I DOCUMENTI DELLA QUALITA': RACCOLTA DI MODELLI

Abbiamo raccolto per voi degli esempi di documenti del sistema qualità ISO 9001 che possono esservi utili per implementare il vostro sistema di gestione

Il controllo dei documenti è una parte fondamentale di qualsiasi Sistema di Gestione della Qualità e, quindi, un requisito della ISO 9001: 2015. In questa pagina del sito abbiamo raccolto un po' di documenti che potrebbero esservi utili nello sviluppo del vostro sistema qualità secondo la norma ISO 9001.

All'interno della ISO 9001: 2015, il requisito relativo al controllo sulle informazioni documentate spiega che occorre determinare che le persone giuste abbiano accesso ai documenti di un sistema qualità dove e quando ne hanno bisogno e che occorre garantire che al sistema documentale non possano essere apportate modifiche non autorizzate. Queste disposizioni compaiono nella ISO 9001: 2015 al punto 7.5.3.1 dove si ricorda che le informazioni documentate richieste dal sistema di gestione della qualità e dalla norma devono essere controllate per garantire che:

siano disponibili e adatte all'uso, dove e quando sia necessario;
siano adeguatamente protette (ad esempio relativamente alla riservatezza, a un uso improprio o alla perdita di integrità)

Richiedendo controlli sull'accessibilità e la distribuzione delle informazioni contenute all'interno di un sistema qualità, quindi, la ISO 9001 mira all'applicazione coerente dei standard in tutta un'organizzazione. Queste disposizioni sul controllo dei documenti mirano a garantire che un sistema qualità sia sempre un mezzo affidabile con cui un'azienda può definire e condividere internamente i dettagli dei propri processi e delle migliori pratiche e che lo possa fare anche con terze parti esterne, quando richiesto.

La ISO 9001: 2015 afferma anche che un sistema qualità dovrebbe mantenere le informazioni documentate nella misura necessaria a supportare il funzionamento dei processi e conservarle nella misura necessaria per avere l'assicurazione che i processi vengano eseguiti come pianificato. Le sue linee guida sottolineano ulteriormente, poi, che l'entità delle informazioni documentate del sistema qualità può differire da un'organizzazione all'altra a causa:

della dimensione dell'organizzazione e del tipo di attività, di processi, di prodotti e di servizi;
della complessità dei processi e delle loro interazioni
della competenza delle persone

Quindi, sebbene disporre di controlli sui documenti sia ancora una parte vitale e obbligatoria dei vostri obblighi relativi all'implementazione della norma ISO 9001: 2015, il modo esatto in cui tali controlli devono essere implementati non è specificato e può essere commisurato alle dimensioni della vostra organizzazione, a ciò che fate e alla complessità delle attività che la vostra azienda deve eseguire. Per alcune start-up e PMI, quindi, l'utilizzo di un eQMS digitale "pesante" (progettato per un'azienda con migliaia di dipendenti e una suite di prodotti matura e complessa) può introdurre strati di burocrazia inutile nelle loro operazioni quotidiane. Allo stesso tempo, l'utilizzo di una soluzione cartacea o il tentativo di strutturare un QMS utilizzando Windows File Server, Dropbox o Google Drive potrebbe rivelarsi inadeguato per raggiungere i livelli richiesti di controllo dei documenti all'interno di un'azienda. Allora, quali sono i "controlli delle informazioni documentate" richiesti dallo standard e il vostro attuale SGQ equivale a imporli?

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