ISO 45001 - COME CONDURRE UN AUDIT INTERNO

Come si programma, si svolge al meglio e si riepiloga un buon audit interno nell'ambito della salute e della sicurezza sul lavoro?


iso 45001 audit interni

"I buoni audit sulla sicurezza non si basano sulla spunta delle caselle ma sull'assicurarsi che le caselle che spuntiamo proteggano davvero i lavoratori"
(QualitiAmo)

"L'obiettivo di un audit sulla salute e la sicurezza sul lavoro non deve essere punire ma proteggere"
(QualitiAmo)

Introduzione

Gli audit interni nella ISO 45001, come nella ISO 9001, sono una componente molto importante dell'implementazione e del mantenimento del sistema di gestione perché servono a:

  • valutare la conformità del sistema di gestione ai requisiti della norma
  • verificare l'efficacia del sistema nel raggiungere gli obiettivi
  • identificare opportunità di miglioramento

Gli audit interni hanno come caratteristica quella di essere condotti dall'organizzazione stessa o per suo conto e di essere pianificati ed eseguiti con regolarità. Per essere svolti al meglio, richiedono auditor competenti e imparziali e forniscono input per il riesame della direzione.

Pianificazione dell'audit interno

Una preparazione accurata garantisce che l'audit sia efficace, efficiente e fornisca risultati accurati per l'organizzazione. Le fasi per centrare questi risultati sono:

  • definizione degli obiettivi e dello scopo dell'audit (quali aree, processi o dipartimenti dell'organizzazione saranno sottoposti a verifica). È importante anche stabilire il periodo di tempo che l'audit coprirà
  • selezione del team di audit per garantire competenza e imparzialità. Occorre considerare i seguenti aspetti:
    • competenze tecniche: gli auditor devono avere una buona conoscenza della ISO 45001 e dei processi aziendali
    • indipendenza: gli auditor non dovrebbero verificare il proprio lavoro per evitare conflitti di interesse
    • dimensioni del team: in base alla complessità e all'ampiezza dell'audit
    • ruoli: definire un lead auditor e eventuali auditor di supporto o esperti tecnici
  • preparazione del piano di audit, cioè di un documento dettagliato che guidi l'intero processo e che includa:
    • date e orari delle attività di audit
    • aree e processi da esaminare
    • persone da intervistare
    • documenti da controllare
    • metodi di raccolta delle evidenze
    • logistica e risorse necessarie

Per condurre un audit interno efficace, è fondamentale avere una comprensione approfondita della norma ISO 45001 e dei processi aziendali rilevanti per la salute e sicurezza sul lavoro. Gli auditor devono possedere una conoscenza dettagliata della ISO 45001, che include:

  • la struttura e principi dello standard e il ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA);
  • i requisiti specifici;
  • la terminologia;
  • gli auditor devono anche essere in grado di dare una corretta interpretazione dei requisiti in base al contesto specifico dell'organizzazione e di identificazione i processi chiave da esaminare;
  • infine, i valutatori devono saper identificare e valutare i rischi

Raccolta delle evidenze

La raccolta delle evidenze in un audit mira a ottenere informazioni oggettive e verificabili sullo stato del sistema di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro. Le evidenze vengono raccolte principalmente attraverso tre metodi:

  • esame della documentazione
  • colloqui con il personale
  • osservazioni sul campo

La revisione documentale è spesso il punto di partenza per la raccolta delle evidenze. I consigli che possiamo darvi sono:

  • utilizzare una checklist per assicurarsi di coprire tutti i documenti rilevanti
  • verificare che la documentazione sia aggiornata e coerente con le attività attuali

Le interviste al personale forniscono informazioni preziose sulla comprensione e l'applicazione pratica del sistema di gestione. I nostri consigli, in questo caso, sono i seguenti:

  • includere personale a tutti i livelli, dai dirigenti agli operatori;
  • preparate domande aperte che incoraggino risposte dettagliate;
  • create un'atmosfera rilassata per favorire risposte oneste e complete;
  • confrontate le risposte con la documentazione e le osservazioni sul campo;
  • prendete appunti dettagliati

Le osservazioni dirette sono fondamentali per verificare l'effettiva implementazione delle procedure di salute e sicurezza. Ispezionate le aree di lavoro, prestando attenzione alle condizioni di sicurezza. Osservate i lavoratori mentre svolgono le loro mansioni per verificare il rispetto delle procedure. Controllate lo stato e l'uso corretto dei dispositivi di protezione individuale e delle attrezzature di sicurezza. Verificate la presenza e l'adeguatezza della segnaletica di sicurezza e delle comunicazioni relative alla salute e sicurezza.

