorati includono:

Tempo medio tra i guasti per ciascun veicolo
Tempo medio di riparazione per le attività di manutenzione correttiva
Percentuale di attività di manutenzione preventiva completate in tempo
Costi di manutenzione per chilometro percorso

L'azienda analizza regolarmente questi indicatori per identificare tendenze e opportunità di miglioramento. Ad esempio, se il ntempo medio tra i guasti per un particolare modello di veicolo è significativamente inferiore agli altri, l'azienda può indagare sulle cause sottostanti e implementare azioni correttive, come la modifica dei piani di manutenzione preventiva o la formazione degli autisti sulle migliori pratiche di guida.

Esempio 4: documentazione e registrazione delle attività di manutenzione

Un'azienda di produzione alimentare mantiene registrazioni dettagliate delle attività di manutenzione svolte sulle proprie apparecchiature di processo. Per ogni attività di manutenzione, l'azienda registra:

Data e ora dell'attività di manutenzione
Identificazione dell'apparecchiatura sottoposta a manutenzione
Descrizione dell'attività di manutenzione svolta
Ricambi e materiali utilizzati
Risultati delle ispezioni e delle verifiche post-manutenzione
Nome e firma del tecnico di manutenzione responsabile

Queste registrazioni sono conservate per un periodo di almeno 2 anni e sono utilizzate per dimostrare la conformità ai requisiti di manutenzione durante gli audit interni ed esterni. Inoltre, l'azienda analizza periodicamente le registrazioni di manutenzione per identificare tendenze e opportunità di miglioramento nei propri processi di manutenzione.

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