GESTIRE IL CARICO DI LAVORO DI UN
COLLABORATORE

di Staff di QualitiAmo

Spesso i nostri collaboratori ci dicono di avere troppe cose da fare.
Impariamo come gestire al meglio il loro carico di lavoro

gestire carico lavoro collaboratori

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Chiunque di voi abbia la responsabilità di gestire uno o più collaboratori sa bene come la lamentela che si riceve più frequentemente da parte loro sia di avere un carico di lavoro troppo oneroso da gestire.
Se possibile, questa lamentela aumenta ancora di più quando parliamo di middle manager ai quali il tempo sembra davvero non bastare mai.

Avere troppe cose da fare provoca la sensazione di perdere il controllo sulle attività della propria giornata lavorativa, porta a passare più ore al lavoro che a casa, provoca stress e ha effetti deleteri sulla vita professionale e personale di ogni lavoratore.
Arriva un momento in cui chi dovrebbe aiutarvi non è più in grado di stare dietro ai vostri ritmi e voi vi ritrovate con un sacco di scadenze non rispettate e con un collaboratore provato e demotivato.

Se tutto questo vi suona familiare, provate ad esaminare la situazione da un altro punto di vista, iniziando a riflettere sul fatto che i compiti che i vostri collaboratori svolgono derivano, solitamente, da tre fonti:

  • alcune attività sono state loro affidate da voi, in qualità di loro responsabili;
  • altre sono auto-generate dai vostri stessi collaboratori che si assumono la responsabilità di svolgere alcuni lavori senza che, magari, voi ne siate informati;
  • in ultimo, abbiamo tutte quelle attività generate dai colleghi che cercano nel vostro uomo un supporto che non riescono a trovare altrove.

Per cercare di venire a capo - in qualche modo - del problema, la cosa migliore è svolgere un'analisi accurata delle attività del vostro collaboratore per almeno due settimane.
Cercate di capire esattamente cosa faccia e chi origini le attività che svolge. Molto probabilmente vi troverete davanti a una situazione del genere:

  • le attività che avete richiesto voi sono le meno numerose;
  • c'è poi un gruppo di attività che il vostro collaboratore ha deciso autonomamente di svolgere e che sovrasta, in numero, quelle che gli avete affidato;
  • in ultimo c'è il gruppo più rappresentativo, quello delle cose da fare che deriva da altre persone completamente estranee all'area di competenza del vostro uomo

La vera sorpresa, ovviamente, è rappresentata da questa terza categoria di attività che dovrebbero essere svolte o supervisionate da altri, in particolare da responsabili che non si preoccupano di risolvere i problemi dei loro uomini.
Quando una persona vede che il proprio responsabile non la aiuta a risolvere un problema che lei percepisce come importante, prova a rivolgersi a chi le ha già dimostrato in passato di impegnarsi per toglierla dagli impicci ed è così che, nel tempo, alcune attività diventano tacitamente di competenza di altri. Se il vostro collaboratore è incapace di dire qualche "no", è facile che si ritrovi in una situazione simile e sacrifichi per altri il tempo che dovrebbe dedicare al suo lavoro. Del resto, è soprattutto un middle manager che trova difficoltoso rifiiutare di aiutare persone che si fidano di lui e si aspettano che risolva anche i problemi che non sono di sua diretta competenza perché questa sensazione di essere in qualche modo "indispensabile" gli procura una grande soddisfazione e una gratificazione che deriva dalla gratitudine altrui. Se pensiamo a tutto questo, è facile capire quanto possa essere facile cadere nel tranello di risolvere problemi che non ci competono.

Come per molti problemi comportamentali, però, la misura porta spesso alla stessa semplice soluzione. Mettere il vostro collaboratore davanti ai dati raccolti potrà provocargli una grande sorpresa ma sicuramente gli indicherà con chiarezza dove perde quel tempo che non riesce più a dedicare al suo reale lavoro.

Aiutatelo a capire che molte delle attività che svolge non fanno parte di ciò di cui un middle manager dovrebbe occuparsi. Agire in questo modo lo distrae dai problemi che dovrebbe risolvere lui e lo porta ad occultare situazioni che andrebbero risolte perché tamponare una situazione non fa altro che impedirle di emergere con chiarezza per essere definitivamente affrontata e risolta.

Consigliate al vostro manager di ascoltare il problema che gli viene sottoposto dagli uomini di cui non ha la diretta responsabilitò ma di lasciare la soluzione a chi di dovere, eventualmente rinforzando la richiesta degli uomini che hanno segnalato la problematica.
Per far sì che le cose tornino a funzionare a dovere, occorre che il vostro middle manager indirizzi le persone che evidenziano un problema al responsabile appropriato e che poi, discretamente, si preoccupi che la faccenda venga risolta, segnalando eventuali incongruenze o ritardi.

I risultati in termini di guadagno di tempo, ovviamente, non tarderanno a farsi vedere.

A questo punto potrebbe accadere che siano altre le persone a ritrovarsi improvvisamente sommerse da quel lavoro che avevano dirottato altrove e, in questo caso, bisognerà capire come intervenire ricercando le motivazioni che hanno portato un altro middle manager ad abdicare alle proprie responsabilità.

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La bellezza di questa soluzione è che può essere attuata immediatamente, senza alcun aiuto esterno e senza costi aggiuntivi. Vale la pena provarci quando i nostri uomini si lamentano per il carico di lavoro troppo oneroso, non credete?

Se, invece, qualcuno di voi fa parte proprio di quel gruppo di manager che non riescono a gestire tutte le attività che sono state loro affidate, provate a fare da soli l'analisi descritta proma e cercate di capire quali "no" dovete imparare a pronunciare per riappropriarvi del tempo che vi serve per poter lavorare serenamente e per risolvere definitivamente problemi che il vostro intervento può solamente tamponare ma non eliminare.

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