Valutazione della conformità

La valutazione della conformità è una fase dell'audit interno ISO 45001 in cui le evidenze raccolte vengono analizzate per determinare il livello di aderenza del sistema di gestione ai requisiti dello standard e alle politiche interne dell'organizzazione. Si effettua tramite:

  • l'analisi delle evidenze raccolte: raggruppate le evidenze per requisiti specifici della ISO 45001 o per processi aziendali e verificatene la completezza, assicurandovi di avere sufficienti evidenze per valutare tutti gli aspetti rilevanti del sistema di gestione. Confrontate le evidenze raccolte con i requisiti della ISO 45001, le procedure interne e le leggi applicabili. Determinate se il sistema di gestione sta raggiungendo gli obiettivi previsti per la salute e sicurezza sul lavoro
  • la discussione delle evidenze nel team di audit per garantire una valutazione obiettiva e coerente
  • l'identificazione di non conformità, osservazioni e opportunità di miglioramento

Basandosi sull'analisi delle evidenze, gli auditor classificano le loro scoperte in tre categorie principali:

  • Non conformità: mancato soddisfacimento di un requisito della ISO 45001 o delle procedure interne. Possono essere maggiori (sistemiche o che compromettono gravemente l'efficacia del sistema) o minori (isolate o con impatto limitato). Descrivere chiaramente la non conformità, citando l'evidenza oggettiva e il requisito non soddisfatto
  • Osservazioni: situazioni che non costituiscono una non conformità ma potrebbero portare a una non conformità se non affrontate. Forniscono un'opportunità per migliorare il sistema prima che si verifichino problemi più gravi. Descrivere l'osservazione e il potenziale rischio associato
  • Opportunità di miglioramento: aree in cui il sistema di gestione può essere rafforzato, pur essendo conforme ai requisiti minimi. Offrono suggerimenti per aumentare l'efficacia e l'efficienza del sistema. Descrivere l'opportunità identificata e i potenziali benefici

I nostri consigli per rendere una valutazione davvero efficace sono:

  • mantenere l'obiettività: basare le valutazioni su fatti e evidenze, non su opinioni personali
  • considerare il contesto: valutare le scoperte nel contesto specifico dell'organizzazione e dei suoi rischi
  • essere specifici: fornire dettagli sufficienti per ogni scoperta, permettendo un'azione correttiva mirata
  • comunicare chiaramente: discutere le scoperte con il personale interessato per garantire una comprensione comune
  • focalizzarsi sul miglioramento: oltre a identificare le non conformità, enfatizzare le opportunità per migliorare il sistema di gestione

Reporting e follow-up

Il reporting e il follow-up concludono l'audit interno e gettano le basi per il miglioramento continuo del sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro.

Il rapporto di audit è il documento formale che riassume i risultati dell'audit. Dovrebbe essere:

  • chiaro, conciso e scritto in un linguaggio semplice e diretto
  • completo, cioè includere tutte le informazioni rilevanti senza omissioni
  • obiettivo, cioè basarsi su fatti e evidenze, evitando giudizi personali

Gli elementi di un buon verbale di audit sono:

  • Scopo e obiettivi
  • Date e luoghi dell'audit
  • Membri del team di audit
  • Criteri (standard ISO 45001, procedure interne, ecc.)
  • Sintesi delle attività di audit svolte
  • Risultati dettagliati, inclusi punti di forza, non conformità, osservazioni e opportunità di miglioramento
  • Conclusioni generali sull'efficacia del sistema di gestione

La presentazione dei risultati al management è un'opportunità per ottenere supporto per le azioni di miglioramento. Preparate una sintesi con evidenziati i punti chiave e le conclusioni principali. Utilizzate grafici, diagrammi, ecc. che possano aiutare a comunicare efficacemente i risultati. Spiegate l'impatto delle scoperte sulla salute, sulla sicurezza e sugli obiettivi aziendali. Siate pronti a rispondere a eventuali domande:

Per quanto riguarda il follow-up, la definizione delle azioni correttive è essenziale per garantire che i risultati dell'audit portino a miglioramenti tangibili. Classificate le azioni in base alla gravità delle non conformità e al potenziale impatto sulla salute e sulla sicurezza. Assegnate o fate assegnare, poi, le singole responsabilità per la risoluzione delle non conformità e stabilite o fate stabilire scadenze realistiche per l'implementazione delle azioni e assicuratevi che siano allocate risorse adeguate per attuare le azioni correttive. Verificate poi l'implementazione delle azioni correttive e valutatene l'efficacia.

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