L'ANALISI DELLE ATTIVITA'

Un articolo di Nadia Prato

Impariamo a tenere e a trarre benefici da un diario delle attivita

diario attivita

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Nadia Prato è Consulente e formatore aziendale – Counselor organizzativo laureata in Economia e Commercio ed in Scienze e tecniche psicologiche: organizzazione e lavoro.
Ha lavorato, come dipendente, per un’azienda multinazionale e per un’associazione di categoria occupandosi, nel tempo, di Qualità, Sicurezza, Formazione e Selezione del Personale.
Da sempre interessata alle biografie, ai percorsi di sviluppo personali e professionali ed ai gruppi, attualmente lavora principalmente con Organizzazioni aziendali pubbliche e private sulle tematiche proprie della Psicologia del Lavoro, delle Organizzazioni, delle Risorse Umane e dello Sviluppo Organizzativo.

Questo articolo è di esclusiva proprietà dell'autore e non può essere copiato e ridistribuito senza il suo preventivo consenso.

Premessa e obiettivi

Quotidianamente il nostro lavoro è governato:

  • da ritmi da noi pianificati e realizzati (in un’ottica “push”)
  • da ritmi non dipendenti da noi direttamente, ma impostici dagli “Altri” sia per le normali attività derivanti dall’essere un membro della “catena Cliente-Fornitore (interno/esterno)”, sia per dei “fuori programma” e degli imprevisti che sono parte “normale” e integrante di una qualunque attività umana (lavorativa e non) (in un’ottica “pull”)

Inoltre, nell’agire quotidiano le attività scorrono continuamente, con momenti anche intensi di “multitasking” (altrimenti detto il “fare mille cose per volta”), fino a fine giornata, e a volte ci troviamo a riflettere sul “come mai” non siamo riusciti a fare ciò che ci eravamo prefissati.
E tutto questo spesso coinvolge anche i nostri colleghi e/o collaboratori. Difficilmente riusciamo a spiegarci il “perchè” di quanto successo in quanto non è facile fare mente locale, a ritroso, sulle attività che si sono svolte in una giornata di 8 e più ore. E generalmente ci resta addosso un senso di frustrazione per “aver faticato” senza però raggiungere l’obiettivo che ci eravamo prefissati.

Tenuto conto che fra i nostri “ingredienti psicologici” c’è anche la cosiddetta “esperienza ottimale di flusso” (condizione dell’essere assorbito completamente in un’attività che fluisce senza intoppi) che a differenza di quando svolgiamo un’attività che non ci piace o che ci presenta continue difficoltà, ci fa dimenticare il tempo che scorre, diventa importante trovare un metodo che ci permetta di diventare “governatori”, delle nostre attività e del nostro tempo lavorativi, in modo proattivo.

Una tecnica di indagine che permette di acquisire consapevolezza sulla nostra attività lavorativa, in genere, e sulle sue sub-attività, è quello del DIARIO DELLE OPERAZIONI (O DELLE ATTIVITÀ).

Diario delle operazioni (o delle attività)

Il compito che qui viene proposto è quello di costruire un vero e proprio diario dell’attività lavorativa giornaliera rispetto alla sequenza delle operazioni di cui essa si compone.

Tale diario può essere redatto:

  • “on line” rispetto a come si svolge mano a mano la giornata;

    diario attivita

  • a fine giornata (nello stesso modo, ma con una stima temporale più approssimativa).

Le singole operazioni vengono classificate sulla base delle seguenti caratteristiche (come si evince dall’esempio succitato):

  • durata (può essere espressa in ore e/o minuti a seconda delle attività svolte)
  • luogo
  • contatti
  • contenuto
  • tipo

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Il supporto di tale diario può essere cartaceo o elettronico.
Un esempio di diario elettronico:

diario attivita
(Cliccare per ingrandire)

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PER SAPERNE DI PIU':

Sistemi pull: Kanban e Conwip
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